BDO: Warum fehlende Stellvertretungsplanung für viele KMU existenzbedrohend wird
Was passiert, wenn eine Schlüsselperson plötzlich ausfällt? Eine unerwartete Krankheit, eine kurzfristige Kündigung oder eine längere Abwesenheit im Bereich Finanzen oder Administration können selbst stabile KMU aus der Bahn werfen. Prozesse stehen still, Kundenbeziehungen leiden, und wertvolles Wissen droht verloren zu gehen. Die entscheidende Frage lautet: Wie planen Unternehmen Stellvertretungen umsichtig ein?
Von Beat Mörgeli, dipl. Wirtschaftsprüfer BDO AG, Co-Niederlassungsleiter BDO Winterthur
Ad interim heisst nicht einfach Ersatz, sondern vor allem Wissenssicherung. Eine interimistische Stellvertretung im Finanz- oder Administrationsbereich ist weit mehr als das kurzfristige Schliessen einer Lücke. Während klassische Personalrekrutierung auf Dauerbesetzung und kulturelle Passung zielt, fokussiert die ad-interim-Lösung auf Funktionsfähigkeit, Wissenstransfer und Kontinuität.
Gerade im Finanzwesen ist das Wissensrisiko besonders heikel. Explizites Wissen – also dokumentierte Prozesse, Handbücher oder Checklisten – lässt sich meist gut übertragen. Implizites Wissen hingegen – Erfahrungswerte, Netzwerke und Entscheidungslogiken – existiert oft nur im Kopf einer Schlüsselperson. Genau dieses implizite Wissen bildet das Fundament der Produktivität vieler KMU und ist im Krisenfall am schwersten zu sichern.
Systematische Wissenssicherung statt Improvisation
Ein strukturiertes Stellvertretungs- und Wissenssicherungsmodell kann verhindern, dass wertvolles Know-how im Vakuum verschwindet. In der Praxis bewährt sich ein dreistufiger Ansatz:
- Role-Mapping: Klare Identifikation von Schlüsselrollen, Aufgaben, Abhängigkeiten und Risiken. Welche Funktionen sind für das Tagesgeschäft oder Kundenbeziehungen kritisch?
- Shadowing und Dokumentation: Gezieltes Begleiten des Wissensträgers durch Stellvertreter oder externe Fachpersonen. Arbeitsprozesse werden beobachtet, dokumentiert und in standardisierten Protokollen festgehalten.
- Transfer-Workshops und Check-ins: Wissenssicherung ist kein einmaliger Akt. Durch regelmässige Austausch- und Reflexionsschlaufen wird das übertragene Wissen lebendig gehalten und weiterentwickelt.
Dieser Prozess reduziert nicht nur Risiken, sondern stärkt auch die organisatorische Lernfähigkeit – ein zentraler Wettbewerbsfaktor für KMU.
Warum externe Spezialistinnen und Spezialisten den Unterschied machen
Gerade im heutigen Fachkräftemangel lässt sich die Abdeckung solcher Schlüsselpositionen intern selten kurzfristig sicherstellen. Externe ad-interim-Spezialistinnen und -Spezialisten bringen hier entscheidende Vorteile:
- Geschwindigkeit: Sie sind sofort einsatzbereit und überbrücken Vakanzen ohne lange Einarbeitung.
- Neutralität: Sie agieren unabhängig von internen Dynamiken und können Wissen objektiv erfassen und strukturieren.
- Erfahrung: Sie verfügen über methodisches Know-how im Wissensmanagement und haben erprobte Tools zur Sicherung und Weitergabe von Fachwissen.
Damit werden sie zu strategischen Partnern in der Krisenprävention. Nicht als Ersatz für interne Mitarbeitende, sondern als Katalysator für Wissenstransfer und Stabilität. Insbesondere in KMU, wo Ressourcen knapp und Rollen oft mehrfach besetzt sind, kann diese externe Unterstützung den entscheidenden Unterschied zwischen Chaos und Kontinuität ausmachen.
Stellvertretungsplanung ist Überlebensstrategie
Stellvertretungsplanung ist weit mehr als organisatorische Vorsorge: Sie ist Risikomanagement in seiner wirkungsvollsten Form und damit eine Frage unternehmerischer Vernunft.
Wer heute keine klaren Strukturen für ad interim und Wissenssicherung schafft, riskiert morgen Stillstand. Denn nicht der Fachkräftemangel gefährdet das Unternehmen, sondern der fehlende Plan, ihm zu begegnen. (BDO/mc/hfu)
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