Verträge und Dokumente: Ist das Original oder ein Scan ausreichend?

Unterschrift

Berlin – In der heutigen Zeit werden zahlreiche Dokumente digital aufbewahrt und verwaltet. Das heißt jedoch nicht, dass es keine Original Dokumente mehr gibt. Das Original wird meist irgendwo aufbewahrt und abgeheftet. Es ist auch möglich, dass Original Dokumente gescannt und digital verwahrt werden. Bei einigen Dokumenten reicht es aus, wenn das Dokument im nach einem Scan zur Verfügung gestellt wird – andere Dokumente müssen hingegen zwingend im Original vorgelegt werden, damit bestimmte Dinge nachgewiesen werden können oder Prozesse initiiert werden können.

Besonders in der Kommunikation mit Behörden ist es häufig notwendig, dass Briefe unterschrieben werden müssen und die Dokumente im Original vorgelegt werden. Dies trifft vor allem dann zu, wenn man selbst an die Behörde etwas formuliert und hier entsprechend davon ausgeht, dass Dinge erklärt oder geregelt werden müssen. Sollte es umgekehrt der Fall sein, dass die Behörde einen Brief oder einen Bescheid zustellt ist es denkbar, dass dieses Schreiben ohne Unterschrift maschinell erstellt wird und dann zugestellt werden kann. Solche Schreiben oder Bescheide von der Behörde können auch digital zugestellt und digital aufbewahrt werden. Ein typisches Beispiel ist ein Steuerbescheid, der im Online Portal der Behörde abgerufen werden kann.

Es gibt im so genannten Verwaltungsverfahrensgesetz in Paragraph 37 in Absatz 5 einen Hinweis dazu, dass die Möglichkeit besteht, komplett ohne Unterschrift zu arbeiten, wenn eine Behörde einen Bescheid erstellt. Der komplette Akt, der durch das Schreiben der Behörde in die Wege geleitet wird ist dennoch gültig und hat in jedem Fall bestand.

Mietverträge: im Alltag anders genutzt als in der Vorgabe

Bei einem Mietvertrag gibt es nicht unbedingt die Vorgabe, dass eine Schriftform vorhanden sein muss. Das bedeutet im Klartext, dass der Gesetzgeber nicht davon ausgeht, dass bei einem Mietvertrag ein Vertrag aufgesetzt wird, der dann schriftlich festgehalten wird. Bei langfristigen Verträgen mit einer Laufzeit von mehr als 12 Monaten ist es notwendig, dass der Vertrag eigenhändig unterschrieben wird. Sollte dies nicht der Fall sein gilt er definitiv gemäß Paragraph 550 des BGB ebenfalls für eine unbestimmte Zeit.

In unserem alltäglichen Leben ist es dennoch vielen Menschen wichtig, dass ein schriftlicher Mietvertag vorliegt. Dieser sorgt für klare Verhältnisse und regelt auch die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten. In einem Mietvertrag wird genau definiert und festgehalten, wie das Objekt zu reinigen ist, wie es mit dem Treppenhaus und mit den Mülltonnen aussieht und was noch alles zu tun ist, wenn man in dem Mietobjekt leben möchte, oder dieses Nutzen möchte. Grundsätzlich können Mietverträge schriftlich auf Papier oder digital aufbewahrt werden. Es ist denkbar einfach, dass ein Mietvertrag eingescannt werden kann und dann digital verwaltet werden kann. Sorgen, dass man gegen ein Gesetz verstößt braucht man sich nicht machen, wenn man einen Mietvertrag einscannt und dann digital aufbewahrt. Das liegt daran, dass das Mietvertragsdokument ja nicht verändert oder adaptiert wird, so dass von Gesetzeswegen keine Probleme auftreten können.

Auch digitale Versionen eines Mietvertrages können eingereicht werden, wenn es Probleme gibt, die geklärt werden müssen. Sollte es zu einem Streit zwischen dem Mieter und dem Vermieter kommen, kann der Mietvertrag auch digital dem Anwalt oder aber auch dem Gericht zur Verfügung gestellt werden. Das ist in der Praxis gar kein Problem und sorgt dafür, dass in der heutigen Welt schnell und einfach ein Sachverhalt verstanden werden kann. Digitale Dokumente werden häufig verschickt und sorgen dafür, dass jede Menge an Zeit eingespart werden kann, weil Dinge nicht ausgedruckt werden müssen. Hinzu kommt der Umstand, dass es auch unter dem Gesichtspunkt der Nachhaltigkeit sehr interessant ist, Dinge per E-Mail zu verschicken und kein Papier dafür zu verschwenden.

Bei einem Rechtsstreit kann es jedoch immer dazu kommen, dass auch nach dem Original gefragt wird, was je nach Vertrag und Thema verschieden ist. Aus diesem Grund ist es ratsam, dass das Original oder eine beglaubigte Kopie vorgelegt werden kann, wenn man sich dazu entscheidet, vor Gericht zu gehen.

Bewerbungen: Muss ich Dokumente im Original vorlegen?

Bei einer Bewerbung ist es heutzutage nicht mehr notwendig, dass ein Dokument im Original vorgelegt werden muss. Ein Diplom, eine Promotion oder aber auch Zeugnisse müssen nicht mehr als Original zur Verfügung gestellt werden, wenn man sich dazu entscheidet, sich auf eine Stelle zu bewerben. Grundsätzlich ist es aber ratsam, dass diese Dokumente natürlich im Original vorhanden sind, da es Situationen geben kann in denen es erforderlich ist, dass die Dokumente vorgelegt werden müssen. Generell ist es erlaubt, dass die Dokumente eingescannt und bzw. oder auch kopiert werden.

Sollte es zu einem Anstellungsvertrag kommen ist es mitunter relevant, dass der Arbeitgeber das Original bzw. eine beglaubigte Kopie einsehen kann. Hier ist es ratsam, dass eine beglaubigte Kopie vorhanden ist, so dass man nicht das Original zum Arbeitgeber senden muss, was natürlich zu vermeiden ist. Bei manchen Arbeitgebern kann es ausreichend sein, wenn das Original am Tag der Einstellung mitgebracht und vorgelegt werden kann. Bei Rechnungen ist es notwendig, dass diese bis zu 10 Jahre lang im Original vorgelegt werden. Gerade bei geschäftlichen Belegen ist dieses Vorgehen normal. Wer Rechnungen beim Finanzamt einreicht, muss jederzeit damit rechnen, dass eine Anfrage kommt, bei der die Rechnungen eingesehen werden wollen. (CA/mc/hfu)


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