St. Gallen – Mit dem Projekt DigiLex verfolgt der Kanton Zürich das Ziel, den elektronischen Geschäftsverkehr zwischen öffentlichen Organen und der Bevölkerung rechtsverbindlich und medienbruchfrei zu gestalten. Die digitale Transformation der Verwaltung wird damit auf eine neue rechtliche Basis gestellt – ein Meilenstein für Gemeinden, Städte und kantonale Stellen.
DigiLex ist Teil des Impulsprogramms «Digitale Verwaltung» des Kantons Zürich. Es schafft die gesetzlichen Grundlagen für einen durchgängigen, rechtsverbindlichen elektronischen Behördenverkehr (Gleichstellung zur Papierform). Dies betrifft sowohl die Kommunikation zwischen Behörden als auch jene zwischen Behörden und Privatpersonen. Medienbrüche werden weiter reduziert und Prozesse beschleunigt. Weitere Ziele sind ein einfacherer Zugang für Bürgerinnen und Bürger zu Verwaltungsleistungen. Durch die elektronische Aktenführung und Dokumentation werden Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Rechtliche Grundlagen für die Umsetzung
Die Umsetzung erfolgt durch die Teilrevision des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) und die neue Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen (VeVV). Diese treten nach einer Verschiebung am 1. Januar 2027 in Kraft. Zu den wichtigsten Inhalten zählen:
- Authentifizierung und Identifikation: z.B. mittels qualifizierter elektronischer Signatur (QES) oder zukünftig mit E-ID
- Fristen und Zustellung: Elektronische Eingaben gelten als fristwahrend, Zustellungen erfolgen über anerkannte Kanäle wie IncaMail
- Akteneinsicht: künftig auch elektronisch möglich (spätestens ab 1. Januar 2029)
- Verpflichtung zur elektronischen Kommunikation: Öffentliche Organe müssen elektronische Kanäle anbieten.
Die Gemeinden und Städte im Kanton Zürich sind zentrale Akteure bei der Umsetzung von DigiLex. Sie müssen ihre Verfahrensprozesse anpassen, elektronische Kommunikationskanäle bereitstellen, ihre Mitarbeitenden schulen und die IT-Infrastruktur entsprechend ausbauen.
Elektronischer Empfang, elektronischer Versand und elektronische Erreichbarkeit
DigiLex fordert für den Empfang, den Versand und die Erreichbarkeit zu Recht einen gesicherten Kanal für den elektronischen Verkehr. In der Folge darf die Kommunikation/der Datenaustausch nicht über eine beliebige, unsichere E-Mail erfolgen, sondern ausschliesslich über eine vom Bund anerkannte Zustellplattform wie IncaMail oder DeepMail. Hier besteht für Gemeinden Handlungsbedarf, um sich für eine entsprechende Lösung zu registrieren, diese einzuführen und damit zu arbeiten.
Elektronische Signaturen
Statt der handschriftlichen Unterschrift erfolgt die Unterzeichnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Für die Massenunterzeichnung bietet es sich an, einen Stempel in Form des elektronischen Siegels zu verwenden. In all unseren Fachlösungen ist die elektronische Unterschriftenlösung von DeepSign integriert. Nach einem Onboarding zeigt sich schnell, dass die elektronische Signatur einfach, schnell, nachvollziehbar und zudem sicher ist.
Interner elektronischer Verkehr
Die öffentlichen Organe werden verpflichtet, untereinander elektronisch zu kommunizieren. In der Folge wird dort, wo es heute keine direkte Verbindung zwischen den Fachapplikationen gibt, mit einer vom Bund anerkannten Zustellplattform gearbeitet. Hier empfehlen wir Produkte wie IncaMail oder DeepMail.
Elektronische Aktenführung und Akteneinsicht
Die Anforderungen an eine elektronische Aktenführung und deren Einsicht werden durch die CMI-Lösungsplattform oder durch CoffeeNet City erfüllt. Spätestens ab dem 1. Januar 2029 müssen die relevanten physischen Akten gemäss VEVV digitalisiert sein.
OBT Fachapplikationen erfüllen gesetzliche Anforderungen
Wir haben unsere Fachapplikationen auf Anforderungen durch DigiLex geprüft und festgestellt, dass die Lösungen von Abacus, CMI, Innosolv und KMS (nest) die neuen gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Unter www.obt.ch/digilex finden Sie eine Zusammenstellung der Applikationen.
Fazit
DigiLex ist mehr als ein technisches Projekt – es ist ein rechtlicher und organisatorischer Wandel, der die Verwaltung im Kanton Zürich nachhaltig verändert. Gemeinden und Städte sind dabei nicht nur Umsetzer, sondern auch Mitgestalter einer modernen, digitalen Verwaltung. Damit dies gelingt, müssen die betroffenen Prozesse identifiziert sowie entsprechende Lösungen eingeführt und die Mitarbeitenden geschult werden. Ist Ihre Gemeinde für DigiLex bereit? Gerne unterstützen wir Sie bei der erfolgreichen Umsetzung. (OBT/mc/ps)
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