Die letzte Entscheidung für oder gegen einen neuen Standort fällt am Hauptsitz der Gruppe in Essen, von wo aus auf die Informationen in der Akte ohne Zeitverlust und kostspielige Transportwege zugegriffen werden kann. Die digitale Objektakte ist vorläufiger Höhepunkt einer ECM-Reise mit Open Text, die 2007 mit der Implementierung einer elektronischen Bauakte auf Basis des Open Text-Archivs begann und in nur zwei Jahren zu einer unternehmensweiten Infrastruktur für ECM führte.
Archivsystem mit allen baurelevanten Informationen
«Projekte für Content Management werden bei Deichmann in der Regel von den Fachabteilungen initiiert», so Klaus Hachenberg, Leiter IS SAP bei der Deichmann SE. «Es waren die mobilen Mitarbeiter der Bauabteilung, die als erste nach einer digitalen Akte verlangten.» Ein Archivsystem, in dem alle baurelevanten Informationen wie Korrespondenzen, Baupläne, Verträge etc. ab Posteingang abgelegt wurden, musste deshalb her. «Es war von Anfang an klar, dass wir uns nicht für eine Speziallösung entscheiden durften, sondern für ein unternehmensweit einsetzbares Archiv. Denn in der IT wussten wir, dass in vielen Abteilungen ein Bedarf an einer Archivierungslösung bestand», betont Klaus Hachenberg. Lästige Rückfragen, das zeitraubende Zusammensuchen von Papierdokumenten oder Fehler aufgrund veralteter Informationen gehören seit der Implementierung der digitalen Bauakte, die nach nur fünf Monaten im April 2008 abgeschlossen werden konnte, der Vergangenheit an.
E-Mail-Archivierung innert weniger Monate realisiert
Parallel zur digitalen Bauakte wurde das Projekt E-Mail-Archivierung im Dezember 2007 in Angriff genommen. Auch dieses Projekt konnte innerhalb weniger Monate realisiert werden. Heute werden sämtliche E-Mails der rund 1?000 Anwender bei Deichmann revisionssicher archiviert; die Compliance ist sicher gestellt. Da Deichmann beim Thema E-Mail auf Lotus Notes setzt, war die Unterstützung für diese Technologie neben der Integrationsfähigkeit in die vorhandene SAP-Landschaft das wichtigste Entscheidungs-kriterium bei der Anbieterauswahl. Zudem musste die Lösung, die am zentralen IT-Standort von Deichmann in Essen implementiert werden sollte, mandantenfähig sein, um die verschiedenen Tochtergesellschaften in den einzelnen Ländern abbilden zu können. «Vor dem Hintergrund dieser Kriterien blieb schon nach kurzer Zeit von den ursprünglich 13 evaluierten Anbietern nur noch Open Text übrig», erklärt Klaus Hachenberg, «Insofern fiel uns die Entscheidung sehr leicht.»
Weitere Abteilungen folgten
Wie erwartet dauerte es nicht lange, bis weitere Abteilungen Bedarf an Unterstützung im Content Management anmeldeten, insbesondere die Rechnungsbearbeitung. Denn über 60?000 Rechnungen allein für Nichthandelsware gehen jährlich bei Deichmann ein. Wegen der Vielzahl der Geschäftsstellen und der langen Wege im Postlauf dauerte es in manchen Fällen mehrere Wochen, bis eine Rechnung bis zur Bezahlung verarbeitet werden konnte. Schon im Februar 2008 begann die Implementierung der Lösung Open Text Accounts Payable for SAP® Solutions. Im Zusammenspiel mit dem Open Text-Archiv, SAP Business Workflows und dem SAP-Finanzmodul konnte der komplette Prozess zur Rechnungsbearbeitung in nur vier Monaten digitalisiert und in weiten Teilen automatisiert werden. Ab Eingang können heute sämtliche Rechnungen in höchstens zwei Tagen bearbeitet und zur Zahlung vorbereitet werden.
Schlüsselprojekt digitale Personalakte
Ein weiteres Schlüsselprojekt war die Einführung der digitalen Personalakte. Auch hier ging es um Prozessproduktivität und -qualität. Die Mitarbeiter sollten von Routineaufgaben wie Dokumentensuche und -ablage entlastet werden, gleichzeitig sollten alle rechtlichen Auflagen zuverlässig und ohne grossen Aufwand erfüllt werden. Hierfür wurde die vorhandene Lösung Open Text Content Server mit dem Personalmanagementmodul von SAP verknüpft. Auch dieses Projekt konnte nach nur wenigen Monaten im Mai 2009 erfolgreich abgeschlossen werden. «Unser Ansatz, von Anfang an eine unternehmensweite Infrastruktur für Content Management einzuführen und diese dann je nach Abteilungsanforderung zu erweitern und anzupassen, hat sich als voller Erfolg erwiesen», resümiert Klaus Hachenberg. «Vor diesem Hintergrund ist auch unsere Entscheidung für Open Text als richtig zu bezeichnen. Das Angebot ist so umfassend und gleichzeitig so modulartig aufgebaut, dass wir damit Schritt für Schritt eine unternehmensweite ECM-Landschaft aufbauen konnten, die mit unseren Anforderungen flexibel mitwächst.» (OT/mc/hfu)
Open Text
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