Aus Sicht einer Pensionskasse gibt es oft vielschichtige Gründe, weshalb die Bereitschaft fehlt, Arbeiten an Dritte zu übertragen. Wenn es aber soweit ist, muss der Stiftungsrat das gute Recht haben, den Zeitplan für ein Outsourcing selbst festzulegen und Funktionen peu à peu zu übertragen. So erhält die Stiftung ausreichend Zeit, genügend Vertrauen in eine neue Lösung aufzubauen und die gewohnten Gefilde nicht vorschnell zu verlassen.
Der Entscheid zur Auslagerung der Verwaltung reift oft über längere Zeit. Damit das Vertrauen in einen neuen Partner wachsen kann, bietet sich ein stufenweises Outsourcing an. Die Reihenfolge ist dabei eher zweitrangig. Allerdings drängt sich die frühzeitige Wahrnehmung von Kostenvorteilen als wichtiger, erster Schritt auf. Weitere Vorteile ergeben sich mit jeder weiteren Stufe der Auslagerung: Geprüfte Prozesse, erhöhter Datenschutz und eine permanente Stellvertretung.
Wenn der verantwortliche Stiftungsrat ein solches Projekt schrittweise angehen will, bietet sich eine stufenweise Vorgehensweise an. Sogar die Reihenfolge einzelner Schritte ist nahezu beliebig wählbar, wobei allerdings immer auch die bestehenden Abhängigkeiten zu berücksichtigen sind. Im Normalfall bietet sich an, die Auslagerung mit Aufgaben zu beginnen, bei welchen unmittelbar direkte Kosten eingespart werden können.
Versichertenverwaltung
Die Verwaltung eines Versichertenbestandes bedingt die Nutzung einer entsprechenden Softwarelösung, für welche Lizenz- und Wartungsgebühren anfallen. Ein PK-Dienstleister setzt dieses Instrument für viele Mandanten ein und kann den Aufwand dadurch entsprechend verteilen, woraus ein direkter Kostenvorteil für jede einzelne Kundin resultiert. Somit werden bei einer Auslagerung rasch Ausgaben reduziert, weshalb die Auslagerung der Versichertenverwaltung als der naheliegendste erste Schritt zu nennen ist. Eine Pensionskasse profitiert jedoch nicht nur unmittelbar von Kostenvorteilen. Erhöhter Datenschutz, strukturiertes Archivsystem oder optimierte Prozesse sind nur einige Stichwörter, die hier ebenso stark ins Gewicht fallen.
Kontakt mit den Versicherten
Als vermeintlicher Pluspunkt einer “Inhouse-Lösung“ wird oft die persönliche Nähe bei Anfragen von Versicherten angeführt. Mitarbeitende können quasi auf dem Vorbeiweg Informationen beim Pensionskassenverantwortlichen abholen. So angenehm diese Form der Organisation auch scheint, so exklusiv ist sie gleichzeitig. Denn auch hier gilt das Prinzip der Skalierbarkeit. Ein externer Spezialist kann seine Dienste deutlich günstiger anbieten, bei gleichzeitig deutlich höherer Verfügbarkeit. Zudem bringt die räumliche Distanz eine gewisse Anonymität mit sich, welche von Versicherten durchaus geschätzt wird. Persönliche Anfragen können jederzeit unabhängig und losgelöst vom bestehenden Arbeitsverhältnis deponiert werden.
Zahlungen
Eine Kontoherrschaft gibt niemand gerne ab. Gleichwohl bringt eine solche Massnahme plausible Optimierungen mit sich. Ein Treuhand-Unternehmen ist technisch in der Lage, Zahlungen weitgehend automatisch aus der Versicherten-verwaltung zu generieren. Manuelle Eingriffe gibt es nur wenige und Fehlerquellen werden auf diese Weise minimiert. Vor dem Auslösen von Rentenzahlungen werden die Lebensnachweise eingeholt. In einem professionell geführten Unternehmen laufen diese Prozesse permanent und mit hoher Präzision.
Buchführung
Im besten Fall ist die Finanzbuchhaltung direkt an die Versichertenverwaltung angebunden und wird damit automatisch aktualisiert. Die Auslagerung der Buchhaltung an den Verwalter liegt daher nah und ist der nächste logische Schritt im Outsourcing-Prozess. Auch hier sind Einsparungen in der IT ein bedeutender Teil der Lösung.
Geschäftsführung
Als letzte Stufe verbleibt die Auslagerung der eigentlichen Geschäftsführung, was letztendlich auch mit einer grossen Vertrauensfrage verbunden ist. Denn mit diesem Schritt überträgt der Stiftungsrat vollumfänglich die operative Tätigkeit seiner Pensionskasse an einen externen Partner: Erstellung Jahresrechnung inkl. Anhang, Kontakt zu externen Stellen sowie das Sekretariat des Stiftungsrats.
Die Erfahrung zeigt, dass der Entscheid zum Outsourcing auch in der Nachbetrachtung als wegweisend wahrgenommen wird. Frühzeitig kann der externe Dienstleister mittels Vergleich grosses Optimierungspotential identifizieren. Auf der Basis eines gegebenen Kollektivs an Mandaten, gelingt es häufig, mit bestehenden Partnern bessere Konditionen auszuhandeln. Zudem können institutionalisierte Prozesse sowie eine permanente Stellvertretung rasch und dauerhaft implementiert werden. (Assurinvest/mc)
