Barcelona – Prozessoptimierungen sind extrem wichtig. Jedes einzelne Unternehmen hat großes ungenutztes Einsparpotenzial, welches mit der passenden Methode gefunden und genutzt werden kann. Die richtige Methode heisst Prozessanalyse. Mit dieser lassen sich Schwachstellen identifizieren und Abläufe optimieren.
Dabei gibt es verschiedene Ansätze, die je nach Aufgabenstellung am besten geeignet sind. Von Prozessoptimierungen hin zum Einsatz von HR Software – welcher Ansatz der Richtige ist, hängt von den jeweiligen Zielen ab, die mit der Optimierung erreicht werden sollen und davon, um welchen Bereich es sich handelt.
Chancen von Prozessoptimierungen
Unternehmen müssen in Zeiten des ständigen Wandels proaktiv sein und sich den Herausforderungen stellen. Dabei kommt es primär auf effektive und effiziente Prozesse an. Die Prozessanalyse ist eines der wichtigsten Werkzeuge, um die Effizienz in einem Unternehmen zu steigern. Denn dadurch können nicht nur Kosten gesenkt werden, dies ermöglicht auch eine schnellere und effektivere Bearbeitung von Aufgaben und erhöht so die Produktivität des Unternehmens.
In Zeiten der stetigen Digitalisierung ist es wichtig, die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und auszubauen. Durch eine effizientere Ressourcennutzung und transparenter gestaltete Abläufe kann dies erreicht werden. Ferner steigt durch die Prozessoptimierung auch die Qualität von Produkten und Dienstleistungen. Nutzniesser hierbei ist letzten Endes immer der Endkunde.
Das Unternehmen wird also insgesamt produktiver und erfolgreicher. Doch wo soll man in der Prozesslandschaft ansetzen?
Welche Prozesse können optimiert werden?
Prozessoptimierungen im Unternehmen lassen sich in vielen Bereichen durchführen, um Kosten zu sparen und die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen zu steigern. Zu nennen sind hier beispielhaft folgende Bereiche:
- Angebots- und Auftragsabwicklung: z.B. Wiedervorlagen, Kalkulationen, Angebotserstellung
- Fertigungsprozesse: z.B. Arbeitsabläufe, Materialbeschaffung
- Lagerhaltung: z.B. Lagersysteme, Organisation, Bestandsmanagement
- Qualitätssicherung: z.B. QM-Massnahmen, Audits, Testabläufe
- HR-Vorgänge: z.B. Performance Management, Reisekosten und Spesen, Zeiterfassung
Je nach Bedarf kann man diese Bereiche analysieren und passende Maßnahmen zur Optimierung auswählen.
Massnahmen zur Prozessoptimierung
Die folgenden Massnahmen können helfen, Prozesse zu optimieren und so Kosten zu sparen:
Standardsoftwarelösungen
Standardsoftwarelösungen können häufig in der Anpassung an die eigenen Unternehmensprozesse sehr hilfreich sein. Die Software ist meistens modular aufgebaut und kann dementsprechend leicht an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Auch wenn es zunächst etwas teurer erscheint, so rechnet sich diese Investition in den meisten Fällen. Auch für den Support ist gesorgt – im Gegensatz zu individuell entwickelten Lösungen profitieren Nutzer hier von einem grossen Community-Umfeld.
Automatisierung von Geschäftsprozessen
Prozesse, die nicht standardisiert sind, verschlingen unnötig Zeit und Ressourcen. Durch die Automatisierung von Prozessen lassen sich diese Kostenfaktoren reduzieren und Kosten sparen. Manuelle Tätigkeiten werden reduziert und Mitarbeiter können sich auf wesentliche Aufgaben konzentrieren.
Nutzung externer Dienstleister
Die Einbindung externer Dienstleister ist eine weitere Möglichkeit, Prozesse zu optimieren. Dabei sollte allerdings sorgfältig abgewogen werden, ob die Kosten für die Dienstleistung nicht höher sind als die Kosten, die durch ineffiziente Prozesse entstehen. In vielen Fällen kann es sich lohnen, externe Dienstleister einzubinden, um Prozesse zu verbessern und Kosten zu reduzieren.
Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter
Eine weitere Möglichkeit, Prozesse zu optimieren, ist die Schulung und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter. Damit sind vor allem Weiterbildungsmassnahmen gemeint, die darauf abzielen, die Arbeitsschritte Ihrer Mitarbeiter effektiver zu gestalten. Durch diese Massnahmen werden nicht nur die Arbeitsabläufe optimiert, sondern auch die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter gesteigert. Denn nur wer die Hintergründe und Zusammenhänge versteht, kann aktiv zur Optimierung beitragen. Eine Schulung sollte deshalb immer Teil einer Prozessoptimierung sein.
Fazit
Unternehmen sollten ihre Prozesse kontinuierlich hinterfragen und auf Einsparpotenziale überprüfen. Dabei ist es wichtig, sowohl die internen Abläufe als auch die Schnittstellen zu externen Partnern zu berücksichtigen.
Auch wenn der Aufwand für eine Optimierung der Prozesse hoch erscheinen mag, so lohnt sich dieser in den meisten Fällen. Durch eine effizientere Gestaltung der Prozesse können Unternehmen Kosten reduzieren, Zeit sparen, die Qualität steigern und somit ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen. (Fact/mc/hfu)
