OBT: Thomas Koller und Marcel Baghdassarian über den digitalen Archivierungsprozess

OBT: Thomas Koller und Marcel Baghdassarian über den digitalen Archivierungsprozess
Thomas Koller und Marcel Baghdassarian (r.) von OBT. (Foto: zvg)

Digitalisierung – ein aktueller Trend, der schon lange keine Neuigkeit mehr ist. Es gibt einen branchenübergreifenden Konsens, dass nur wer sich damit auseinandersetzt, eine Chance auf zukünftigen Erfolg hat. Und obwohl dieses Credo bereits auch in den entlegensten Orten der Industrienationen angekommen ist, wissen viele Unternehmen noch immer nicht, wie sie den geänderten Anforderungen gegenübertreten sollen. Die OBT AG stellt sich den internen und externen Herausforderungen der Digitalisierung systematisch: Einmal im Monat treffen sich die beiden Strategen von OBT – Thomas Koller, VR-Präsident, und Marcel Baghdassarian aus dem Fachbereich Informatik – und stecken zu diesem Thema die Köpfe zusammen. Gemeinsam besprechen sie aktuelle Fragestellungen, identifizieren mögliche Stolpersteine und erarbeiten praxisnahe Lösungsansätze.

Marcel: Einer der schönsten Aspekte der Digitalisierung ist der grosse Vorteil, dass Daten ortsunabhängig zur Verfügung stehen. Solange ich ein Gerät habe, mit dem ich auf den Server zugreifen kann – Laptop, Tablet oder Smartphone – habe ich alle benötigten Daten immer und überall dabei! Dadurch, dass Dokumente zentral gespeichert und nicht lokal auf einzelnen Geräten oder Medien wie Aktenordnern abgelegt werden, entstehen gar nicht erst die früher üblichen Medienbrüche – typische Quellen für Ineffizienz und Übertragungsfehler.

Thomas: Wenn man an Aktenordner denkt, ist es auch besonders interessant, sich zu überlegen, in welch riesigen Archivräumen diese aufbewahrt werden. Da sind Berge von Papier! Mit cleverer Digitalisierung gehört dieses Bild der Vergangenheit an. Das Archivieren von Dokumenten in Serverstrukturen spart Unmengen an Platz und Kosten. Gängige Archivräume sind teuer und aufwändig im Unterhalt. Ausserdem ist die Suche nach Dokumenten in digitalen Archiven ein Vielfaches einfacher: Man muss dazu nur die Suchfunktion betätigen und hat das Ergebnis in wenigen (Milli-)Sekunden.

Marcel: Diese Vorteile sind wirklich enorm. Mit der heutigen Technologie würde ich heutzutage so gut wie nichts mehr analog archivieren. Da gibt es nur ganz wenige Ausnahmen wie z.B. antike Dokumente aus vergangenen Jahrhunderten – aber die sind ohnehin eher ein Fall fürs Museum.

Thomas: Bei manchen Dokumenten wie z.B. wirklich wichtigen Kaufverträgen dürfte die psychologische Hürde, die physischen Dokumente zu zerstören, auch ziemlich hoch sein. Aber davon abgesehen würde ich auch sagen, dass man auf physische Ablagen fast vollständig verzichten kann – soweit das gesetzlich zulässig ist.

„Wichtig ist auf jeden Fall die Konzeption des Archivierungsprozesses. Es muss genau festgelegt werden, was zu tun ist.“

Marcel: Wichtig ist auf jeden Fall die Konzeption des Archivierungsprozesses. Es muss genau festgelegt werden, was zu tun ist. Sollen lediglich neue Informationen in digitaler Form abgelegt oder darüber hinaus auch Prozesse optimiert werden? Verfüge ich über mehrere Systeme, welche Dossiers für die Archivierung ermögliche, und möchte ich diese in einen Topf werfen? Das alles sind Fragen, die systematisch beantwortet werden müssen, bevor ein digitaler Archivierungsprozess initiiert wird.

Thomas: Im Idealfall ist die Archivierungslösung ohnehin Bestandteil eines ganzen Dokumentenmanagement-Systems (DMS). So ein System umfasst den gesamten internen Belegfluss und schlussendlich auch die Archivierung. Kostenlos bekommt man solche Gesamtlösungen natürlich nicht, aber auf dem Markt gibt es viele Lösungen mit unterschiedlichen Preis-Leistungs-Verhältnissen. Digitales Archivieren alleine bringt jedenfalls nicht den gewünschten Effekt.

Marcel: Da hast du Recht. Gerade wenn es darum geht, eine Gesamtübersicht zu erhalten, sind übergreifende DMS der Schlüssel. Die jeweils einzelnen Archivsysteme, die mittlerweile fast jeder Applikationsanbieter hat, funktionieren zwar meist gut, sind aber nicht über einzelne Applikationen hinweg miteinander verbunden. Welches DMS das beste ist, kann man pauschal wirklich nicht sagen. Da müssen situativ die Vor- und Nachteile der vielen Anbieter abgewogen werden.

Thomas: Apropos Nachteile: Ein häufiger Einwand gegen digitale Ablagesysteme ist der Punkt Datenschutz – und das vollkommen zu Recht! Dieses Thema ist wichtig und muss ernst genommen werden, gerade im Zeitalter von Big Data. Der Bedeutung müssen sich alle bis hoch zum Verwaltungsrat bewusst sein. Kleineren Unternehmen würde ich daher immer empfehlen, die Datenhaltung an ein professionelles Datencenter zu übertragen. Dort sind die Prozesse so aufgebaut, dass das Risiko eines Datenverlusts oder einer Cyberattacke minimal ist.

Marcel: Die Infrastruktur ist wirklich das A und O. In einem grossen Rechenzentrum, das mit höchsten Sicherheitsstandards arbeitet und über eine ISO-27001-Zertifizierung verfügt, sind sensible Daten am besten aufgehoben. In der Schweiz können die Datenschutzrichtlinien gerade bei besonders schützenswerten Daten gut eingehalten werden. Hier punkten wir mit unserer «Swissness».

In der nächsten Ausgabe nehmen Thomas und Marcel das Thema Big Data unter die Lupe und besprechen die dazugehörigen Analysetools.

Wir lesen uns!

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