Von Marcel Yünkes, COO iTrust
Ihr wollt eure Präsentationen effizienter vorbereiten? Mit den passenden digitalen Werkzeugen und einem strukturierten Ablauf klappt dies mühelos.
Wow! Die heutige Präsentation lief sehr gut. Alle Zuhörenden sind begeistert. Dabei war die Vorbereitungszeit doch wirklich kurz. Diesen Erfolg verdanken wir modernen Tools und einem effizienten Zusammenspiel aller Beteiligten. Nun können wir mit dem Kunden in die nächste Runde gehen.
Doch wie haben wir dies geschafft? Ich habe die wichtigsten Schritte für euch zusammengefasst:
Entwurf erstellen
Meine von Anfang an ins Projekt involvierte Mitarbeiterin Lea erstellt den ersten Entwurf der Präsentation. Sie bedient sich dabei zielführender Angaben und Informationen, die Martin, der den Kunden ebenfalls seit längerem betreut, im Notizbuch «OneNote» digital festgehalten hat. Sie legt Wert darauf, die wesentlichen Punkte zu erwähnen und eine stringente Abfolge einzuhalten. Der Kunde soll nicht mit Informationen überflutet, sondern mit einer angenehm zu verdauenden Portion berieselt werden. Dabei verwendet Lea die bewährte Präsentationssoftware «PowerPoint».
Link versenden
Im Anschluss an den Entwurf versendet sie Martin und mir einen Link zur Präsentation. Solche Links haben den Vorteil, dass stets die aktuellste Version sichtbar ist. Hätte Lea die Präsentation als Anhang versendet, wäre diese spätestens nach der ersten Korrektur veraltet gewesen.
Notizenabgleich und Kommentare
Martin und ich vergleichen nun die Notizen im «OneNote» mit der ersten Fassung der Präsentation. Sind alle für uns wichtigen und zielführenden Elemente vorhanden? Ist der Ablauf der Folien nachvollziehbar? Wir bringen unsere Kommentare und Verbesserungsvorschläge direkt in der Präsentation an. Da wir diese auf der Plattform bearbeiten, ist für alle Beteiligten ersichtlich, wer welchen Kommentar eingetragen hat.
Überarbeitung
Lea sieht die Korrekturen sowie Kommentare und erstellt basierend darauf eine zweite Version. Sie achtet auf Konsistenz und Logik.
Virtuelles Meeting
Erst nachdem alles bereinigt und die Überarbeitung abgeschlossen ist, kontaktiert Lea Martin und mich für eine Besprechung. Diese findet in Form eines virtuellen Meetings statt, da sich das Team nur selten gleichzeitig im Geschäft aufhält. Die relevanten Informationen zum Ablauf hinterlässt Lea im «OneNote»; via dem Mail- und Kalenderdienst «Outlook» verschickt sie eine Einladung, so dass wir das genaue Datum und die Uhrzeit kennen. Martin und ich bestätigen, dass der vorgeschlagene Termin passt. Als ideales Medium für diesen virtuellen Impuls hat sich der Instant-Message-Dienst «Skype» herauskristallisiert.
Letzte Anpassungen
Im virtuellen Meeting gehen wir die einzelnen Folien durch und betrachten das Gesamtwerk. Einige wenige Anpassungen müssen noch getätigt werden. Doch nun sind wir zufrieden und bereit für den grossen Auftritt bei unserem Kunden.
Präsentation beim Kunden
Martin und ich sprechen uns darüber ab, wer was sagt – und schon geht es los. Die Präsentation kommt gut an, alles funktioniert einwandfrei. Diese positive Nachricht übermitteln wir sofort ans Team. Vor der Heimreise genehmigen wir uns noch einen Feierabenddrink und stossen auf dieses erfolgreiche Projekt an.
Welches sind eure Erfahrungen mit digitalen Arbeitswerkzeugen? Zögert nicht und tragt sie direkt in die Kommentarfunktion ein.
Marcel Yünkes ist COO der iTrust AG in Cham, einer führenden und unabhängigen Schweizer Beratungs- und Technologie-Dienstleisterin. Sie hat es sich zur Aufgabe gemacht, dass der Mensch gestärkt aus dem digitalen Wandel hervorgeht. (Foto: iTrust)
Das Team der iTrust AG steigert die Effizienz von Unternehmen mittels neuen Arbeitsmethoden und Technologien. Auch intern kommen diese modernen digitalen Mittel zur Anwendung. (Foto: iTrust)
