OBT: Digitale Transformation – Microsoft Teams als Katalysator für eine moderne, vernetzte Verwaltung

St. Gallen – Die öffentliche Verwaltung steht unter wachsendem Druck, ihre Prozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Gleichzeitig muss sie den gestiegenen Anforderungen an Transparenz, Bürgernähe und Datenschutz gerecht werden. In diesem Kontext rückt zunehmend die Frage nach geeigneten Kommunikationslösungen in den Fokus. Während klassische Telefonanlagen jahrzehntelang das Rückgrat der behördlichen Kommunikation bildeten, etablieren sich moderne Plattformen wie Microsoft Teams als zentrale Werkzeuge für eine vernetzte, digitale Verwaltung.

Klassische Telefonielösungen erfüllen primär eine Funktion: die direkte, synchrone Sprachkommunikation. Sie sind in der Regel hardwaregebunden, wenig flexibel und bieten kaum Möglichkeiten, digitale Arbeitsprozesse zu integrieren. Microsoft Teams hingegen ist eine plattformübergreifende Kommunikations- und Kollaborationslösung, die nicht nur Telefonie, sondern auch Chat, Videokonferenzen, Dateiablage, Aufgabenmanagement und Workflow-Integration in einer einzigen Benutzeroberfläche vereint.

Diese funktionale Konvergenz ermöglicht es Verwaltungsmitarbeitenden, Informationen kontextbezogen auszutauschen, Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren und interdisziplinäre Zusammenarbeit über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg zu fördern.

Effizienzgewinne durch Prozessintegration und Automatisierung

Ein zentraler Vorteil von Microsoft Teams liegt in der nahtlosen Integration in die Microsoft-365-Umgebung. Dokumente können direkt in Teams bearbeitet, Besprechungen automatisch protokolliert und Aufgaben aus Chats heraus erstellt werden. Über Power Automate lassen sich wiederkehrende Prozesse – etwa Genehmigungsworkflows oder Eskalationsketten – automatisieren.

Im Gegensatz dazu sind klassische Telefonanlagen isolierte Systeme, die keine Verbindung zu digitalen Verwaltungsprozessen bieten. Informationen aus Telefongesprächen müssen manuell dokumentiert und in andere Systeme übertragen werden – ein potenzieller Effizienzverlust und eine Fehlerquelle.

Neue Formen der Zusammenarbeit und der Bürgerkommunikation

Die Einführung von Teams ermöglicht nicht nur eine effizientere interne Kommunikation, sondern eröffnet auch neue Wege der interaktiven Bürgerbeteiligung. Digitale Bürgersprechstunden, virtuelle Ausschusssitzungen oder Onlinekonsultationen lassen sich mit Teams umsetzen. Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern – etwa IT-Dienstleistern, Bildungseinrichtungen oder anderen Behörden – wird durch die Gastzugangsfunktion erheblich erleichtert.

Telefonie bleibt in diesem Kontext auf punktuelle, nicht dokumentierte Interaktionen beschränkt und bietet keine Möglichkeit, externe Akteure strukturiert einzubinden.

Herausforderungen: Datenschutz, Akzeptanz und Infrastruktur

Trotz der Vorteile ist der Einsatz von Microsoft Teams in der öffentlichen Verwaltung nicht ohne Herausforderungen. Datenschutzbedenken, insbesondere im Hinblick auf die Cloud-Infrastruktur von Microsoft, müssen ernst genommen werden. Hier bietet OBT ein umfassendes Angebot mit ihrer OBT Swiss Cloud Flex und den optionalen Datenschutzpaketen. Zudem erfordert die Einführung von Teams Change-Management: Mitarbeitende müssen geschult, Prozesse angepasst und kulturelle Barrieren abgebaut werden. Auch die technische Infrastruktur – insbesondere im Bereich der Netzwerkkapazität und Endgeräteausstattung – muss entsprechend modernisiert werden.

Wirtschaftlich und zukunftsfähig

Langfristig bietet Teams ein deutlich besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis als klassische Telefonanlagen. Während Letztere hohe Investitionen in Hardware, Wartung und Erweiterung erfordern, ist Teams als Teil der Microsoft-365-Lizenzstruktur flexibel skalierbar. Neue Funktionen und Sicherheitsupdates werden kontinuierlich bereitgestellt, ohne dass zusätzliche Investitionen notwendig sind.

Darüber hinaus ist Teams zukunftsfähig: Die Plattform entwickelt sich kontinuierlich weiter, unterstützt KI-gestützte Funktionen wie automatische Protokollierung oder Sprachübersetzung und ist offen für die Integration zukünftiger Technologien. (OBT/mc/ps)

Fazit

Microsoft Teams ist weit mehr als ein Ersatz für klassische Telefonie – es ist ein strategisches Werkzeug für die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung. Durch die Kombination aus Kommunikations-, Kollaborations- und Prozessfunktionen schafft Teams die Grundlage für eine agile, transparente und bürgernahe Verwaltung. Die erfolgreiche Einführung erfordert jedoch ein ganzheitliches Vorgehen, das technische, organisatorische und kulturelle Aspekte gleichermassen berücksichtigt.