«Der Schlüssel zum ‹Glück› liegt bei den Metadaten»

«Der Schlüssel zum ‹Glück› liegt bei den Metadaten»
Michael Rumpf

Michael Rumpf, Fachstelle Records Management bei PostFinance.

Zürich – Zum ECM & Information Governance Forum vom 8. Mai 2012 in Zürich hat Dr. Bruno Wildhaber Michael Rumpf (Fachstelle Records Management) bei PostFinance gebeten, ihm einige Fragen zu beantworten, die sich den Unternehmen heute im Kontext der Information Governance stellen.

Bruno Wildhaber: Information Governance ist das neue Schlagwort, welches  im Zusammenhang mit Records Management und Archivierung immer häufiger genannt wird. Abgesehen von Schlagworten, was hat sich in den letzten 5 Jahren in Ihrem Wirkungsbereich wesentlich verändert?

Michael Rumpf: Um die Herausforderungen rund um die Aufbewahrung und Archivierung von Informationen zu bewältigen, genügt es heute nicht mehr, regulatorische Anforderungen an einzelne Verarbeitungsschritte zu stellen. Die gesteigerte Vielfalt und Dynamik in  der Informationsgenerierung und -verarbeitung im Unternehmen erzeugen eine Komplexität die verstärkte Koordination erfordert. Die Lösungen können in der Regel nur in enger Zusammenarbeit der verschiedenen Beteiligten erarbeitet werden. Dies gilt natürlich besonders für Finanzinstitute, welche sich in einem zunehmend regulierten Marktumfeld bewegen. In diesem Sinne trifft der Begriff Information Governance meiner Einschätzung nach die künftigen Herausforderungen.

Wo sehen Se auf Grund der erwähnten Veränderungen den grössten Handlungsbedarf bei einem Finanzinstitut?

Eindeutig  bei der Koordination, sei es beim strategischen Gestalten von Leitplanken als auch bei der fachlichen Abstimmung der Details. Das hat natürlich zur Konsequenz, dass bei zukünftigen Vorhaben für einzelne Stakeholder nicht mehr alle Optionen zur Verfügung stehen. Deshalb ist hier auch der strategische Bezug sehr wichtig. Die Kosten können hier ansonsten rasch aus dem Ruder laufen.

«Der Anteil der unstrukturierten Daten ist in der Finanzbranche generell hoch.»
Michael Rumpf, PostFinance

Auch in der  Finanzbranche hat sich der Anteil unstrukturierter Daten massiv vergrössert. Wie hoch schätzen Sie den Anteil bei Ihnen und welche Konsequenzen ziehen Sie daraus?

Der Anteil der unstrukturierten Daten ist in der Finanzbranche generell hoch. Der Anteil unstrukturierter Daten nimmt durch die Produktevielfalt und die verschärfte  Finanzmarktregulierung laufend zu. Ich schätzte den Anteil zwischen 50% – 75%.  Um die Prozesse effizient gestalten zu können ist es wichtig aus unstrukturierten – semistrukturierte Daten zu machen. Hier gilt es mit der gesamten Palette an informationstechnischen Möglichkeiten (Scanning mit OCR, Barcodes, elektronischen Formularen, usw.) die notwendigen Informationen als strukturierte Daten aus den Dokumenten und Daten zu extrahieren.

«Big Data» also die Analyse grosser Datenmengen und das gezielte Herausfiltern von Informationen spielt bei der Compliance bis heute keine grosse Rolle. Welche Bedeutung könnte dieser Bewegung für Ihr Arbeitsumfeld bekommen? 

Da die Einhaltung der Compliance stark durch das Transaktionsverhalten des einzelnen Kunden bestimmt ist und die Analyse dieser Daten im Vordergrund steht, gehe ich davon aus, dass die Analyse von grossen Datenbeständen bei der Compliance auch zukünftig eine untergeordnete Rolle spielen wird. Vorstellbar ist der Einsatz für die Analyse der Auswirkungen von neuen Finanzmarktregulierungen für das Finanzinstitut und deren Kunden.

«Der Schlüssel zum ‹Glück› liegt bei den Metadaten.»

Gibt es einen «Geheimtipp», wie man der Datenflut begegnen soll? 

Der Schlüssel zum ”Glück” liegt bei den Metadaten und deren Vergabe bei der Generierung der geschäftsrelevanten Information. Nur dadurch kann eine Triage von aufbewahrungspflichtigen und nicht-archivierungspflichtigen Informationen vorgenommen werden und ein Löschung von Daten vollzogen werden. Aber das ist für die Profis kaum mehr ein Geheimtipp – nur die Umsetzung im Grossunternehmen ist und bleibt aufgrund der Komplexität herausfordernd!

Welche Themenbereiche würden Sie als Verantwortlicher eines Finanzunternehmens heute im Kontext von Information-Management zuerst angehen? Wie lässt sich diese Wahl begründen?

Ich würde hier auf die Erarbeitung einer Information-Governance Strategie setzen, welche die Unternehmensstrategie in diesem Bereich präzisiert. Damit kann die notwendige Koordination der internen Stakeholder Top-Down erreicht werden.

Was würden Sie einem CIO/COO raten, der das erste Mal mit Information Governance konfrontiert wird?

Das ist in der Finanzbranche zwar schlichtweg nicht vorstellbar. Aber in jedem Fall bietet sich mit dem ECM & Information Governance Forum vom 8. Mai eine ideale Veranstaltung zur Vertiefung des Themas.

Ich danke Ihnen für Ihre aufschlussreichen Antworten.

Über das ECM & Information Governance Forum
Das ECM & Information Governance Forum ist die unabhängige und nachhaltige B2B Management- und Expertenplattform für Entscheidungsträger im Bereich Information Management. uvision als Veranstalter des ECM Forums hat zusammen mit dem Kompetenzzentrum Records Management die beiden themenführenden Plattformen zusammengeführt.
Das unabhängige Forum 2012 gibt Antworten auf die unternehmerischen Herausforderungen der steigenden Mobilität, Flexibilität und virtuellen Zusammenarbeit, der Nachfrage nach bedarfsgerechten Informationen, Information Governance, Records Management sowie Effizienzsteigerungen im Umgang mit Dokumenten, Content und Wissen.

Veranstaltungsinformationen
Datum: Dienstag, 8. Mai 2012 von 07:30 bis 17:00
Lokation: Swissôtel, Zürich-Oerlikon
Besucheranmeldung: www.ecm-forum.ch

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