Zürich – Die E-Signatur ermöglicht Firmen, ihre Mitarbeitenden im Home-Office arbeiten zu lassen. «In den letzten zwei Wochen haben wir einen markanten Anstieg an Registrationen verzeichnet», sagt Philipp Dick, CEO und Mitgründer der E-Signing Firma Skribble.
Das Unterschreiben von Verträgen stellt Firmen in der von COVID19 ausgelösten Home-Office-Welle vor Herausforderungen. Um weiterhin rechtssicher operieren zu können, müssen Dokumente unterschrieben werden – von Kaufverträgen über Offerten bis zu Spesenbelegen. Und Unterschriftsprozesse verlangen bei vielen Firmen die physische Präsenz ihrer Mitarbeiter.
Das führt zu einem Konflikt. Bleiben die Mitarbeitenden im Home-Office, können Firmen ihre Dokumente nur mit grossen Verzögerungen unterschreiben: Der Umweg über den Postversand ist zeitaufwändig, vor allem wenn mehrere Parteien involviert sind – eine zusätzliche Belastung für die bereits stark geforderten Firmen.
Die effizientere Alternative, der Besuch im Office, widerspricht den herrschenden Empfehlungen. Das führt so weit, dass Firmen auf Methoden zurückgreifen, die nicht gültig oder wenig beweiskräftig sind, womit sie sich – bewusst oder unbewusst –auf ein rechtlich risikoreiches Terrain begeben wie das Scannen und Mailen von handschriftlich unterzeichneten Dokumenten.
Beweiskräftiges Signieren auf elektronischem Weg
Es gibt aber noch eine weitere, weniger bekannte Option, die rasant an Beliebtheit gewinnt: das beweiskräftige Signieren auf elektronischem Weg.
«In den letzten zwei Wochen haben wir einen markanten Anstieg an Registrationen verzeichnet», sagt Philipp Dick, CEO und Mitgründer von Skribble. Die TrustTech-Firma ermöglicht es, elektronische Dokumente einfach rechtsgültig zu signieren. Die Grundlage bilden gesetzlich geregelte Standards, unter anderem die qualifizierte elektronische Signatur (QES) – die einzige Form der elektronischen Signatur, die der handschriftlichen Unterschrift vor dem Gesetz gleichgestellt ist.
«Wir haben Massnahmen ergriffen, um der hohen Nachfragen gerecht zu werden,» so Dick. Dazu zählt das einfache Onboarding von Mitarbeitenden. «Ab sofort können Firmen ihre gesamte Mitarbeiterschaft innert weniger Tage zum Signieren befähigen.” Das gilt für Verträge mit hohem Anspruch an Beweiskraft wie Miet-, Hypothekar- oder Kaufverträge. «Die E-Signatur für einfache Dokumente wie Spesenbelege oder Informationssendungen ist innert weniger Minuten verfügbar.» Eine IT-Integration ist für keinen der Signaturstandards notwendig. (Skribble/mc/ps)
