Baar – Die operativen Kosten schnellen in vielen Unternehmen häufig vermeintlich grundlos in die Höhe. Ein Grund dafür sind Softwarelizenzen. Sie werden fast überall benötigt, doch nicht immer effizient eingesetzt. Das grösste Problem: Unternehmen erwerben die Lizenzen oft ohne klare Strategie und Überblick zum Ist-Zustand. Dadurch entstehen oft versteckte Mehrkosten, die im Tagesgeschäft kaum auffallen.
Doch die Folgen sind dramatisch, denn dauerhaft überhöhte Lizenzkosten belasten die Gewinnmarge. Die Lösung: eine gezielte Optimierung der Lizenzstruktur, die Nutzung, Bedarf und Vertragsmodelle systematisch aufeinander abstimmt.
Softwarelizenzen als unterschätzter OPEX-Treiber
Unternehmen kennen ihre Ausgaben gut, zumindest die Kosten für Miete, Energie und Personal. Doch es gibt häufig noch immer blinde Flecken, wenn es um Softwarekosten geht. Lizenzen spielen dabei eine wichtige Rolle. Moderne Programme werden nämlich meist als Abo gebucht. Für Unternehmen bedeutet das monatliche oder jährliche Zahlungen, oft unkontrolliert.
Ein weiteres Problem: viele Lizenzen werden erworben, aber nicht genutzt. Komplexe erschweren zusätzlich die Übersicht. Unterschiedliche Lizenzarten, Staffelpreise, Upgrade-Rechte oder geräte- und nutzerbasierte Modelle führen dazu, dass Unternehmen häufig mehr bezahlen, als tatsächlich notwendig wäre. Hinzu kommen parallele Verträge nach Abteilungswechseln, Fusionen oder Cloud-Migrationen, die selten systematisch konsolidiert werden.
Genau hier setzt die Reduzierung von Softwarelizenzkosten als strategischer Hebel an. Sie bedeutet nicht, wahllos Software abzubestellen, sondern bestehende Lizenzstrukturen, Nutzungsdaten und Vertragsbedingungen strukturiert zu analysieren und an den realen Bedarf anzupassen.
Aus der Beratungspraxis der Wiresoft AG, die auf Enterprise-Lizenzberatung spezialisiert ist, zeigt sich, dass in vielen Unternehmen zwischen 10 und 30 Prozent der Softwareausgaben auf Überlizenzierung oder ineffiziente Vertragsmodelle zurückzuführen sind. Besonders in gewachsenen IT-Landschaften entstehen im Laufe der Jahre Lizenzstrukturen, die intern kaum noch vollständig nachvollzogen werden können.
Wo in der Praxis die grössten Einsparpotenziale liegen
Einsparungen entstehen laut Experten der Enterprise-Lizenzberatung häufig nicht im Einkauf, sondern in strukturellen Details. Viele Unternehmen haben nämlich keine durchgängige Übersicht darüber, welche Software tatsächlich aktiv genutzt wird und in welchem Umfang. Doch ohne belastbare Daten werden Lizenzentscheidungen häufig pauschal getroffen. „Die grösste Herausforderung ist nicht der Einkaufspreis, sondern die fehlende Datengrundlage zur tatsächlichen Nutzung“, erklärt ein Experte der Wiresoft AG. Erst eine systematische Bestandsaufnahme schafft die Grundlage für realistische Bedarfsplanung und verhindert strukturelle Überversorgung.
Hinzu kommt ein weiterer struktureller Faktor: Der Digitalisierungsgrad im Mittelstand ist in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Immer mehr Geschäftsprozesse werden softwaregestützt abgebildet (etwa Buchhaltung, Personalwesen, Produktionssteuerung, Kundenmanagement). Mit wachsender IT-Durchdringung steigen jedoch auch die Lizenzkomplexität und die Anzahl paralleler Systeme.
Mit steigender Digitalisierung steigt auch die Abhängigkeit von funktionierenden und korrekt lizenzierten Softwareumgebungen im Unternehmen. Gleichzeitig wächst allerdings der Koordinationsaufwand zwischen IT, Einkauf und Controlling. Ohne klare Zuständigkeiten entstehen Reibungsverluste, die sich direkt auf die operativen Kosten auswirken.
Für Enterprise-Lizenzexperten wie von Wiresoft AG ist das keine Überraschung, denn sie erkennen immer wieder die gleichen Muster: sind Unternehmen digitaler organisiert, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Lizenzstrukturen historisch gewachsen sind. Das zeigt sich vor allem im Mittelstand, dessen IT-Strukturen in Deutschland gerade erst schrittweise modernisiert werden. Hier entstehen hybride Lizenzlandschaften aus On-Premise-, Cloud- und Volumenverträgen.
Der fehlende Abgleich zwischen technischer Infrastruktur und kaufmännischer Steuerung ist ein weiterer Hebel. Ohne gemeinsame Datenbasis werden Lizenzentscheidungen isoliert getroffen. Die IT-Abteilung achtet beispielsweise auf Funktionalität und Verfügbarkeit, die Finanzabteilung auf Kostenkontrolle und Budgetplanung. (ws/mc/hfu)