Von Giuseppe Scattarreggia, Technical Manager Switzerland bei Information Builders in Dietlikon bei Zürich.
Dietikon ZH – Das strategische Informationsmanagement überwacht die Regeln zur Sicherung einer hohen Datenqualität und steuert ein umfassendes Stammdatenmanagement. Das Ergebnis sind besser fundierte Business-Entscheidungen.
Schlechte Datenqualität kostet Geld, hohe Datenqualität zahlt sich aus. Auf diesen einfachen Nenner lassen sich alle Massnahmen rund um die Sicherung einer hohen Datenqualität, die Einhaltung der Datenintegrität und das Stammdaten-Management bringen. Marketingaktionen mit inkorrekten Daten verfehlen ihr Ziel, Angebote müssen neu berechnet werden, weil die Datenbasis fehlerhaft ist oder Rechnungen werden nicht beglichen, weil die Adressangaben nicht stimmen. In Unternehmen, die über keine Data-Governance-Strategie und damit über kein explizites Informationsmanagement verfügen, gibt es Schätzungen aus dem Projektalltag zufolge in jedem vierten Kundendatensatz gravierende Fehler.
Wie aber lässt sich Data Governance im Unternehmen umsetzen? Wie lässt sich die Datenqualität optimal steuern und überwachen? Information Builders hat in sieben Regeln die wichtigsten Leitlinien bei der Einführung eines strategischen Informationsmanagements zusammengefasst.
1. Strategie und Ziele festlegen
Da heute immer mehr Mitarbeiter schnell Entscheidungen im Alltag treffen müssen, benötigen sie jederzeit Zugriff auf aktuelle, konsistente und korrekte Daten. Die Einführung eines strategischen Informationsmanagements ist daher kein einmaliges Projekt. Die Etablierung von Data Governance folgt einer langfristig ausgerichteten Strategie, die alle unternehmenskritischen Anwendungen und Daten umfasst. Die Regeln und Prozesse zur Überwachung und Steuerung einer hohen Datenqualität werden in der Data-Governance-Strategie festgelegt.
2. Den Nutzen von Data Governance ermitteln
Abhängig vom Ist-Zustand in einem Unternehmen erfordert strategisches Informationsmanagement Investitionen in die IT und in einigen Fällen auch in die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern. Geschäftsbereiche, die Data Governance realisieren wollen, sollten Unterstützung in anderen Abteilungen und vor allem von der Geschäftsleitung oder dem Vorstand suchen – und nicht zuletzt eine betriebswirtschaftliche Begründung von quantitativen und qualitativen Vorteilen für das Unternehmen aufzeigen.
3. Nutzen mit Zahlen aus Marktstudien untermauern
Wenn es um Kosten und Erträge von Informationsmanagement geht, liefern veröffentlichte Marktstudien, wissenschaftliche Beiträge und die Erfahrungen anderer Unternehmen wichtige Hinweise, mit denen der angestrebte Nutzen und die Vorteile des Investitionsvorhabens untermauern lassen. Ebenso wie Geschäftsprozesse mit Kennzahlen gesteuert werden, müssen auch für die Datenqualität Kennzahlen festgelegt werden.
4. Den vorhandenen Datenbestand bewerten
Die Überwachung und Steuerung der Datenqualität muss frühzeitig ansetzen, damit aus kleinen Ungenauigkeiten keine grossen Probleme entstehen. Die Fachabteilungen leisten dazu einen wichtigen Beitrag, aber sie finden meist nur das allzu Offensichtliche. Wichtig ist ergänzend dazu ein grundsätzliches Durchleuchten der Unternehmensdaten. Dies ist die Aufgabe von Data Profiling. Die Ergebnisse der ersten Bestandsaufnahme können in einen Investitionsantrag zur Einführung von Data Governance eingebaut werden.
5. Die technologischen Voraussetzungen klären
In Abstimmung mit den Fachabteilungen muss die IT-Abteilung die technologischen Grundlagen des strategischen Informationsmanagements aufbauen und einen zuverlässigen Betrieb sicherstellen. Um auf die unterschiedlichsten internen und externen, strukturiert und unstrukturiert vorliegenden Daten zugreifen zu können, wird flexible und passgenaue Integrationstechnologie benötigt, die einen reibungslosen und einfachen Zugang zu jedem Informationssystem gewährleistet.
6. Die Erfolgsfaktoren identifizieren
Jede strategische Initiative in einem Unternehmen – und dazu gehört die Einführung von Data Governance – muss die wichtigsten Erfolgs-, aber auch die grössten Risikofaktoren kennen. Zu den Erfolgsfaktoren zählen etwa die Unterstützung durch die Geschäftsleitung, die Akzeptanz in den Fachbereichen sowie schnelle und nachweisbare Erfolge. Mögliche Risiken sind eine unzureichende finanzielle Ausstattung, eine fehlende Erfolgskontrolle, eine mangelhafte technologische Grundlage oder ein Nebeneinander von Fachabteilungen und IT.
7. Ziele und Erfolge regelmässig kommunizieren
Das strategische Informationsmanagement ist ein permanenter Prozess. Alle Abläufe folgen einem Planen-Tun-Überprüfen-Umsetzen-Zyklus mit dem Ziel einer kontinuierlichen Verbesserung. Fachbereiche und IT müssen alle Vorhaben und Ziele kommunizieren und damit die Akzeptanz und das Engagement der Mitarbeiter sicherstellen und vorantreiben.
Unternehmen können eine dauerhaft hohe Datenqualität nur durch ein systematisches, unternehmensweites Vorgehen erreichen. Die enge Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen und der IT ist dazu eine notwendige Voraussetzung. Organisatorisch kann dies etwa so umgesetzt werden, dass ein einzelner Mitarbeiter (ein Data Steward) oder in grossen Unternehmen ein fest etabliertes Team aus Mitarbeitern der IT und Fachabteilungen mit dieser Aufgabe betraut wird. Dieses Team ist dann auch für die Überwachung und Steuerung der Datenqualität verantwortlich. Starten kann die Thematik „Verbesserung der Datenqualität“ in kleinen Schritten. Data Governance bildet letztlich das alles umspannende Konzept für das gesamten Unternehmen und sollte ganzheitlich und von der Geschäftsleitung ausgehend gelebt werden. (Information Builders/mc/ps)
