Das Management des Fünf-Sterne-Hotels «Baur au Lac» ist überzeugt, dass ständiger Wandel eine Voraussetzung für Erfolg ist. Der aktuelle Schritt ist der Gang in die Cloud mit SAP Cloud ERP. Und die Auswirkung ist spürbar.
Das Hotel Baur au Lac ist bereits 179 Jahre alt, aber nicht alt – es hat sich von Beginn an immer wieder gewandelt, um mit seinen vielfältigen Dienstleistungen auf der Höhe der Zeit zu sein. «Keine Innovation zu betreiben, ist keine Option», sagt Baur-au-Lac-Finanzchef Torsten Magewski.
Die fortlaufende Modernisierung habe oft auch zu Neuausrichtungen der Strategie des Hauses geführt, zu dem auch die Weinhandlung Baur au Lac Vins gehört, und ab und an sei man mit einem Vorhaben auch mal gescheitert. Aber die Eigentümerfamilie Kracht’s Erben habe den Mut zur Veränderung trotz der Risiken immer unterstützt.
«Die Arbeit ist angenehmer geworden»
Dieses Risiko besteht beim aktuellen Veränderungsprozess zum Glück nicht. Es geht um die Ablösung vieler Programme diverser Anbieter, auch des alten ERP-Systems (Enterprise Resource Planning, also die IT-gestützte Steuerung der Geschäftsprozesse) hin zur Weltmarktführerin für ERP-Prozesse vom Grosskonzern bis zum Kleinunternehmen, der SAP. Ein Grund für den Schritt: Die betrieblichen Prozesse wurden immer vielfältiger.
Vom Einkauf bei vielen Lieferanten über den Check-in, die Reinigung, den Etagenservice, das Restaurant, den Garten bis hin zu den zentralen Funktionen wie Marketing, Personalwesen, IT, Finanzwesen und so weiter gibt es Hunderte von Abläufen, die alle miteinander verzahnt sind. Dabei werden ständig viele neue Daten erzeugt, die effizient und schnell verarbeitet werden müssen. Mit der Lösung «SAP Cloud ERP», sagt Torsten Magewski, habe man das richtige Werkzeug gefunden. Der Weg in die Cloud, das Auslagern von Server-Aufgaben in geschützte Bereiche bei der SAP, bringe mehr Sicherheit, reduziere die Kosten – «und die Arbeit ist heute für alle angenehmer und spannender geworden».
In einem ersten Schritt wurde die Finanzlösung der SAP S/4HANA Cloud sowie das Central Invoice Management eingeführt. Nun wird mit der Abbildung und Implementierung der logistischen Prozesse des Hotels der nächste Go-Live stattfinden. In der dritten und letzten Phase Ende des Jahres werden die neuen Lösungen auch bei Baur au Lac Vins eingeführt.
Gab es nicht auch Schwierigkeiten? Magewski: «Natürlich gab es die. Aber es ging dabei selten um IT-Probleme, sondern eher darum, tradierte Geschäftsvorgänge auf ihre Effizienz hin abzuklopfen und auch mal die eine oder andere liebgewonnene Gewohnheit über Bord zu werfen, beispielsweise alles auf Papier zu managen. Das ist am Anfang ungewohnt und sorgt für Skepsis, aber mit der Zeit schätzt man die effizienten Abläufe und klaren Prozess-Strukturen und fragt sich fast, wie man das vorher überhaupt stemmen konnte. SAP bringt einen auch dazu, Prozesse sauber zu führen.»
Es gehe bei der Modernisierung nicht um Personalabbau, sondern darum, dass die Angestellten mehr Zeit für diejenigen Aufgaben finden, die menschliches Feingefühl erfordern. Und mit dem mittelständischen SAP-Systemhaus AGILITA habe man eine Partnerin gefunden, die nicht nur eine ausgewiesene SAP-Expertin sei, sondern dank unzähliger Transformationsbegleitungen vom kleinen bis zum grossen KMU auch die Sorgen, Bedürfnisse und die Sprache des Mittelstands verstehe.
Torsten Magewski bestätigt, dass dieser «AGILITAZauber» von Anfang an alle im Betrieb erfasst habe. «Ein Systemwechsel und die Transformation ist immer auch ein Kulturwandel und nicht nur ein Projekt», sagt der Finanzchef. Und es gebe nicht ein Highlight, sondern «permanente Highlights»: «Es ist die tägliche Erkenntnis, dass es viel besser läuft!» (AGILITA/mc)
