St. Gallen – Die Digitalisierung verspricht Unternehmen eine Transformation von der trägen Raupe zum wendigen Schmetterling. Doch oft bleibt der gewünschte Effekt aus, und man erhält lediglich eine schnellere Raupe. Der Grund dafür liegt meist nicht in der Software selbst, sondern im Fundament. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie mit der richtigen Strategie die Weichen für Ihren ERP-Erfolg stellen.
Bevor Sie sich in die Details einer neuen ERP-Lösung vertiefen, müssen Sie sich im Klaren darüber sein, was Sie eigentlich erreichen wollen. Ein ERP-System ist ein Werkzeug, kein Selbstzweck. Es geht darum, geschäftliche Herausforderungen zu lösen und die Unternehmensstrategie zu unterstützen.
1. Den Projekterfolg definieren – nicht das Produkt
Fragen Sie sich:
- Welche spezifischen geschäftlichen Herausforderungen soll das System lösen? Geht es um die Reduktion von manuellen Prozessen, die Verbesserung der Datenqualität oder die Beschleunigung von Abschlüssen?
- Wo liegen unsere grössten administrativen Ineffizienzen, die durch das ERP-System eliminiert oder minimiert werden sollen?
- Wie wollen wir in drei oder fünf Jahren arbeiten? Welche zukünftigen Anforderungen an Wachstum, neue Geschäftsfelder oder regulatorische Änderungen müssen berücksichtigt werden?
Ein klar formuliertes, messbares Ziel hilft, während des gesamten Projekts den Fokus zu behalten. Definieren Sie hierfür Key Performance Indicators (KPIs), anhand derer Sie den Erfolg des Projekts nach der Einführung objektiv bewerten können. Dies stellt sicher, dass Sie am Ende nicht nur eine neue Software haben, sondern eine messbare Verbesserung für Ihr Unternehmen erzielt wird.
2. Der Weg zum perfekten Anforderungskatalog
Einen Anforderungskatalog zu erstellen, ist eine Teamleistung, die weit über die IT-Abteilung hinausgeht. Binden Sie alle relevanten Abteilungen und Endanwender von Anfang an ein. Nur sie kennen die täglichen Abläufe, die tatsächlichen Schwachstellen und die spezifischen Bedürfnisse.
- Prozesse analysieren und optimieren: Beginnen Sie mit einer detaillierten Analyse Ihrer aktuellen Geschäftsprozesse («Istzustand»). Nutzen Sie Workshops mit funktionsübergreifenden Teams, um jeden Schritt zu dokumentieren. Anschliessend entwerfen Sie gemeinsam einen Plan, wie die Prozesse idealerweise im neuen System aussehen sollen («Sollzustand»). Diese Lücke zwischen Ist und Soll ist die Basis für Ihre Anforderungen.
- Kriterien klar strukturieren und priorisieren: Unterscheiden Sie rigoros zwischen «Muss-Anforderungen» und «Kann-Anforderungen». Muss-Kriterien sind Funktionen, die zwingend nötig sind, um den Betrieb aufrechtzuerhalten oder gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Kann-Kriterien sind gewünschte Optionen, die einen Mehrwert bieten, aber nicht zwingend für den Go-live-Betrieb erforderlich sind. Diese Priorisierung ist entscheidend für die spätere Evaluation der Angebote und um die Implementierungsphasen zu planen.
- Spezifische Anforderungen detailliert definieren: Um die Angebote vergleichbar zu machen und sicherzustellen, dass Ihre Bedürfnisse präzise erfüllt werden, sollten Sie die Anforderungen so detailliert und eindeutig wie möglich formulieren. Hierzu gehören:
– Funktionale Anforderungen: Was soll das System tun (z.B. «Das System muss die monatliche Lohnabrechnung für 200 Mitarbeitende gemäss Schweizer Arbeitsrecht und Sozialversicherungsstandards verarbeiten können, einschliesslich Quellensteuer», «Das System muss Rechnungsbelege revisionssicher als PDF an Buchungen archivieren und über eine Volltextsuche auffindbar machen»)?
– Nicht funktionale Anforderungen: Wie soll das System funktionieren? Diese Anforderungen betreffen Qualitätsmerkmale und Rahmenbedingungen.
Beispiele dazu sind:
– Performance: «Das System muss eine Antwortzeit von unter zwei Sekunden für Standardtransaktionen bei 20 gleichzeitigen Benutzern gewährleisten.»
– Sicherheit: «Das System muss eine Zwei-Faktor-Authentifizierung unterstützen.»
– Usability: «Die Benutzeroberfläche muss intuitiv bedienbar sein und eine Einarbeitungszeit von maximal zwei Tagen für neue Anwender ermöglichen.»
– Integration: «Das System muss standardisierte Schnittstellen (z.B. REST API) für den Datenaustausch mit Drittsystemen bereitstellen.»
– Datenhaltung: «Alle Kundendaten und Transaktionen müssen georedundant in einem Schweizer Rechenzentrum gespeichert werden, unter Einhaltung des Schweizer Datenschutzgesetzes.»
- Zukunftsorientiert denken: Eine moderne Lösung wie zum Beispiel Abacus ist modular aufgebaut und entwickelt sich stetig weiter. Berücksichtigen Sie in Ihren Anforderungen nicht nur heutige, sondern auch zukünftige Bedürfnisse. Denken Sie an Skalierbarkeit (wie einfach kann das System mit steigenden Benutzerzahlen oder Datenvolumen wachsen?), neue Geschäftsfelder oder mögliche Zusatzmodule, die später eingeführt werden könnten. Eine flexible Architektur reduziert die Total Cost of Ownership (TCO)* langfristig.
3. Stakeholder-Management und Kommunikation
Ein ERP-Projekt betrifft nahezu alle Bereiche eines Unternehmens. Ein effektives Stakeholder-Management ist daher unerlässlich. Identifizieren Sie frühzeitig alle relevanten Interessengruppen (Geschäftsleitung, Abteilungsleiter, Key-User, Endanwender, IT-Verantwortliche), und definieren Sie deren Rollen und Verantwortlichkeiten im Anforderungsprozess. Regelmässige Kommunikation und transparente Entscheidungen fördern die Akzeptanz und minimieren Widerstände.
4. Risikominimierung durch präzise Anforderungen
Unklare oder unvollständige Anforderungen sind eine der Hauptursachen für das Scheitern von ERP-Projekten, da sie zu Missverständnissen und unerwarteten Kosten führen können. Präzise und gut dokumentierte Anforderungen minimieren diese Risiken erheblich. Sie bilden die Grundlage für eine realistische Projektplanung, eine transparente Angebotseinholung und eine erfolgreiche Implementierung.
5. Die Rolle des erfahrenen ERP-Partners (OBT)
Die Definition von Anforderungen für ein komplexes ERP-System wie zum Beispiel Abacus kann eine Herausforderung sein. Ein erfahrener ERP-Partner wie OBT bringt nicht nur tiefgehendes Produkt-Know-how mit, sondern auch Branchenerfahrung und Best Practices aus zahlreichen Projekten. OBT kann Sie methodisch bei der Anforderungsanalyse unterstützen, kritische Fragen stellen, die Sie selbst vielleicht übersehen hätten, und Ihnen helfen, realistische und umsetzbare Anforderungen zu formulieren. Die Zusammenarbeit mit einem kompetenten Partner wie OBT ist somit ein entscheidender Erfolgsfaktor. (OBT/mc/ps)
- Total Cost of Ownership (TCO): Die TCO umfasst alle Kosten, die über den gesamten Lebenszyklus einer Investition (z.B. Software, System) anfallen. Dazu gehören nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch Betrieb, Wartung, Support, Schulung, Anpassungen und indirekte Kosten wie Produktivitätsverluste.
Fazit
Ein sorgfältig erarbeiteter Anforderungskatalog bildet die Grundlage eines erfolgreichen Abacus-Projekts. Er definiert nicht nur die technischen Spezifikationen, sondern stellt auch sicher, dass die neue Lösung Ihre strategischen Ziele unterstützt und einen echten Mehrwert schafft. Durch die frühzeitige Einbindung aller Beteiligten, eine präzise Formulierung der Kriterien und die Berücksichtigung funktionaler und nicht funktionaler Aspekte vermeiden Sie teure Umwege und schaffen die beste Voraussetzung dafür, dass aus der Implementierung eine echte, positive Transformation für Ihr Unternehmen entsteht und die Raupe zum Schmetterling wird. Hierbei spielt OBT eine massgebliche Rolle: Als erfahrener ERP-Partner erarbeiten wir Hand in Hand mit den Kunden die passenden Anforderungen. Das fundierte Prozessverständnis ermöglicht es OBT, in gemeinsamen Workshops die entscheidenden Fragen zu stellen und so die optimale Basis für Ihr Projekt zu legen.