September-Kolumne von iTrust: Einmal Menü Effizienz, bitte

September-Kolumne von iTrust: Einmal Menü Effizienz, bitte

Von Marcel Yünkes, COO iTrust

Wollt ihr über Mittag einen Happen Effizienz verspeisen? Die Efficiency-Bar für Mitarbeitende macht euch fit für das tägliche digitale Arbeiten.

Wie ihr meiner August-Kolumne entnehmen konntet, war ich in den Ferien. Ich schwelge richtig in den schönen Erinnerungen: Das Kitzeln der Sonnenstrahlen auf meiner Haut, das Wogen der Wellen… Nun denn: Ich bin zurück am Arbeitsplatz und unterhalte mich bei einer guten Tasse Rooibusch-Tee mit meiner Kollegin Tanja. «Nimmst Du heute Mittag auch an der Efficiency-Bar teil?», fragt sie unvermittelt und schiebt nach: «Das sind regelmässig über das Jahr verteilte 1:1-Coachings, bei denen Coaches den Teilnehmenden in rund 20 Minuten wichtige Inputs zu digitalem Arbeiten geben.»

Nützliche Effizienz-Snacks
Ich bin für einen Moment sprachlos. Toll, was unser Unternehmen für uns Mitarbeitende organisiert! Eigentlich habe ich mit Frank zum Mittagessen abgemacht. Doch dieses Angebot tönt zu verlockend, um nicht dabei zu sein. Bei diesen Coachings werden verschiedene Themenblöcke rund um E-Mail-Management und digitale Zusammenarbeit behandelt:

  • Mail-Bearbeitung: Mails werden in drei Kategorien eingeteilt: grosse Aufgabe, kleine Aufgabe, reine Information. Wie erhöhe ich meinen Fokus? Wie plane ich die Aufgaben im Outlook-Kalender?
  • Kalender: Hier lernt man, wie man Kategorien festlegt, im Kalender die Übersicht behält und Termine nach Kategorien filtert
  • «Shorts»: Schnellere Kommunikation dank Auto-Korrekturen im Outlook, Festlegen von Standards in der Kommunikation
  • «Mail-Block»: Mail-Bearbeitung in Blöcken, On-/Off-Zeiten definieren, One Touch anpeilen, das heisst: Eine Mail nimmt man nur einmal hervor, führt die Verarbeitung durch oder plant diese
  • «Quicky»: Wie installiere ich Quick-Steps und wende sie im Outlook an? Zudem lernt man, sich wiederholende Abläufe im Outlook zu automatisieren
  • Informationen entladen: CC-Kultur und das Handling verändern, Newsletter-Regeln anlegen

Weiterbildung über Mittag
«Heute geht’s ums Deaktivieren von Störfaktoren. Wir sehen uns!», sagt Tanja und verabschiedet sich Richtung Büro. Und ich verschiebe den Lunch mit Frank auf morgen.

Punkt 12 Uhr stehe ich im stilecht in eine Bar umfunktionierten Konferenzraum. Mit dabei habe ich meinen persönlichen Laptop, damit ich das Gelernte anschliessend sofort in die Praxis umsetzen kann. Mein Coach Ralph nimmt mich in Empfang und begrüsst mich herzlich. Es gehe nun um den Themenblock «Freedom». «Darunter sind das Ausschalten von vielen Störfaktoren gemeint – auf dem Smartphone, dem Tablet und dem Desktop», erklärt Ralph und ergänzt schmunzelnd: «Danach hast du effektiv mehr Freiheit und kannst dich auf deine Arbeit konzentrieren.»

Ein schmackhaftes Menü
Diese Aussicht fasziniert mich natürlich. Ich bin rasch drin im Thema und lerne, wie ich den Reminder in meinem Kalender deaktiviere, Push-Funktionen ausschalte und Mail-Benachrichtigungen stoppe. Nach genau 20 Minuten ist dieser Hochgeschwindigkeits-Input vorbei. Ich freue mich sehr, dass ich hierfür nicht einen ganzen Arbeitstag aufwenden musste, sondern in Kürze viele gute Anhaltspunkte mitnehme. Dieses Menü mundet mir effektiv sehr.

Efficiency-Bar auch ausserhalb der Firma
Neben meinem Unternehmen bieten auch diverse andere diese Kompakt-Weiterbildung ihren Mitarbeitenden an. Neu besteht diese Möglichkeit auch ausserhalb von Firmen, zum Beispiel an Hotspots wie Bahnhöfen. Die entsprechenden Daten und Orte werden den Personalabteilungen der sich in der Nähe befindenden Firmen frühzeitig kommuniziert, so dass sie die Mitarbeitenden informieren können. Ich meinerseits freue mich bereits auf meine nächste Teilnahme an der Efficiency-Bar. Denn ich habe definitiv Hunger auf mehr bekommen. Und deshalb gehe ich jetzt auch gleich ein leckeres Mittagessen holen. Euch wünsche ich einen guten Appetit!

Welches sind eure Erfahrungen mit digitalen Arbeitswerkzeugen? Zögert nicht und tragt sie direkt in die Kommentarfunktion ein.

iTrust.ch

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Marcel Yünkes ist COO der iTrust AG in Cham, einer führenden und unabhängigen Schweizer Beratungs- und Technologie-Dienstleisterin. Sie hat es sich zur Aufgabe gemacht, dass der Mensch gestärkt aus dem digitalen Wandel hervorgeht. (Foto: iTrust)

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Ein Effizienz-Coach von iTrust erklärt einem Teilnehmenden der Efficiency-Bar «on the go», wie er seine Arbeitstechnik verbessern kann.

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