von Dr. Carola Rinker*
In Krisenzeiten stellt sich oftmals die Frage, ob der Aufsichtsrat seiner Aufgabe als Kontrollorgan im Sinne einer guten Corporate Governance nachkommt. Insbesondere stellt sich hierbei die Frage, ob der Aufsichtsrat effizient arbeiten kann. Eine Effizienzprüfung kann hierfür Gewissheit schaffen.
Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex
Der Kodex empfiehlt dem Aufsichtsrat regelmässig zu beurteilen, wie wirksam der Aufsichtsrat insgesamt ist und in welchem Mass die Ausschüsse ihre Aufgaben erfüllen. Darüber hinaus sollte der Aufsichtsrat in der Erklärung zur Unternehmensführung berichten, ob und wie die Selbstbeurteilung durchgeführt wurde.
Weitere Empfehlungen zur Effizienzprüfung gibt der Kodex dem Aufsichtsrat nicht. Somit kann dieser selbst entscheiden, in welchem Turnus diese durchgeführt wird. Auch die Frage, ob dafür ein externer Dienstleister beauftragt wird oder der Aufsichtsrat die Effizienzprüfung selbst vornimmt, bleibt dem Gremium überlassen.
Effizienzprüfung richtig durchführen
Der Aufsichtsrat sollte seine Arbeit selbstkritisch beurteilen. Dies erfordert entsprechende Soft Skills, um eigene Fehler einzugestehen und diese künftig zu vermeiden. Je nach Grösse des Kontrollgremiums kann es daher ratsam sein, die Effizienzprüfung durch einen externen Dienstleister durchführen zu lassen. Dies kann entweder in Interviews oder mittels einer Befragung in einer Software erfolgen. Aufgrund der zeitlich begrenzten Kapazitäten bietet sich die Nutzung einer Software für die Effizienzprüfung an. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass die Ergebnisse gleichzeitig in einem System erfasst werden. Es entfallen auch Terminabsprachen, die bei geführten Interviews erforderlich sind.
Der Aufsichtsrat sollte kritisch hinterfragen, welche Themenschwerpunkte für die anstehende Effizienzprüfung festgelegt werden. Wichtig ist auch die Regelmässigkeit der Durchführung. Denn nur so lässt sich feststellen, ob die erforderlichen Massnahmen auch tatsächlich umgesetzt wurden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass diese im Sande verlaufen.
Tipps für den Aufsichtsrat
Notwendige Sitzungsunterlagen müssen frühzeitig an Mitglieder des Aufsichtsrates übermittelt werden. Nur dann besteht die Möglichkeit für eine angemessene Vorbereitung. Dies gilt insbesondere dann, wenn in der Sitzung die Feststellung des Jahresabschlusses erfolgen soll. Dabei ist dies nur eine von vielen Themen, bei denen der Aufsichtsrat von einer Verbesserung der Prozesse profitieren kann. Denn schließlich trägt jedes Mitglied auch ein Haftungsrisiko, das nicht unterschätzt werden sollte.
Der Umgang mit Interessenskonflikten, Nachfolgeprozesse und der Festlegung der Tagesordnung spielen bei der Effizienzprüfung häufig eine Rolle. Daneben sollte stets eine Prüfung der Argumentationskultur und der Informationsversorgung zwischen dem Aufsichtsratsvorsitzenden und dem Plenum erfolgen. Insbesondere bei einer Unternehmenskrise oder eines Verdachts von Management-Fraud, kann dies entscheidend sein. Aufsichtsräte sollten bei einer schlechten Informationsversorgung aus eigenem Interesse dringend auf eine Verbesserung drängen, um ihr Haftungsrisiko zu verringern. Dies erfordert auch eine entsprechende Diskussionskultur, die kritisches Hinterfragen schätzt.
Fazit
Eine regelmässige Effizienzprüfung kann hilfreich sein, um Prozesse zu verbessern und Mängel zu beseitigen. Dies ist insbesondere für Start-ups und Unternehmen mit grossen Wachstumsambitionen erforderlich. Denn hierbei sollten die wachsenden Anforderungen mit der steigenden Unternehmensgrösse nicht unterschätzt werden. (Brainloop/mc)
*Dr. Carola Rinker ist Unternehmensberaterin und Coach mit dem Schwerpunkt Rechnungswesen. Die Bilanzexpertin ist Aufsichtsratsvorsitzende der Lukas Bischof Hochschulberatung AG. Ihr Wissen vermittelt die Volkswirtin unter anderem in (Online-)Seminaren und Einzel-Coachings an Aufsichtsräte, Gesellschafter und Investoren.
