Mit den zusätzlichen Funktionen lassen sich laut einer Medienmitteilung zum Beispiel Stichproben von ein- und ausgehenden E-Mails auch bei umfangreichem Nachrichtenverkehr erstellen, interne Prüfprozesse administrieren und Prüfungen durch Aufsichtsbehörden managen. Die Erweiterungen setzen auf der Lösung «Livelink ECM – E-Mail Monitoring» auf – Einer der beiden Hauptbestandteile der Open Text-Lösungssuite für das E-Mail-Management in Microsoft Exchange- und Lotus Notes-Umgebungen. Vor allem Branchen mit hohen regulatorischen Anforderungen und Unternehmen, die interne Standards im Bereich E-Mail-Kommunikation überwachen und durchsetzen oder den E-Mail-Verkehr für betriebswirtschaftliche Zwecke auswerten wollen, profitieren davon.&
nbsp;
Reaktion auf rechtliche und behördliche Auflagen
Mit den funktionalen Erweiterungen reagiert Open Text auf jüngste rechtliche und behördliche Auflagen. Regulierungsbehörden verlangen in der Finanzdienstleistungsbranche, als laufende interne Revision Stichproben aus der Korrespondenz zwischen Wertpapierhändlern und den Kunden, diese zu auditieren und anschliessend über mehrere Jahre hinweg revisionssicher aufzubewahren. Die Einhaltung dieses Prozesses wird regelmässig durch Regulierungsbehörden überprüft.
Automatische Erfüllung der Anforderungen
Mit der erweiterten Open Text-Lösung lassen sich diese Anforderungen automatisiert erfüllen: Sie speichert die Korrespondenz zwischen den E-Mail-Konten von Wertpapierhändlern und deren Kunden in einem sicheren Archiv und erstellt als Teil eines Workflows in regelmässigen Abständen Stichproben aus den ausgetauschten E-Mails. Die neuen Funktionalitäten lassen sich darüber hinaus für andere Unternehmensziele nutzen. Zum Beispiel für die laufende Auditierung der Inhalte von E-Mails im Offertwesen oder im Kundensupport zur Qualitätssteigerung.
Ferner enthält die Lösung eine spezielle Benutzeroberfläche, um über dafür definierte Funktionen E-Mail-Nachrichten zur weiteren Aufbewahrung zu markieren, Prüfprozesse zu koordinieren und Eskalationsprozesse managen zu können, falls E-Mails mit zweifelhaftem oder unzulässigem Inhalt gefunden werden.
Records Management-Funktionen mit Beweis- und Belegcharakter
Die Lösungssuite von Open Text für E-Mail-Management besteht aus den beiden Komponenten «Livelink ECM – E-Mail Management» und enthält grundlegende Archivierungs-Funktionalitäten sowie ausgefeilte Records Management-Funktionen, um E-Mails als Unternehmens-Inhalte mit Beweis- und Belegcharakter zu managen. Dazu zählen unter anderem die Definition und Anwendung von Aufbewahrungsregeln und -fristen, Volltextsuche, vollautomatische und interaktive Klassifizierung, weitere Aufbewahrung ausgewählter E-Mails ausserhalb des normalen Lebenszyklus sowie Prüfprozesse. Die Lösungen lassen sich mit einer Vielzahl von Storage-Systemen von Anbietern wie EMC, Hitachi Data Systems, HP, IBM, Network Appliance und Sun Microsystems einsetzen. (mc/pg)
