Stuttgart – Für Absprachen, bei denen auch Remote-Teams eingebunden werden, nutzen Sie eine Webkonferenzsoftware? Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie deren volles Potenzial ausschöpfen können, um virtuelle Teammeetings zu einem echten Erfolg zu machen?
Um sich mit Teamkollegen orts- und zeitunabhängig verbinden zu können, ist eine Webkonferenzsoftware für aufstrebende Unternehmen unerlässlich. Sie ermöglicht effiziente Zusammenkünfte, vermeidet Reisekosten, stärkt das Image des Geschäftsbetriebes, bietet Flexibilität und einen Wettbewerbsvorteil. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine passende Webkonferenzsoftware auswählen, virtuelle Meetings effizient abhalten und sie im Anschluss optimal nachbereiten.
Auswahl der richtigen Webkonferenzsoftware
Grundsätzlich sollte eine Webkonferenz Software zur Verfügung stehen, die eine Kollaboration der Teammitglieder zielgerichtet fördert und unterstützt. Allein aus Kostengründen ist es hierbei entscheidend, dass das Meeting-Management effizient ist und keine wertvolle Arbeitszeit verstreicht.
Folgende Features unterstützen Sie beim Abhalten onlinebasierter Meetings, die einen schnellen und zielgerichteten Austausch ermöglichen:
- Übertragung von Audioinhalten
- Übertragung von Videoinhalten
- Aufzeichnung von Meeting Kontext
- Integration einer Chatfunktion
- Bereitstellung eines Whiteboards
- Freigabe der Rechnersteuerung
Handelt es sich um Webmeetings mit einer großen Teilnehmerzahl, ist es sinnvoll, bei den Funktionen auf eine weitreichende Diversifizierung zu achten. So lässt sich sicherstellen, dass das volle Potenzial der Webkonferenzsoftware nachhaltig Früchte trägt.
Vorbereitung auf das virtuelle Meeting
Teammeetings, die in Onlinekonferenzräumen stattfinden, gilt es nicht nur inhaltlich, sondern auch technisch vorzubereiten. Sind alle Tools und Funktionen der Webkonferenzsoftware einsatzbereit, geht beim Durchführen der Meetings Zeit nicht ungenutzt verloren. Ideal ist es, wenn im Unternehmen hierfür eine ausgewählte Person die Verantwortung übernimmt und für den Bedarfsfall eine Vertretung zur Verfügung steht. Gleichzeitig ist sicherzustellen, dass die Teammitglieder zur Handhabung der Konferenz-Tools geschult sind. Weiterhin sollten Sie vorab eine Meeting-Agenda festlegen und sie mit den Teilnehmern zu Zwecken einer ausführlichen Vorbereitung teilen.
Aktive Teilnahme fördern
Erfolgreiche Webkonferenzen leben von einer aktiven Beteiligung der Teilnehmer. Mithilfe ausgewählter Strategien erfahren sie Dynamik. So lohnt es sich, Zwischenfeedback durch eine gezielte Mitarbeiteransprache einzuholen. Interaktive Funktionen der Webkonferenz-Software wie das Erstellen von Multiple-Choice-Umfragen lockern die Besprechung auf und fordern das Feedback eines jeden Teilnehmers aktiv ein.
Best Practices zur Steigerung der Kommunikationseffizienz
Zu einer klaren und effektiven Kommunikation während einer Webkonferenz gehört es, die Themen zunächst zu priorisieren. Da auch die Mimik und Gestik kommunikativ wichtige Rollen einnehmen, ist das Hinzuschalten der Webcams denkbar. Weiterhin kann es hilfreich sein, der Kommunikation einen informellen Charakter zu verleihen. So lassen sich mögliche hierarchische Barrieren von vornherein überwinden. Hörbare Rückkopplungen können durch eine Stummschaltung der Mikrofone vermieden werden. Spricht ein Teilnehmer, schaltet er das Mikrofon erst kurz zuvor ein. Um Unterbrechungen zu vermeiden, hilft es, für die Webkonferenz vorher einen Moderator zu benennen. Zahlreiche technische Störungen können Sie durch die Wahl eines Premium-Softwarenanbieters und einen vorherigen Technik-Check vermeiden. Treten sie dennoch auf, kann die Zeit der Klärung mithilfe interaktiver Aufgaben überbrückt werden.
Nachbereitung und Follow-up
Damit die im Meeting besprochenen Inhalte nicht verhallen, ist eine protokollarische Dokumentation entscheidend. Wichtig dabei ist, das Protokoll allen anwesenden und nicht anwesenden Mitarbeitern zugänglich zu machen. Ergeben sich aus dem Meeting To-dos, so sind die Zuständigkeiten im Protokoll eindeutig zu benennen. Eine gute Webkonferenzsoftware hat die hierfür erforderlichen Funktionen ab Werk an Bord.
Fazit
Eine umfangreiche Auswahl an Software-Features sowie eine umfassende Meeting-Vorbereitung straffen Prozesse und machen Webkonferenzen für alle Beteiligten interessant. Mit der richtigen Webkonferenzsoftware und bewährten Strategien werden Ihre virtuellen Teammeetings nicht nur effizienter, sondern auch engagiert und sind nachhaltig von Produktivität gekrönt. (vitero/mc/hfu)
