OBT: Digitalisierung in der Verwaltung – zwischen Erfahrungsschatz und Zukunftsperspektive
St. Gallen – In vielen administrativen Bereichen und Finanzabteilungen stützen sich die Abläufe auf das Wissen langjähriger Mitarbeitenden. Pensionierungen und Abgänge ziehen daher verschiedene Herausforderungen nach sich. Der Artikel zeigt, wie Unternehmen personenbezogene Abhängigkeiten dank optimierter Digitalisierung verringern können.
In vielen Verwaltungen sind die administrativen Prozesse zwar eingespielt, oft jedoch nicht vollumfänglich dokumentiert, sondern in den Köpfen von Mitarbeitenden verankert. Neue Mitarbeitende benötigen viel Zeit und Unterstützung, um sich einzuarbeiten. Ein Aufwand, der meist zulasten der erfahrenen Kollegen geht.
Die Belastung auf diese Teams steigt mit dem Wachstum des Unternehmens und der Zunahme an weiteren Dienstleistungen an. Zudem nimmt der Druck auf alle Beteiligten zu, wenn Pensionierungen bevorstehen und das Know-how verloren geht.
Prozesse vor Digitalisierung weiterentwickeln
Die Digitalisierung wird oft als Lösung angepriesen. Doch sie greift nur dann, wenn die Prozesse zuvor kritisch hinterfragt und optimiert werden. Es reicht nicht, bestehende Abläufe einfach zu digitalisieren – vielmehr müssen sie gemeinsam mit den Mitarbeitenden weiterentwickelt werden. Somit landet man wieder bei den Mitarbeitenden mit dem grössten Erfahrungsschatz, aber auch der grössten zeitlichen Auslastung. Bei der Optimierung und Digitalisierung der Prozesse gilt es, diesem Umstand grosse Beachtung zu schenken. Oft müssen zusätzliche Ressourcen hinzugezogen werden, um dieses Projekt sinnvoll umzusetzen.
Know-how-Abhängigkeit senken
Das Ziel darf nicht sein, Mitarbeitende zu ersetzen. Vielmehr geht es darum, weniger abhängig vom Know-how einzelner Personen zu sein. So kann der Druck reduziert und die Organisation zukunftsfähig gemacht werden. Gleichzeitig können neue Jobprofile entstehen oder bestehende angereichert werden. In der Realität ist es jedoch oft so, dass sich das Augenmerk vielmehr auf die «Profit Center» richtet. Langfristig leiden darunter aber die Effizienz im ganzen Unternehmen und die Qualität in den administrativen Prozessen, die der Kunde auch spürt.
Fazit
Unternehmen scheuen sich zu oft davor, den wichtigen Digitalisierungsschritt in den administrativen Bereichen zu gehen. Primär aufgrund der Belastung der Ressourcen sowie einmaliger und wiederkehrender Kosten der digitalen Lösung. Die Erkenntnis ist aber, dass dieser Schritt früher oder später sowieso kommen wird. Je länger die Unternehmen warten, desto höher sind jedoch die Belastung der Ressourcen und die Kosten. (OBT/mc/ps)
