OBT: Überstunden, Überzeit und Arbeitszeiterfassung – das müssen Unternehmen wissen

St. Gallen – Die Themen Überstunden, Überzeit und Arbeitszeiterfassung beschäftigen Unternehmen und Mitarbeitende gleichermassen. Oft herrscht Unsicherheit darüber, welche Regeln gelten und welche Spielräume bestehen. Wer die gesetzlichen Vorgaben kennt und sie im Arbeitsvertrag klar regelt, vermeidet Streitigkeiten und sorgt für Transparenz im Arbeitsalltag.

Überstunden oder Überzeit – wo liegt der Unterschied?

In der Praxis werden diese Begriffe häufig durcheinandergebracht. Die Unterscheidung ist jedoch zentral:

• Überstunden sind Stunden, die über die im Arbeitsvertrag vereinbarte Arbeitszeit hinausgehen. Grundlage ist grundsätzlich der Einzelarbeitsvertrag oder ein anwendbarer Gesamtarbeitsvertrag (GAV). Falls nichts vereinbart ist, gilt die «übliche Arbeitszeit» (Art. 321c OR).
• Bei der Überzeit handelt es sich um Stunden, die über die im Arbeitsgesetz (ArG) definierte Höchstarbeitszeit hinausgehen. Diese beträgt 45 Stunden pro Woche für industrielle Betriebe, für Büro- und technische Angestellte sowie für Verkaufspersonal in Grossbetrieben und 50 Stunden für alle übrigen Arbeitnehmenden.

Abgeltung von Überstunden – flexible Möglichkeiten

Das Obligationenrecht gibt Arbeitgebern und Arbeitnehmenden einen gewissen Spielraum, wenn es um die Kompensation von Überstunden geht. Überstunden können durch Freizeit von gleicher Dauer kompensiert werden. Dies erfordert die Zustimmung der Arbeitnehmenden und muss innerhalb eines angemessenen Zeitraums erfolgen.

Werden die Überstunden nicht durch Freizeit ausgeglichen, ist grundsätzlich der normale Lohn plus ein Zuschlag von mindestens 25% geschuldet (Art. 321c Abs. 3 OR). Bei der finanziellen Entschädigung ist jedoch zu beachten, dass entweder ein GAV eine andere Regelung vorsehen oder dass schriftlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden etwas anderes vereinbart werden kann. Unter gewissen Umständen ist auch eine Vereinbarung zulässig, wonach die Überstunden im Lohn inbegriffen sind.

Abgeltung von Überzeit – zwingendes Recht

Anders als bei Überstunden sind die Regelungen des Arbeitsgesetzes zwingender Natur, was abweichende vertragliche Vereinbarungen ausschliesst. Überzeit muss zwingend mit einem Zuschlag von mindestens 25% abgegolten werden (Art. 13 ArG). Eine Ausnahme von diesem Grundsatz sieht das Arbeitsgesetz jedoch vor: Für Büropersonal, technische und andere Angestellte sowie Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels ist nur Überzeitarbeit, die 60 Stunden im Kalenderjahr übersteigt, zwingend zu entschädigen. Mit Zustimmung der Arbeitnehmenden ist auch bei der Überzeit eine Kompensation durch Freizeit möglich. Sie muss grundsätzlich innerhalb von 14 Wochen erfolgen, wobei die Frist im gegenseitigen Einverständnis auf maximal 12 Monate verlängert werden kann (Art. 25 ArGV 1).

Spezialfall: höhere leitende Angestellte

Höhere leitende Angestellte sind vom Anwendungsbereich des Arbeitsgesetzes bezüglich Höchstarbeitszeiten und Überzeit ausgenommen. Als höhere leitende Angestellte gelten Personen mit weitreichenden Entscheidungsbefugnissen, die massgeblich auf die Struktur und Entwicklung des Betriebes Einfluss nehmen können (Art. 9 ArGV 1). Das Bundesgericht legt diese Definition jedoch sehr restriktiv aus. Nicht jede Führungsperson mit Personalverantwortung gilt automatisch als «höhere leitende Angestellte». Unternehmen sollten diesen Status deshalb nicht vorschnell annehmen. Beispiele für höhere leitende Angestellte sind CEOs und Direktoren.

Die Bedeutung der Arbeitszeiterfassung

Die systematische Dokumentation von Arbeits- und Ruhezeiten ist zwingend vorgeschrieben, es sei denn, das Arbeitsgesetz findet keine Anwendung (z.B. bei höheren leitenden Angestellten). Sind die Voraussetzungen für die vereinfachte Zeiterfassung nicht erfüllt, umfasst die Zeiterfassung den Beginn und das Ende der täglichen Arbeit, die Gesamtdauer pro Tag und Woche, die Lage der geleisteten Arbeitszeit, Pausen von 30 Minuten und mehr sowie die gewährten wöchentlichen Ruhetage. Die Arbeitszeit sollte jedoch nicht nur deshalb erfasst werden, weil es eine gesetzliche Vorgabe ist. Die Erfassung hilft den Arbeitgebern und Arbeitnehmenden auch, die geleisteten Mehrstunden getrennt in Überstunden und Überzeit zu dokumentieren und die Einhaltung der zwingenden gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen.

Praxistipps für Arbeitgeber

1. Vertragliche Klarheit: Definieren Sie im Arbeitsvertrag eindeutig, wie Überstunden und Überzeit abgegolten werden.
2. Kontrolle behalten: Führen Sie regelmässige Auswertungen der Arbeitszeiten durch. So erkennen Sie frühzeitig Überlastungen oder Verstösse gegen Ruhezeiten.
3. Schulung von Führungskräften: Vorgesetzte sollten die Unterschiede zwischen Überstunden und Überzeit kennen, um korrekte Entscheidungen bei Kompensationen oder Auszahlungen zu treffen.
4. Digitale Tools nutzen: Digitale Lösungen vereinfachen die Erfassung, schaffen Transparenz und sichern die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

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• rechtssichere Dokumentation – automatische Abbildung von Überstunden und Überzeit gemäss arbeitsrechtlichen Vorgaben
• klare Auswertungen – transparente Abgrenzung von Mehrarbeit für Arbeitnehmende und Unternehmen
• nahtlose Integration – direkte Weiterverarbeitung in der Lohnbuchhaltung für Vergütungen, Kompensationen oder Zuschläge
• Schaffung von Vertrauen – faire und nachvollziehbare Prozesse stärken die Zufriedenheit im Team

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Fazit

Eine klare Unterscheidung zwischen Überstunden und Überzeit ist unerlässlich. Während Überstunden vertraglich flexibel geregelt werden können, ist die Abgeltung von Überzeit zwingend gesetzlich verankert. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmenden systematisch zu erfassen, können aber unter bestimmten Voraussetzungen Vereinfachungen nutzen. Wer klare Regelungen im Arbeitsvertrag trifft, digitale Lösungen zur Zeiterfassung nutzt und die gesetzlichen Grenzen kennt, reduziert rechtliche Risiken und schafft Transparenz und Fairness für beide Seiten.