Weshalb sollten ECM und Social Software nebeneinander existieren?

Von moneycab - 16:53

Eingestellt unter: CH IT Nachrichten, IT

Dan Latendre

Von Dan Latendre, CEO IGLOO Software.

Enterprise 2.0 – der Wechsel von der zentralisierten Speicherung und Verwaltung von Geschäfts-Content zu einem stärker dezentral ausgerichteten Ansatz auf sozialer Basis.

Seit etwa 15 Jahren verwenden die meisten Unternehmen ein äusserst statisches, hierarchisches und zentralisiertes Modell für ihr Enterprise Content Management (ECM). Wissensmanager und IT-Abteilungen geben bei der Auswahl von hochklassigen ECM-Plattformen die Richtung vor und führen sie im gesamten Unternehmen nach dem Top-Down-Prinzip ein. Führungskräfte und ihre Teams werden nicht in den Entscheidungsprozess eingebunden und haben kein Mitspracherecht bei der Auswahl der ECM- oder Content- und Publishing-Lösungen, mit denen sie später arbeiten. Doch diese Top-Down-Einheitsstrategie für ECM funktioniert nicht: Noch immer haben Unternehmen mit Informationssilos, isolierten Wissensarbeitern und begrenzten Kenntnissen des organisatorischen Know-hows zu kämpfen. Darüber hinaus greifen die meisten Mitarbeiter – traurig aber wahr – immer noch auf E-Mails zurück, um Content zu verwalten und zusammenzuarbeiten. Laut Gartner kann diese starke E-Mail-Abhängigkeit, also das Lesen, Beantworten und Verwalten des persönlichen Posteingangs, bis zu 20 % des regulären Arbeitstages eines Wissensarbeiters in Anspruch nehmen. Der Produktivitätsverlust dadurch ist erschreckend hoch und beläuft sich in einem durchschnittlichen mittelständischen Unternehmen leicht auf Millionen von Dollar.

Web 2.0 gilt als Entwicklung, die die Spielregeln für ECM grundlegend verändert, und zudem als Retter für E-Mail-Posteingänge allerorts. Es handelt sich um eine Reihe neuer Tools, Denkansätze und Lösungen, die dieses langjährige Problem angehen.

Enterprise 2.0:
Unternehmen, Teams und Mitarbeiter
Stellen Sie sich einen neuen Ansatz für Enterprise Content Management vor – einen Ansatz, bei dem nicht nur die Anforderungen des Unternehmens im Mittelpunkt stehen, sondern auch die Bedürfnisse von Teams und Mitarbeitern. Herkömmliche ECM-Lösungen haben zwar gute Arbeit bei der Verwaltung von Dokumenten geleistet, dabei Risiken gesenkt und die Corporate Compliance sichergestellt, aber an den Bedürfnissen von Teams und Mitarbeitern sind sie hoffnungslos gescheitert. Teams müssen gemeinsam Ziele und Meilensteine verfolgen, wobei Content in Projektplänen, Datenanalysen und Geschäftsfällen vorkommt. Die Bedürfnisse einzelner Mitarbeiter hängen von ihren Rollen und Verantwortlichkeiten ab, wie z. B. Aufgaben, Aktivitäten, Dateien oder sogar Geschäftsbeziehungen.

Hier kommt das Web 2.0 ins Spiel. Mit Web 2.0 im Unternehmen werden Mitarbeiter befähigt, selbstständig zu handeln, und flache Organisationsstrukturen und Dezentralisierung gegenüber einer zentralen Macht- und Lenkungsstruktur bevorzugt. Im Mittelpunkt steht die unternehmensweite Zusammenführung von Menschen, Informationen und Prozessen zur Schaffung einer vernetzten Organisation, in der einzelne Mitarbeiter und Teams unabhängig von Wohnort, Titel oder unternehmensinternem Status zusammenarbeiten können.

Doch wie erzielen Web 2.0-Technologien die Verbindung von Menschen und Informationen, wenn die meisten Unternehmensbibliotheken mit Unmengen von statischen, veralteten und selten genutzten Dokumenten gefüllt sind? Schliesslich werden zahlreiche ECM-Plattformen liebevoll als der Ort bezeichnet, an dem Dokumente ihre letzte Ruhe finden. Dies muss jedoch nicht sein. Weshalb sollten nicht die Abteilungen, Geschäftsbereiche und/oder Projektteams die Verantwortung und Kontrolle über ihren Content übernehmen? So könnten sie selbst die Anwendungen wählen, mit denen sie Content erstellen (z. B. Nachricht, Blog, Wiki, Forum, Video oder Dokument), und bestimmen, wie dieser benannt, gekennzeichnet, gespeichert und organisiert wird. Man könnte sogar noch einen Schritt weiter gehen und jedem Team die Möglichkeit bieten, seinen Content unternehmensweit zu veröffentlichen und freizugeben (mit den entsprechenden Kontrollen bzw. Einschränkungen und Lenkung).

Sozialer Content wird zu Wissen
Durch die Vernetzung von Arbeitsumgebungen wird Ihr Unternehmens-Content dezentralisiert und für Ihre Mitarbeiter und Teams leichter zugänglich, relevanter und nützlicher. Trotzdem handelt es sich immer noch um Content   nicht Wissen. Denn es fehlen die Historie, der Kontext und der Mehrwert für Ihr Unternehmen. Durch die Einführung von Werkzeugen für Social Content und Zusammenarbeit können Sie Kontext und Wert zu Unternehmens-Content jeglicher Art hinzufügen. So wissen Mitarbeiter, wer Content erstellt hat, was andere darüber denken, wo er angewendet wird,  weshalb er erstellt wurde und in welchem Zusammenhang er mit anderen Inhalten oder Aktivitäten innerhalb des Unternehmens steht. Wenn Sie Ihren Unternehmens-Content im sozialen Rahmen verwenden, wird dieser umgehend in Unternehmenswissen umgewandelt. Denken Sie immer daran: Content ist König, aber Wissen ist Macht.


Ein dezentraler Ansatz zur Zusammenarbeit mit Unternehmens-Content.

Über IGLOO
IGLOO ist ein Enterprise Social Software-Unternehmen, das soziale Intra- und Extranets in der Cloud entwickelt. Durch die Zusammenführung der Software für Content Management, Kollaboration und soziale Netzwerke in einer einzigen Community Suite fördert IGLOO die Überwindung von Grenzen, die Menschen daran hindern, sich zu verbinden, miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Weitere Informationen über die sozialen Intranets von IGLOO erhalten Sie auf www.igloosoftware.com/solutions/intranet.

Über Dan Latendre
Dan Latendre ist CEO bei IGLOO Software und technologischer Wegbereiter. In den vergangenen 20 Jahren war er für Pionierunternehmen wie MKS, Delrina und OpenText Corporation tätig, wo er einen entscheidenden Beitrag zur Entwicklung und Vermarktung zahlreicher internetbasierter Spitzentechnologien und -anwendungen geleistet hat. Er war aktiv an der Entwicklung des ersten Pakets für den kabellosen Internetzugriff beteiligt und federführend bei der Veröffentlichung der ersten kommerziellen Suchmaschine. Des Weiteren unterstützte er die Einführung der ersten Intranet-Anwendung „Livelink“. Seine Arbeit an einem Online-Netzwerk für Menschen, die an globalen Themen arbeiten, diese untersuchen oder entsprechende Beratung bereitstellen, bildete die Basis für die Social Software Suite von IGLOO.

 

One comment

  1. J. Hagmann sagt:

    Enterprise 2.0, RM 2.0 etc. sind Konzepte in die richtige Richtung, denn “connected workforce” ist innovativer. Nun ist jedoch Content nicht gleichzusetzen mit Kontext und Wissen (Erfahrung, Talent etc.). Information ist nicht gleich Wissen. Das macht es schwierig, dass unternehmensinterne Informationen sozialisiert werden. Neben den zutiefst menschlichen Verhaltensweisen (people are lazy) hindern uns noch andere Aspekte an der vollen Entfaltung des betriebsinternen Web 2.0 Potentials.
    Der Mensch selbst ist zudem ein analoges Hindernis.
    However: die Leute lassen sich nicht trainieren, sich nach Web 2.0 zu verhalten:
    http://www.jarche.com/2012/02/you-simply-cant-train-people-to-be-social/
    oder auch:
    Enterprise 2.0 Mythen
    http://hbr.org/2009/11/shattering-the-myths-about-enterprise-20/ar/1
    und:
    Weshalb verwenden wir Social Media privat, aber viel weniger zum Nutzen unserer täglichen Arbeit?
    http://blogs.hbr.org/erickson/2012/02/why_we_use_social_media_in_our.html

    Wir müssen realistisch bleiben. Seit der KM Welle Ende 90-er Jahre wurden immer wieder falsche Erwartungen mit falsch verstandenen buzzwords geweckt.

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