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Zürich – Ob regionale Messe oder grosse internationale Ausstellung: Solche Veranstaltungen sind beliebte Kommunikationsplattformen für Unternehmen und dienen der Repräsentation. Kundenkontakte können geknüpft und neue Produkte vorgestellt werden.
Ein Messeauftritt ist besonders für Start-ups, aber auch für erfolgreiche Marken, ein jährliches Highlight. Es setzt genaue Planung voraus und erfordert ein großes Budget. Umso wichtiger ist es, den Stand und den Auftritt sorgfältig zu strukturieren und gut zu organisieren. Mit einem Leitfaden und einem kühlen Kopf sollten sich Stress und Schwierigkeiten jedoch in Grenzen halten.
Eine gute Vorbereitung ist das Wichtigste
Die meiste Arbeit steckt in der Messevorbereitung. Der Messecoach Rüdiger Kreuzer gibt im deutschen Online-Magazin Impulse den Tipp: «Die Messe als langfristigen Prozess zu sehen und nicht bloss als drei Messetage». Denn nur mit guter Planung sei auch ein Erfolg garantiert. Er verrät, dass nur 10 Prozent der Unternehmen wirklich vorbereitet seien und dass ungeplantes «Fähnchenschwingen» nicht ausreichen würde, um Besucher anzulocken.
Am Anfang sollte ein genaues Konzept stehen, das Ziele, Strategien und Zielgruppen definiert. Dafür ist es wichtig, sich mit der Messe auseinander zu setzen. Ist es eine Publikums- oder Fachmesse? Wie sieht der Standort aus und wie viel Platz hat das Unternehmen, sich zu präsentieren? Erst wenn diese grundlegenden Fragen beantwortet sind, kann ein Konzept formuliert und ein Zeitplan ausgearbeitet werden.
Der Stand erfordert ein genaues Konzept
Sind erste Pläne erstellt und Ziele definiert, kann man beginnen, seinen Stand zu gestalten. Wer sich selbst nicht an die Konzeption traut, kann dafür spezielle Designer und Konzeptersteller beauftragen. Der Stand sollte ansprechend sowie informativ sein und im Corporate Design des Unternehmens gehalten sein. Kunden sollten die Marke sofort erkennen können. Man benötigt für einen Messestand Roll-up-Banner, die man mit Firmen-Logo bedruckt zum Beispiel bei www.saxoprint.ch bestellen kann. Außerdem: Informationsbroschüren, Plakate, Stehtische und passende Möbel. Man sollte auch Platz für einen kleinen Materialraum und einen Rückzugsort einplanen. Hat man eine Liste mit allen nötigen Materialien und einen Personalplan zusammengestellt, geht es an die Kalkulation der Kosten. Dabei gilt: Lieber grosszügiger kalkulieren und mehr Kosten einplanen als zu knapp zu rechnen.
Wichtig ist ausserdem, geschultes Personal für die Messetage zu beauftragen und Besucher und Kunden freundlich zu empfangen. Dazu eignen sich beispielsweise kleine Werbegeschenke oder ein Begrüssungsgetränk.
Die Nachbereitung als Grundlage für Folgeveranstaltungen nutzen
Sind die Messetage vorüber, bedeutet das noch nicht, dass die Messe abgehakt ist. Eine ausführliche Nachbereitung ist unabdinglich, um den nächsten Messeauftritt zu planen. Man kann auswerten, was besonders gut funktioniert hat und was vielleicht weniger gut funktioniert hat. Auch neue Kontakte sollten im Zuge der Nachbereitung aufbereitet werden. Denn ein Messeauftritt ist erst dann ein richtiger Erfolg, wenn die Ergebnisse festgehalten werden und als Grundlage für die Planung des nächsten Events genutzt werden können. (sp/mc/hfu)
