OBT: Interne Revision in KMU – gezielte Stärkung der Führung

St. Gallen – Während Grosskonzerne in der Regel über eine institutionalisierte Interne Revision verfügen, verzichten viele kleine und mittelgrosse Unternehmen (KMU) darauf. Eine unzureichend ausgeprägte Governance-, Risk- und Compliance-Kultur kann mittel- bis langfristig negative finanzielle und organisatorische Auswirkungen nach sich ziehen. Der Beitrag ordnet die gesetzlichen Grundlagen der Internen Revision ein und zeigt praxisnah auf, wie Verwaltungsrat und Management eine Interne Revision gezielt nutzen können, um Governance, Kontrolle und Zielerreichung nachhaltig zu stärken.

Im Gegensatz zur externen Revision ist die Interne Revision gesetzlich nicht ausdrücklich verankert. Gemäss Art. 716a Obligationenrecht trägt der Verwaltungsrat jedoch die unübertragbare Verantwortung für die Oberaufsicht über die Geschäftsführung sowie für die Einhaltung von Gesetzen, Statuten, Reglementen und Weisungen. Welche konkreten Instrumente er einsetzt, um diese Aufgaben wahrzunehmen, lässt der Gesetzgeber offen. In der Praxis erweist sich die Interne Revision als wirkungsvolles Führungs‑ und Überwachungsinstrument: Durch unabhängige und objektive Prüfungen unterstützt sie den Verwaltungsrat gezielt bei seinen Aufsichts‑ und Steuerungsaufgaben und leistet einen wesentlichen Beitrag zu einer wirksamen und nachhaltigen Good Governance.

Anhand des Drei‑Linien‑Modells des Institute of Internal Auditors (IIA) wird anschaulich aufgezeigt, wie die Interne Revision innerhalb der Organisation als unabhängige und objektive dritte Linie agiert und damit eine zentrale Rolle im Governance‑, Risiko‑ und Kontrollsystem einnimmt (vgl. Abbildung).

Die Interne Revision ist nicht nur für Konzerne und Grossfirmen nützlich, auch im KMU-Umfeld werden in der Regel Risiken wiederkehrend beurteilt und Massnahmen zur Risikominimierung definiert. Der entscheidende Mehrwert der Internen Revision liegt in der unabhängigen und objektiven Beurteilung, ob diese Massnahmen in der Praxis tatsächlich wirksam sind. Sie verschafft dem Verwaltungsrat und dem Management Transparenz über die tatsächliche Umsetzung der Massnahmen und Kontrollen und bildet damit eine fundierte Entscheidungsgrundlage, um gezielte und nachhaltige Verbesserungen in Governance, Risiko‑ und Kontrollstrukturen umzusetzen.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten
Darüber hinaus eröffnet die Interne Revision vielfältige Einsatzmöglichkeiten: von gezielten Prozessprüfungen in Bereichen wie Beschaffung, Einkauf oder Verkauf über Audits im IT‑Umfeld bis hin zu Compliance‑Prüfungen zur Einhaltung interner Richtlinien und Reglemente. Gerade in KMU entsteht häufig kurzfristig ein konkreter Prüfbedarf, etwa ausgelöst durch besondere Ereignisse oder Fragestellungen mit unmittelbarem Handlungsdruck. In solchen Situationen ermöglicht eine flexibel eingesetzte Interne Revision eine rasche, fundierte und zielgerichtete Klärung.

Praxisbeispiel Spesenprozess
Im folgenden Beispiel zeigen wir praxisnah auf, wie ein gezielt eingesetztes Compliance-Audit im Spesenbereich wertvolle Transparenz schafft und konkrete Optimierungspotenziale im Unternehmen aufdeckt. Auch wenn unrechtmässig ausbezahlte Spesen für ein Unternehmen in der Regel keine existenzbedrohenden finanziellen Auswirkungen haben, können Verstösse gegen Spesenrichtlinien erhebliche personelle Konsequenzen nach sich ziehen und im Einzelfall zu Reputationsschäden für das Unternehmen führen. Dies gilt insbesondere dann, wenn solche Vorfälle öffentliches Interesse wecken und medial aufgegriffen werden. Der daraus entstehende Druck auf den Verwaltungsrat durch Eigentümer und weitere Anspruchsgruppen ist oftmals hoch und erfordert entschlossenes Handeln – sowohl zur lückenlosen Aufklärung als auch zur gezielten Stärkung der Governance‑Strukturen und des internen Kontrollsystems.

Doch muss es tatsächlich erst zu einem Vorfall kommen, um die Compliance‑ und Risikokultur nachhaltig zu verbessern, und dies womöglich verbunden mit hohen finanziellen und reputativen Kosten? Nein. Mit einem Compliance-Audit kann der Verwaltungsrat frühzeitig ein klares Signal senden. Er unterstreicht seine Erwartungshaltung, dass Richtlinien und Reglemente konsequent eingehalten werden, und leistet gleichzeitig einen präventiven Beitrag zur Stärkung von Integrität, Transparenz und Vertrauen im Unternehmen.

Ablauf Audit: klar strukturiertes Vorgehen
Ein Compliance-Audit im Spesenbereich folgt einem klar strukturierten Vorgehen. Zu Beginn werden Prüfumfang und -tiefe definiert. An dieser Stelle können Auftraggeber, in der Regel der Verwaltungsrat, gezielt inhaltliche Schwerpunkte setzen, die in die Prüfungsplanung der Internen Revision einfliessen. Abhängig von der konkreten Fragestellung können einzelne Spesenarten (z.B. Tankkartenabrechnungen, Kilometerentschädigungen, Geschäftsessen oder Hotelübernachtungen), ausgewählte Organisationseinheiten (Abteilungen, Kostenstellen) oder der gesamte Spesenprozess Gegenstand der Prüfung sein.

Anschliessend erfolgt die eigentliche Prüfung: Die Spesenabrechnungen werden analysiert und dahingehend geprüft, ob sie den internen Vorgaben und Richtlinien entsprechen. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse werden ausgewertet und in einem Auditbericht zusammengefasst. Der Bericht mit klar faktenbasierten Feststellungen und Handlungsempfehlungen verschafft dem Verwaltungsrat und dem Management eine transparente Entscheidungsgrundlage.

Die Ursachenanalyse (Root Cause Analysis)
Ein Auditbericht enthält typischerweise klare Feststellungen sowie darauf basierende Handlungsempfehlungen. Verwaltungsräte und Geschäftsleitungen verfolgen jedoch zunehmend das Ziel, nicht nur Symptome zu erkennen, sondern die zugrunde liegenden Ursachen zu verstehen. Daher kann ein Auditbericht gezielt um eine Ursachenanalyse ergänzt werden.Im Rahmen einer Ursachenanalyse zeigt die Interne Revision transparent auf, weshalb bspw. nicht reglementkonforme Spesenabrechnungen dennoch genehmigt und ausbezahlt wurden. Typische Ursachen sind unter anderem:

– Unklare Reglementformulierungen: Interpretationsspielräume aufgrund von unpräzisen Kann-/Soll‑Bestimmungen
– Zeitlicher Druck: hohe Arbeitslast oder enge Fristen bei der Prüfung und Genehmigung von Spesenabrechnungen
– Mangelnde Sensibilisierung: unzureichende Schulung oder fehlendes Bewusstsein bei den verantwortlichen Stellen
– Ineffiziente Prozesse: «Prozessmüdigkeit» infolge aufwendiger oder wenig benutzerfreundlicher Abläufe
– (Permanente) Delegation der Spesenfreigabe: hohe Arbeitsbelastung bzw. andere wichtigere Aufgaben veranlassen den Verantwortlichen, die Freigabe der Spesen an eine andere, ihm unterstellte Person zu delegieren.

Die Analyse der Ursachen liefert dem Verwaltungsrat zusätzliche, entscheidungsrelevante Erkenntnisse. Gerade hier zeigt sich der besondere Mehrwert einer Internen Revision: Sie agiert unabhängig und objektiv und beurteilt Sachverhalte ohne persönliche Verflechtungen innerhalb der Organisation.

Wahrnehmung innerhalb des Unternehmens
Ein Compliance-Audit im Spesenbereich kann bei Mitarbeitenden anfänglich als Ausdruck von Misstrauen wahrgenommen werden. Umso wichtiger ist eine transparente und konsistente Kommunikation durch Verwaltungsrat und Geschäftsleitung. Sie verdeutlicht, dass nicht die Überprüfung einzelner Personen im Vordergrund steht, sondern die Überprüfung der gelebten Prozesse sowie die Sicherstellung von Fairness, Integrität und einheitlichen, für alle geltenden Regeln.

Fazit
Auch für KMU bietet die Interne Revision einen Mehrwert. Sie unterstützt den Verwaltungsrat und das Management dabei, Governance‑, Risiko‑ und Compliance‑Strukturen gezielt zu stärken und Schwachstellen in Prozessen und Kontrollen frühzeitig zu erkennen. Insbesondere ausgelagerte Revisionsdienstleistungen ermöglichen eine gezielte Unterstützung, ohne eigene Ressourcen aufbauen zu müssen. Regelmässige, themenbezogene Prüfungen – wie etwa Compliance-Audits im Spesenprozess – wirken präventiv und fördern eine nachhaltige Risiko‑ und Compliance‑Kultur. Damit leistet die Interne Revision einen wichtigen Beitrag zur langfristigen finanziellen und organisatorischen Stabilität bei KMU. (OBT/mc/ps)

OBT steht Ihnen als ausgelagerte Interne Revision kompetent, unabhängig und praxisorientiert zur Seite. Gemeinsam stärken wir die Risiko- und Kontrollkultur Ihres Unternehmens und unterstützen Sie bei der nachhaltigen Zielerreichung.
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