St. Gallen – Mit dem automatischen Informationsaustausch von Lohndaten setzt die Schweiz auf neue Standards in der grenzüberschreitenden Steuertransparenz. Die Abkommen mit Italien und Frankreich sowie das neue Bundesgesetz (AIALG) bringen für Arbeitgeber klare Pflichten – und somit auch neue Herausforderungen. Was genau auf Unternehmen zukommt, wer betroffen ist und welche Fristen gelten, zeigt der nachfolgende Artikel.
Wer ist von den Abkommen betroffen?
Die neuen völkerrechtlichen Abkommen betreffen verschiedene Personengruppen:
- Grenzgängerinnen und Grenzgänger – Personen, die in der Schweiz arbeiten und in Italien oder Frankreich wohnen oder umgekehrt.
- Mitarbeitende mit Telearbeit – Arbeitnehmende, die in der Schweiz angestellt sind, aber teilweise oder vollständig von ihrem Wohnsitz in Frankreich aus arbeiten.
- Arbeitnehmende mit Wohnsitz in der Schweiz und Arbeitgeber in Frankreich
Vom Abkommen mit Italien sind die Kantone Tessin, Wallis und Graubünden betroffen, da sie an Italien grenzen und viele italienische Grenzgängerinnen und Grenzgänger beschäftigen. Das Abkommen mit Frankreich betrifft alle Schweizer Arbeitgeber, unabhängig vom Kanton.
Pflichten des Arbeitgebers
Arbeitgeber tragen im Rahmen des automatischen Informationsaustauschs eine Reihe von Verpflichtungen:
- Erfassung und Aufbereitung der Lohndaten – relevante Lohndaten der Mitarbeitenden müssen sorgfältig erfasst und aufbereitet werden.
- Meldung an die zuständigen Behörden – die Daten sind den zuständigen kantonalen Steuerbehörden jährlich elektronisch zu melden.
- Informationspflicht – die betroffenen Mitarbeitenden sind zu informieren.
- Aufbewahrungspflicht – alle Unterlagen und Belege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.
- Datenschutz – die Daten sind korrekt und sicher zu verarbeiten; Datenschutzrechte der Mitarbeitenden sind zu wahren.
Erfassung und Aufbereitung der Lohndaten
Die erhobenen Lohndaten unterscheiden sich je nach Abkommen:
Schweiz–Italien (Grenzgängerabkommen)
- Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnadresse
- Heimatort (Schweiz) oder Geburtsort (Italien)
- Steuernummer des Ansässigkeitsstaates (also Italien)
- Bruttobetrag der bezogenen Gehälter, Löhne und ähnlicher Vergütungen
- Betrag der gezahlten obligatorischen Sozialabgaben (AHV/ALV- und BVG-Beiträge)
- Quellensteuerbetrag
- Name, Adresse und Steuernummer des Arbeitgebers
Schweiz–Frankreich (Telearbeitsabkommen)
- Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnadresse
- Geburtsort (Frankreich)
- Steuernummer des Ansässigkeitsstaates (also Frankreich)
- Quellensteuerpflichtige Lohnsumme
- Telearbeitsanteil (Prozentsatz der geleisteten Arbeit – max. 40 Prozent)
- Kalenderjahr des Einkommens
- Name, Adresse und Steuernummer des Arbeitgebers.
Zusätzlich können weitere relevante Informationen gemeldet werden, um das Abkommen besser auszulegen.
Meldung an die zuständigen Behörden
Die Übermittlung der Lohndaten erfolgt elektronisch im vorgegebenen Standardformat:
- Italien: Meldefrist bis 20. März des Folgejahres
- Frankreich: Meldefrist bis 30. November des Folgejahres
Die kantonalen Steuerverwaltungen legen das genaue Datenformat fest.
Informationspflicht gegenüber den Arbeitnehmende
Arbeitgeber müssen die betroffenen Mitarbeitenden spätestens bis zum 28. Februar des Jahres informieren, in dem erstmals Daten übermittelt werden. Die Information umfasst
- den anwendbaren Vertrag und dessen Inhalt,
- den Partnerstaat, an den Daten übermittelt werden,
- die zulässige Verwendung der Daten,
- die Rechte der Mitarbeitenden gemäss Datenschutzgesetz (DSG).
Aufbewahrungspflicht
Gemäss Artikel 958f OR sind alle erstellten oder erhaltenen Unterlagen im Zusammenhang mit dem Informationsaustausch für zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des betreffenden Geschäftsjahres.
Datenschutz und Rechte der Mitarbeitenden
In Bezug auf die von den Arbeitgebern gesammelten Informationen und deren Übermittlung an die zuständige Behörde des Partnerstaates stehen den betroffenen Arbeitnehmenden gegenüber den Arbeitgebern die Rechte nach dem DSG zu. Die Mitarbeitenden können gegenüber dem Arbeitgeber folgende Rechte geltend machen:
- Recht auf Auskunft (Art. 25 DSG)
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 27 DSG)
- Recht auf Löschung und Sperrung von Daten (Art. 28 DSG)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 29 DSG)
- Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Behörde (Art. 38 DSG)
Strafbestimmungen
Werden Meldepflichten vorsätzlich oder fahrlässig verletzt, drohen Bussgelder:
- bis 1’000 Schweizer Franken bei erstmaliger oder leichter Verletzung
- bis 10’000 Schweizer Franken bei schweren oder wiederholten Verstössen
Wichtigste Fristen im Überblick
- Italien: Grenzgängerabkommen seit 1. Januar 2024 gültig; erster Datenaustausch im März 2025
- (Steuerjahr 2024).
- Frankreich: Zusatzabkommen zur Telearbeit tritt voraussichtlich Ende 2025 in Kraft, gültig ab 1. Januar 2026; erster Datenaustausch geplant im Herbst 2027 (Steuerjahr 2026).
- AIALG (Bundesgesetz): gilt ab 1. Januar 2027 als nationale Rechtsgrundlage. (OBT/mc/ps)
Fazit
Mit dem automatischen Lohndatenaustausch kommen auf Unternehmen verbindliche Pflichten zu. Wichtig sind die rechtzeitige Anpassung der HR- und Lohnsysteme, klare interne Abläufe zur Datenerfassung und -übermittlung sowie die Schulung des Fachpersonals. Die Lohndaten müssen jeweils bis zum 20. März (Italien) bzw. bis zum 30. November (Frankreich) des Folgejahres elektronisch gemeldet werden. Nur mit guter Vorbereitung lassen sich gesetzliche Anforderungen fristgerecht erfüllen und Risiken wie Bussen oder Mehraufwand vermeiden.