E-Invoicing 2026: Warum strategische Vorbereitung jetzt entscheidend ist

Ein Kommentar von Kilian Scholz, E-Invoicing-Experte bei Retarus

München – Das Jahr 2026 steht für EU-weit agierende Unternehmen im Zeichen der elektronischen Rechnungsstellung. Während die schrittweise Einführung der E-Rechnung in Deutschland erst 2027 abgeschlossen sein wird, setzen Länder wie Belgien und Polen bereits in wenigen Monaten deutlich striktere Massstäbe. Der regulatorische Flickenteppich stellt Unternehmen dabei vor Herausforderungen.

Mit dem nahenden Ende der langen Übergangsphase der E-Rechnung stehen Unternehmen zunehmend unter Druck, ihre betrieblichen Abläufe und ihre Compliance an die neuen Anforderungen anzupassen. Unternehmen, die jetzt nicht handeln, riskieren nicht nur rechtliche Konsequenzen. Sie vergeben auch die Chance, Finanzprozesse zukunftssicher aufzustellen.

E-Invoicing ist jedoch weit mehr als eine regulatorische Pflicht. In der freien Wirtschaft sind die prozessualen Vorteile bekannt: schnellere Verarbeitung, weniger manuelle Eingriffe und signifikante Kosteneinsparungen durch zentrale Archivierung. Entsprechend nimmt auch der Einsatz von B2B-E-Invoicing zu. Die Europäische Union beziffert das Einsparpotenzial im europäischen B2B-Geschäft auf bis zu 40 Milliarden Euro pro Jahr. Vor diesem Hintergrund ist absehbar, dass die Papierrechnung in der EU mittelfristig aus dem B2G- und B2B-Umfeld verschwindet. Sie ist schlicht teurer und weniger effizient als die elektronische Alternative.

Präzision wird zur Pflicht: Was das neue BMF-Schreiben bedeutet
Die neuen regulatorischen Anforderungen verlangen ein Höchstmass an technischer Präzision. Das jüngste Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) konkretisiert dies, indem es klar zwischen Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und Inhaltsfehlern unterscheidet. Diese Differenzierung bedeutet: Bereits ein formaler Syntaxfehler kann dazu führen, dass eine elektronische Rechnung ihren Status verliert und der Vorsteuerabzug verzögert wird.

Die Notwendigkeit robuster Prüfmechanismen zeigt sich insbesondere bei per E-Mail empfangenen ZUGFeRD-Formaten:

• Bei einem Grossteil der Rechnungen (80 Prozent) ist der technische Header (XMP) fehlerhaft, was eine automatisierte Validierung erschwert.
• Zudem weisen 40 Prozent Validierungsfehler in XML-Dateien auf, die von strikten Prüfroutinen als kritisch bewertet werden – von falschen Kennungen bis hin zu überflüssigen Datenfeldern.

Die Annahme, dass kleine Abweichungen vom Standard toleriert werden, ist ein Trugschluss. Denn Systeme prüfen nach festen Regeln. Eine Rechnung ist entweder konform oder sie ist es nicht.

Europa: Belgien und Polen
Die Entwicklungen in unseren Nachbarländern verdeutlichen die unterschiedlichen Modelle und den hohen Zeitdruck:

• Belgien (Start: 1. Januar 2026): Zum Stichtag werden 99,5 Prozent der umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen gleichzeitig zum Empfang und Versand strukturierter E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk verpflichtet. Das erfordert eine nahtlose Peppol-Anbindung und insbesondere eine sorgfältige Pflege der Stammdaten, insbesondere der Peppol-IDs der Geschäftspartner.
• Polen (Start: ab 1. Februar 2026): Das polnische Modell setzt auf die zentrale Meldeplattform KSeF. Jede B2B-Rechnung muss dort registriert und mit einer eindeutigen Nummer versehen werden. Da die technischen Spezifikationen fortlaufend weiterentwickelt werden, verlangt die Umsetzung eine hohe Flexibilität von Unternehmen und ihren Dienstleistern.

Strategische Empfehlungen für eine erfolgreiche Umstellung
Basierend auf unserer Projekterfahrung sind drei Faktoren für eine erfolgreiche und fristgerechte Implementierung entscheidend:

• Verstehen Sie E-Invoicing als interdisziplinäres Projekt: Die Verantwortung liegt nicht allein bei der IT. Die Steuer- und Finanzabteilungen müssen von Beginn an die fachlichen Anforderungen definieren. Die enge Zusammenarbeit mit externen Compliance-Experten wie PwC kann helfen, rechtliche und prozessuale Lücken zu schliessen.
• Setzen Sie auf eine skalierbare, globale Plattform: Der regulatorische Flickenteppich wird mit der Einführung in Frankreich (2026/27) und der EU-weiten ViDA-Initiative (ab 2030) noch komplexer. Eine zentrale, global ausgerichtete Lösung mit länderspezifischen Konnektoren ist zukunftssicherer und effizienter als eine Ansammlung von Insellösungen.
• Priorisieren Sie die Qualität Ihrer Stammdaten: Ein oft unterschätzter, aber kritischer Erfolgsfaktor ist die Datenhygiene im ERP-System. Notwendige Felder wie die Peppol-ID oder die polnische NIP müssen vollständig und korrekt gepflegt sein, um eine reibungslose Übergabe an den Dienstleister zu gewährleisten. Dieser Aspekt sollte frühzeitig berücksichtigt werden.

Fazit: Weichenstellung für die Zukunft
Die E-Rechnung etabliert sich europaweit als neuer Standard, allerdings in vielfältigen Ausprägungen. Die unterschiedlichen nationalen Modelle zeigen, dass eine einheitliche Lösung in naher Zukunft nicht zu erwarten ist. Für Unternehmen ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um eine flexible und zukunftssichere E-Invoicing-Strategie zu entwickeln. Diese sichert nicht nur die Einhaltung der Vorschriften, sondern schafft auch die Basis für durchgängig digitale und effizientere Finanzprozesse. (Retarus/mc/ps)