Zürich – Unternehmen setzen zwar vermehrt auf Social Collaboration, doch bei der konkreten Umsetzung gibt es noch Nachholbedarf. Avanade, ein Anbieter von Business-Technologie-Lösungen und Managed Services, erklärt jetzt, was Firmen beachten müssen, um die Möglichkeiten des unternehmensweiten Wissensaustauschs besser für sich zu nutzen.
Der Markt für Social Collaboration wird sich in den kommenden vier Jahren mehr als verdreifachen – von derzeit rund einer Milliarde US-Dollar auf 3,5 Milliarden US-Dollar im Jahr 2016. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Erhebung der amerikanischen Analysten von ABI Research. Trotzdem glaubt jeder vierte Interviewte einer Umfrage der Zeitschrift CIO, dass sein Unternehmen zwar Collaboration Tools wie Wikis oder Foren anbiete, doch kaum ein Mitarbeiter diese nutze. Die Berater von Avanade haben bereits zahlreiche Unternehmen bei der Entwicklung neuer Collaboration-Strategien unterstützt. Ihre Erfahrung: Auch wenn sich Firmen und Organisationen der Bedeutung technikgestützter Zusammenarbeit durchaus bewusst sind, fehlt vielerorts ein methodischer Ansatz, der IT-Lösungen und Mitarbeiterwissen besser miteinander verbindet.
Angst vor Veränderung
Dr. Klaus Dickhoven, Collaboration Service Line Lead bei Avanade Schweiz, erläutert die wichtigsten Gründe für die zurückhaltende Adoption von Social Collaboration Tools: „Oftmals fehlt noch eine Kultur unternehmensweiter Zusammenarbeit, die den bereitwilligen Austausch von Wissen fördert.“ Jüngere Mitarbeiter beschäftigten sich auch in ihrer Freizeit mit sozialen Netzwerken wie Facebook oder Twitter und seien deshalb den Umgang mit entsprechenden Tools gewöhnt: „Doch viele ältere Mitarbeiter beherrscht die Angst vor Veränderung.“ Hinzukomme, dass die Bedienerfreundlichkeit einiger Lösungen zu wünschen übrig lasse. Dr. Dickhoven erklärt: „Mitarbeiter suchen Einfachheit, wie sie sie von den externen Social Media Sites kennen. Aber auch Usability durch Single-Sign-On und mobile Endgeräte sowie Integration mittels E-Mail- und File Sharing, Projekt- und Team Collaboration sowie Dokumentenmanagement sind gefragt.“ Ein weiterer wichtiger Bereich sind mobile Plattformen wie Smartphones oder Tablet-Computer, die teilweise dem Mitarbeiter persönlich gehören – Bring Your Own Device (BYOD).
Im Folgenden hat Avanade Tipps zusammengestellt, die Mitarbeiter zur Nutzung von Collaboration Tools motivieren können.
- Auf den Inhalt kommt es an: Nur wenn Mehrwert erzeugt wird, entsteht die Bereitschaft, eigenes Wissen und Inhalte zu teilen oder einzustellen. Dies lässt sich fördern, wenn sich auch die oberste Hierarchieebene, also die Chefetage, an Diskussionen beteiligt und wesentliche Inhalte, die gegebenenfalls für die breite Masse sonst nicht zugänglich sind, verfügbar macht.
- Like-Button nicht vergessen: Für die Unternehmensverantwortlichen entsteht Mehrwert, wenn sie durch eine „Like“-, Rating- oder Kommentarfunktion direktes Feedback von den Mitarbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen und Hierarchien bekommen.
- Persönlichkeit zeigen: Wenn jeder einzelne Mitarbeiter und auch der Vorstand sein Foto bereitstellt, sein Profil ausfüllt und Interessen sowie Arbeitsgebiete, Erfahrungen und gegebenenfalls private Vorlieben mitteilt, wachsen Mehrwert und Bedeutung der Collaboration Tools.
- Spezialwissen ist gefragt: Die Implementierung von Social Collaboration Tools sollte dem Grundsatz folgen, Informationen bereitzustellen und zu erfahren, die mit anderen Mitteln wie der unternehmensweiten Suche nicht zugänglich wären. Beispiele sind die Ermittlung spezifischer Experten oder das Verfolgen thematischer Diskussionen. Hieraus ergeben sich neue Ideen oder auch Ansprechpartner, auf die Mitarbeiter von sich aus oder durch das direkte Umfeld nicht gekommen wären. Besonders erfolgreich ist dies bei der Implementierung in ein übergreifendes internationales Umfeld, also bei mehreren Standorten oder Ländern. Mitarbeiter, die sich jeden Tag begegnen, profitieren weniger.
Community-Bildung
Avanade implementiert Social Computing auf Basis von Microsoft SharePoint. Das Profil erstellt jeder Mitarbeiter individuell. Attribute und deren Sichtbarkeit sind persönlich festlegbar. Fachliche Themen wie Produktneuerungen oder Marktentwicklungen lassen sich in entsprechenden Communities diskutieren. Dies erfolgt nach dem Opt-In / Opt-Out-Verfahren: Jeder Mitarbeiter wählt und erhält nur die Kommunikation, die wichtig für ihn oder sie ist, und die bei der tagtäglichen Arbeit weiterhilft. Ein Teil der Kommunikation, die zuvor über E-Mail geführt wurde, wird zudem in die Communities verlagert. Die gesamte Community kann so Fragen beantworten. Die Antwort bleibt erhalten und ist auch für Mitarbeiter sichtbar, die sich erst später für das Thema interessieren. Dies verringert den Aufwand für Experten: Sie können auf bereits beantwortete Fragen verweisen und auch mit weiteren Mitarbeitern teilen. Avanade hat darüber hinaus ein Badges-System entwickelt. Diese kleinen Awards bieten Mitarbeitern einen Anreiz, sich selbst als Knowledge-Experte auszeichnen zu lassen. Dr. Klaus Dickhoven resümiert: „Auch das Setzen expliziter Ziele kann die Adaption fördern und helfen, den ‚Henne-Ei-Effekt’ zu überwinden. Wichtig ist zudem: Eine effiziente und optimale Zusammenarbeit entwickelt sich erst nach und nach. Ausserdem müssen Technik und Strategie auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens und seiner Mitarbeiter zugeschnitten sein.“ Zudem sei es nicht sinnvoll, nur die technischen Möglichkeiten zu betrachten: „Eine verbesserte Zusammenarbeit im Unternehmen basiert auf dem Wissen der Mitarbeiter, dem Prozess des Informationsaustausch und der unterstützenden Technologie.“ Informationen zum Thema Collaboration finden sich unter: http://www.avanade.com/de-ch/services/Pages/collaboration.aspx. (Avanade/m/hfu)
Über die Studien:
- ABI Research 2011 „Enterprise Social Media and Content Management Systems”: http://www.abiresearch.com/news/ai_view.jsp?id=300
- CIO-Umfrage: http://www.cio.de/index.cfm?pid=225&pk=486
Über Avanade
Avanade bietet Business-Technologie- und Managed Services, die Einblick, Innovation und Expertise in Microsoft-Technologie verbinden, um Kunden bei der Optimierung ihrer Ergebnisse zu unterstützen. Die Services und Lösungen von Avanade helfen, Effektivität, Produktivität und Vertrieb in Unternehmen verschiedenster Branchen zu erhöhen. Das Unternehmen bietet erstklassige Microsoft-Expertise durch ein globales Netzwerk von Beratern und seines Liefermodells, um qualitativ hochwertige Lösungen bereitzustellen. Dabei setzt Avanade auf bewährte und fortschrittliche Technologien und flexible Implementierungsmodelle – On-Premise, Cloud-basiert oder outgesourct. Avanade, das mehrheitlich Accenture gehört, wurde 2000 von Accenture LLP und Microsoft gegründet und betreut Kunden in mehr als 20 Ländern weltweit mit mehr als 13’000 Experten.
