OBT: Zusammenarbeit Verwaltungsrat und Geschäftsleitung – so funktioniert sie erfolgreich und effizient

St. Gallen – Der erste der drei Artikel unserer Miniserie zum Thema Verwaltungsrat widmet sich der effektiven Zusammenarbeit zwischen dem Verwaltungsrat (VR) und der Geschäftsleitung (GL). Diese basiert auf klaren Rollen, gegenseitigem Vertrauen und einer konstruktiven Kommunikation. In der Praxis zeigt sich, dass das Zusammenspiel nicht immer reibungslos funktioniert. Daraus resultiert Ineffizienz und Vertrauensverlust. Der Artikel zeigt auf, wie dem vorgebeugt werden kann und welche spezifischen Bereiche im Verhältnis VR-GL zu beachten sind.

Die Basis für eine effektive Unternehmensführung ist die klare Rollenteilung. Nur wenn Verwaltungsrat (VR) und Geschäftsleitung (GL) ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten präzise definieren, können sie optimal zusammenarbeiten und das Unternehmen erfolgreich steuern.

Der Verwaltungsrat trägt die strategische Verantwortung: Er setzt die langfristige Ausrichtung, überwacht deren Umsetzung und stellt sicher, dass Risiken rechtzeitig erkannt und minimiert werden. Die Geschäftsleitung hingegen ist für die operative Umsetzung dieser Strategie verantwortlich. Sie steuert das Tagesgeschäft, trifft operative Entscheidungen und stellt sicher, dass die Unternehmensziele effizient erreicht werden.

Aufgaben und Kompetenzen eindeutig definieren
Damit diese Rollenverteilung funktioniert, ist eine klare Abgrenzung essenziell. Der VR sollte nicht in operative Themen eingreifen, sondern als Sparringpartner agieren, der Impulse gibt, kritische Fragen stellt und beratend zur Seite steht. Gleichzeitig müssen Aufgaben und Kompetenzen eindeutig definiert werden, damit Verantwortung klar zugewiesen und Entscheidungsprozesse effizient gestaltet werden können. Eine Organisation, in der jeder seine Rolle kennt und respektiert, schafft eine stabile Grundlage für nachhaltigen Erfolg – geprägt von Klarheit, Effizienz und gegenseitigem Vertrauen.

Transparente Kommunikation und Informationsfluss
In einem modernen Unternehmen ist transparente Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Die Geschäftsleitung trägt eine besondere Verantwortung: Sie muss den Verwaltungsrat nicht nur informieren, sondern ihm eine fundierte Entscheidungsbasis liefern. Ein regelmässiger Informationsaustausch z.B. in Form von Bilas (bilateralen Gesprächen) und institutionalisierten Berichterstattungen – etwa in Form von Quartalsberichten, Finanzkennzahlen oder Risikoberichten – schafft nicht nur Klarheit, sondern auch Vertrauen. Transparenz bedeutet mehr als nur Zahlen. Es geht um Offenheit und Ehrlichkeit zwischen den Gremien.

Respektvolle Kultur führt zu gemeinsamen Lösungen
Eine Kultur des gegenseitigen Respekts und der ungehinderten Informationsweitergabe ermöglicht es, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Klare Eskalationsmechanismen spielen dabei eine entscheidende Rolle. Sie sorgen dafür, dass Probleme nicht erst gesehen werden, wenn es zu spät ist, sondern dass ein strukturierter Prozess greift, um Risiken rechtzeitig zu adressieren. In einem Unternehmen, das auf einen offenen Informationsfluss setzt, wird nicht nur Vertrauen gestärkt – es wird eine Grundlage für nachhaltigen Erfolg geschaffen.

VR als beratende Instanz mit Weitblick
Vertrauen ist das Fundament jeder erfolgreichen Zusammenarbeit. Besonders im Verhältnis zwischen GL und VR ist es entscheidend, sich nicht als Gegenspieler, sondern als Partner zu begreifen. Die Geschäftsleitung sollte den Verwaltungsrat nicht als blosses Kontrollorgan betrachten, sondern als beratende Instanz, die mit Erfahrung und Weitblick zur Seite steht. Umgekehrt sollte der Verwaltungsrat seine Rolle nicht darauf beschränken, Vorschriften zu machen, sondern die Geschäftsleitung aktiv unterstützen und ermutigen. Echte Wertschätzung zeigt sich im täglichen Miteinander – in der Art, wie Entscheidungen diskutiert, Meinungen respektiert und Erfolge gemeinsam gefeiert werden. Eine offene Feedbackkultur, in der sowohl konstruktive Kritik als auch positives Feedback Platz haben, schafft ein Klima des gegenseitigen Respekts. Denn nur wenn beide Gremien auf Augenhöhe agieren und sich in ihren Stärken ergänzen, kann eine Organisation ihr volles Potenzial entfalten.

Klare Zielvereinbarungen und Leistungskontrolle
Klare Ziele sind der Kompass einer erfolgreichen Organisation. Damit Geschäftsleitung und Verwaltungsrat effektiv zusammenarbeiten können, müssen sie gemeinsame Erfolgskriterien definieren. Die Auswahl relevanter Key Performance Indicators (KPI) schafft eine messbare Basis, um Fortschritte nachzuvollziehen und strategische Ziele konsequent zu verfolgen. Doch Zielvereinbarungen sind kein Selbstzweck – ihre regelmässige Überprüfung ist essenziell. Nur wenn beide Gremien kontinuierlich analysieren, ob der eingeschlagene Kurs zum gewünschten Erfolg führt, kann frühzeitig nachjustiert werden.

Diese Kontrolle sollte jedoch nicht als starre Vorgabe verstanden werden, sondern als dynamischer Prozess, der Raum für Anpassungen lässt. Entscheidend ist dabei die Förderung einer Kultur, in der Leistung nicht nur gemessen, sondern auch anerkannt wird. Erfolgreiche Unternehmen verstehen es, sowohl Herausforderungen als auch Erfolge transparent zu machen – und aus beiden zu lernen. So entsteht eine Umgebung, in der Zielerreichung nicht als Druck, sondern als gemeinsamer Antrieb empfunden wird.

Fazit
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Verwaltungsrat (VR) und Geschäftsleitung (GL) basiert auf gegenseitigem Respekt, klaren Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Kompetenz und einer offenen Kommunikation. Ein VR, der strategische Impulse gibt, ohne ins operative Geschäft einzugreifen, trägt entscheidend zur langfristigen Unternehmensstabilität bei. Für den VR und die GL empfiehlt es sich sehr, die Spielregeln frühzeitig und aktiv festzulegen. Andernfalls drohen Doppelspurigkeiten und Effizienzverluste und letztlich eine Entfremdung. (OBTmc/ps)