St. Gallen – Der Jahresabschluss bildet die finanzielle Situation eines Unternehmens ab. Bei Unternehmen, die Vorräte für die Produktion oder den Handel an Lager haben, stellen diese eine Bilanzposition bzw. einen Vermögenswert dar. Der Artikel zeigt, wie diese Bilanzposition mittels Inventur korrekt dargestellt wird.
Bei einer Inventur werden alle Vermögenswerte eines Unternehmens – vor allem die Vorräte – gezählt, gemessen, gewogen und notiert. Damit wird das Ziel verfolgt, die tatsächlichen Bestände bzw. das Inventar zu ermitteln. Grundsätzlich sind Unternehmen, die nach schweizerischem Recht zu einer ordentlichen Buchführung verpflichtet sind, auch zur Durchführung einer Inventur verpflichtet.
Inventur zentral für KMU
Weil KMU häufig keine laufende Lagerbuchhaltung führen, ist eine physische Inventur per Bilanzstichtag für sie zentral. Bei einer EDV-gestützten, laufenden Lagerbuchhaltung ergibt sich das Inventar in einem ersten Schritt grundsätzlich schon aus der Software (wobei auch hier noch einmal pro Jahr eine Inventur notwendig ist; diese ist zeitlich jedoch flexibler). Wird keine kontinuierliche Lagerbuchhaltung geführt, muss der Lager-/Vorratsbestand per Stichtag der Bilanz mittels physischer Inventur ermittelt werden. Liegt das Inventar wertmässig vor, können daraus die Bilanzposition und deren Buchwert definiert werden. Bei dieser Variante verbleibt das Bilanzkonto der Vorräte unter dem Jahr unverändert, die Anpassung wird lediglich einmalig eingebucht.
Diese einmalige Einbuchung der Veränderung des Lagerbestands kann jedoch wesentlich sein, insbesondere bei Unternehmen mit mittlerem/grösserem Lager. Die Veränderung wird über den Waren-/Materialaufwand in der Erfolgsrechnung gezeigt und hat direkten Einfluss auf das Ergebnis. Das Jahresergebnis ohne ein aktuelles Inventar und somit ohne Veränderung des Bestandes über die Erfolgsrechnung ist daher nicht korrekt.
Bewertung und Rechenbeispiel
Es gilt grundsätzlich die Bewertung zu Einkaufpreisen bzw. Herstellkosten oder zu möglicherweise tieferem Veräusserungspreis abzüglich Versandkosten am Bilanzstichtag.
Rechenbeispiel (ohne Berücksichtigung von erlaubter Bildung von stillen Reserven)
Ausgehend von dieser Lagerveränderung erhöhen sich der Bruttogewinn und das Jahresergebnis vor Steuern um CHF 40’000.–. Bei einem KMU ist dies unter Umständen ein wesentlicher Betrag. Zudem ergibt sich auch nur mittels Miteinbezug der korrekten Lagerveränderung eine richtige und über die Jahre vergleichbare Bruttogewinnmarge. Die betriebswirtschaftliche Beurteilung eines Geschäftsjahres bedarf daher ebenfalls eines effektiven Inventars.
Ablauf einer Inventur
Im Normalfall läuft die Inventur in folgenden Schritten ab:
- Vorbereitung (u.a. Listen vorbereiten, Standorte der Vorräte definieren, Schulung der teilnehmenden Personen)
- Erfassung (zählen, wiegen, messen usw., alle Waren notieren – falls nötig Erwähnung, wenn beschädigte oder demontierte Ware)
- Auswertung (eigentliche Inventarliste sowie Bestimmung des Buchwertes für die Bilanz)
Auf die verschiedenen Inventurarten (bspw. Buch- oder körperliche Inventur) sowie den Zeitpunkt der Durchführung (bspw. Stichtagsinventur – zeitnahe Inventur, Stichprobeninventur) geht dieser Beitrag nicht ein.
Fazit
Um eine aussagekräftige Darstellung des Jahresabschlusses zu erhalten, müssen die Vermögenswerte bekannt sein und wertmässig bestimmt werden: einerseits für die externe Sicht (handelsrechtlich), anderseits für die interne Sicht (betriebswirtschaftlich). Bei Unternehmen, die Waren produzieren und/oder mit solchen handeln, sind die Vorräte in der Bilanz eine wichtige Position.
Darum ist die Inventur durchzuführen:
– gesetzliche Pflicht,
– unverzichtbares Werkzeug für eine genaue Darstellung der finanziellen Lage/Steuerung des Unternehmens,
– Dokumentation und Nachweis von stillen Reserven (wichtig für eine allfällige Erwähnung im Anhang der Jahresrechnung sowie für die Revisionsstelle),
– Dokumentation des Inventars bei einer behördlichen Revision (bspw. Steuerprüfung). (OBT/mc/ps)