April-Kolumne von iTrust: Brauchen Manager einen digitalen Styleguide?

April-Kolumne von iTrust: Brauchen Manager einen digitalen Styleguide?

CEOs und Manager verschwenden täglich viel Zeit bei der Arbeit – auf Kosten der Produktivität. Dem E-Mail-Management kommt dabei eine besonders exponierte Stellung zu. Mit einem «Digital Style Guide» werden aus klassischen Managern digitale Vorreiter.

Von Marcel Yünkes, COO iTrust

Montagmorgen, kurz nach 9 Uhr. Wir sind mitten im Wochenmeeting der GL. Und um ehrlich zu sein: Es ist wieder einmal zum Gähnen langweilig. Mein Kollege Roger Kunz verhaspelt sich bei der Suche nach Ausflüchten, warum er den asiatischen Markt immer noch nicht erschliessen konnte. Jede Woche dieselbe Leier. Dabei könnte der Informationsaustausch dank der heutigen digitalen Technologien viel einfacher vonstattengehen. Um die Zeit zu verkürzen, checke ich meine erhaltenen Mails. Es sind 89! Pfff… Immer diese Mailflut. Und jetzt gleich wieder eine Mail, bei der ich als CC-Adressat im Verteiler bin. Muss das sein? Ich wünsche mir einfach weniger Mails in meinem Posteingang. So könnte ich mich mehr auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren – zu den normalen Bürozeiten und nicht am Abend oder Wochenende.

Entwicklung zum digitalen Avantgardisten
Kürzlich habe ich eine Studie gelesen: Rund 36 Mal besuchen Manager ihren Mail-Posteingang – pro Stunde. Und gut 16 Minuten brauchen sie, bis sie nach einer Mail ihren Fokus wieder auf die normale Arbeit richten können. Unglaublich! Ich überlege mir, wie ich dies ändern kann. Und wisst ihr was? Ich habe eine zündende Idee. Eine Idee, wie ein klassischer Manager wie du und ich zu einem digitalen Avantgardisten wird.

Keine Mails im Posteingang
Zurück im Büro. Ich packe es an – und jaule gleich auf: Meine Mailbox quillt über! Der Fall ist klar: Mein Posteingang muss einmal pro Tag leer sein. Das ergibt mehr Struktur, mehr Übersicht, mehr Luft. Zuerst werde ich die dringenden Mails bearbeiten. Danach mache ich mich an die länger dauernden Nachrichten: Ich erstelle einen Kalendereintrag und lege den Zeitpunkt der Bearbeitung fest. Zum Schluss lese ich die Mails mit reinem Infocharakter. Ja, ich spüre es: Ich bin auf meinem Weg zum digitalen Trendsetter schon ein gutes Stück vorangekommen. Obwohl, gut, ein David Beckham in digitaler Form bin ich doch noch nicht.

Persönliche Assistenz
Da ich regelmässig ausser Haus an Kundenmeetings bin, brauche ich Unterstützung. Die Lösung heisst Tamara, meine zuverlässige Assistentin. Ich betraue sie damit, kontinuierlich meinen täglichen Mail-Berg abzubauen. Sie beantwortet die Mails oder löscht sie bei Bedarf – ohne dass ich mich damit rumschlagen muss.

Weniger CC-Adressaten
Eine weitere Mail ist eingetroffen: Ein Kollege hat mich als Nebenempfänger in Kopie eingesetzt. Wie heute Morgen… Ich fühle mich gezwungen, mich durch ellenlange Mails zu lesen. Habt ihr dafür Zeit? Ich nicht. Mein Traum ist es, dass wir Manager die Zahl der CC-Adressaten reduzieren und vielmehr unseren direkten Mailpartnern klare Aufträge erteilen, wie das weitere Vorgehen ist.

Verschickt Links!
Georg Brand von der Rechtsabteilung – natürlich wieder er – schickt mir seinen Vertragsentwurf als Attachment. Dabei weiss doch jeder, dass am Schluss drei, vier, fünf verschiedene Versionen entstehen, wenn mal der eine, mal der andere daran arbeitet. Und wo Georg das Dokument abgespeichert hat, weiss wohl auch nur er selber. Wäre es nicht besser, anstatt einer Anlage einen Link zu versenden? So hätte nämlich jeder Zugriff auf die aktuellste Version. Ich glaube, ich treffe Georg um 15 Uhr zum Kaffee und erzähle ihm von meiner Idee.

Erinnerungsfunktionen deaktivieren
Zurück aus der Pause arbeite ich an meinem Projekt. Doch was ist das? Eine WhatsApp-Nachricht reisst mich aus meinem Fokus. Natürlich schaue ich nach. Aha, es ist meine Frau Cornelia. Und was läutet jetzt? Diesmal eine SMS, ob ich heute Abend mit Beat joggen gehe. Hmm, mal überlegen. Würde ich meinem Ziel als digitaler Vorreiter nicht näher kommen, wenn ich sämtliche Benachrichtigungsfunktionen auf dem Smartphone und im Outlook deaktivieren würde?

Mail-Kulturveränderung
Ich kann euch versichern: Meine Wandlung zu einem mit effizienzsteigernden digitalen Methoden vertrauten Manager geht nicht von heute auf morgen. Es gilt nun, die anzustrebenden Veränderungen in meine Arbeitstechnik zu verankern – vorzugsweise mittels Coaching. Doch meine Fortschritte machen mir Spass. Gerne nehme ich euch mit auf meine Reise mit dem «Digital Style Guide» und freue mich, euch regelmässig aus meinem Alltag zu berichten. Selbstverständlich bin ich offen für eure Tipps und Ratschläge. Welches sind eure Erfahrungen? Zögert nicht und tragt sie direkt in die Kommentarfunktion ein.

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Marcel Yünkes ist COO der iTrust AG in Cham, einer führenden und unabhängigen Schweizer Beratungs- und Technologie-Dienstleisterin. Sie hat es sich zur Aufgabe gemacht, dass der Mensch gestärkt aus dem digitalen Wandel hervorgeht. 

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Die iTrust AG führt regelmässig Workshops für Firmenverantwortliche durch und vermittelt ihnen die neusten Methoden für effizientes Arbeiten.

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