AGILITA: Airport Hotels Frankfurt am Main GmbH – In fünf Monaten zum kompletten Systemwechsel

Wenn ein Hotelbetrieb mit über tausend Zimmern, zwei Marken und direkter Anbindung an Terminal 1 des grössten Flughafens Deutschlands seine gesamte Systemlandschaft erneuert, ist das ein Projekt von besonderer Tragweite. Genau das stand bei der Airport Hotels Frankfurt am Main GmbH an: Ein kompletter Neustart – und dafür nur gerade fünf Monate Zeit. Was nach Hochrisiko klingt, wurde zu einer Erfolgsgeschichte.

Ein Hotelbetrieb mit internationalem Puls
Direkt am Terminal 1 des Frankfurter Flughafens betreibt die Airport Hotels Frankfurt am Main GmbH zwei Marken unter einem Dach: Das Sheraton Frankfurt Airport Hotel & Conference Center und das Frankfurt Airport Marriott Hotel.

Mit über tausend Zimmern, einem grossen Congress Center, zahlreichen Restaurants und 58 Veranstaltungsräumen gehört der Betrieb zu den bedeutendsten Flughafenhotels Europas. Rund 350 Mitarbeitende aus mehr als 60 Nationen sorgen dafür, dass Geschäftsreisende, Airline Crews, internationale Gäste und Eventveranstalter täglich ein reibungsloses Erlebnis haben.
Die besondere Lage und die Dual Brand Struktur machen das Unternehmen zu einem komplexen Organismus, der auf eine stabile und moderne Systemlandschaft angewiesen ist. Genau hier begann die eigentliche Herausforderung.

Ein Carve out mit engem Zeitfenster
Mit der Ablösung aus dem Marriott International Konzern und dem Wechsel in ein Franchising Modell mussten sämtliche Systeme neu aufgebaut werden. Die bestehende Infrastruktur war nicht mehr nutzbar, auch ein neues ERP wurde zwingend erforderlich – und das unter erheblichem Zeitdruck. Nur gerade fünf Monate blieben bis zum Go Live.

Die Abwicklung der Hospitality-Prozesse erfolgt dabei weiterhin in den Vorsystemen von Oracle, die künftig über Schnittstellen mit SAP kommunizieren sollen. Gleichzeitig stand nur ein kleines internes Projektteam zur Verfügung, während der Hotelbetrieb ohne Unterbruch weiterlief. Die Ausgangslage war anspruchsvoll, die Zielsetzung klar: Ein stabiles, termingerechtes ERP mit Finanzfokus, das den komplexen Alltag eines internationalen Flughafenhotels zuverlässig trägt.

Vertrauen in die Cloud und klare Entscheidungen
Die Systemwahl erfolgte zügig. Michael Schwarz, PreSales Manager von AGILITA empfahl zusammen mit der SAP selbst als Lösung SAP S/4HANA Public Cloud – eine Empfehlung, die durch die Erfahrungen anderer Hotels mit demselben System zusätzlich gestützt wurde. Die Evaluation dauerte deshalb gerade mal vier Wochen. Entscheidend war allerdings, dass der Implementierungspartner die kurze Durchlaufzeit akzeptierte, Carve outs beherrschte und mit einem kleinen Projektteam arbeiten konnte.

Die SAP-Spezialistin AGILITA erfüllte diese Anforderungen optimal und brachte das notwendige Commitment mit, um das ambitionierte Projekt gemeinsam mit dem Hotelteam in so kurzer Zeit umzusetzen.

Fünf Monate voller Fokus
Disziplin und klare Entscheidungswege waren bei diesen zeitlichen Vorgaben besonders gefragt. CFO und General Manager des Unternehmens begleiteten die Umsetzung deshalb eng und trafen alle nötigen Freigaben ohne Verzögerung. AGILITA arbeitete mit einem kompakten Team aus Projektleitung, zwei Beratern und einem Entwickler, die Schulung erfolgte direkt im Arbeitsalltag und die Einführungsphasen wurden bewusst kurz gehalten.

Konsequent setzte man auf Standardprozesse im Sinne eines echten Cloud Mindsets. Datenmigration und Tests liefen bis zum Tag des Go Lives – ein intensiver, aber kontrollierter Endspurt. Und ganz nebenbei sorgte eine selbst gebackene Kickoff Torte von der hoteleigenen Patisserie für einen unerwartet charmanten Projektauftakt.

SAP Public Cloud als perfekte Lösung für den Hotelbetrieb
Umgesetzt wurde ein schlankes, aber leistungsfähiges Setup, das die zentralen Anforderungen des Hotelbetriebs zuverlässig abdeckt. Dazu gehören:

• Finance mit Hauptbuch und Kreditorenbuchhaltung
• Schnittstellen zu Oracle, EDI und Fairplaner
• Konsequenter Einsatz von Cloud Standard ohne individuelle Anpassungen

AGILITA übernahm dabei die Gesamtverantwortung für Beratung, Berechtigungen, Migration, Formulare, Schulung und Testing. Gearbeitet wurde überwiegend remote und bei Bedarf auch vor Ort, dann in konzentrierten Blöcken.

Stabilität ohne jegliche Nachwehen
Der Go Live erfolgte termingerecht und bemerkenswert ruhig. Besonders spürbar waren:

• Ein sehr geringer Supportbedarf nach der Einführung
• Eine schnelle Akzeptanz der Mitarbeitenden dank klarer Prozesse
• Ein stabiler Betrieb ohne Unterbruch

Der Wechsel vom bisherigen PeopleSoft System zu SAP Public Cloud gelang schneller als erwartet, weil das Team den Mut hatte, sich auf Standardprozesse einzulassen und nicht auf althergebrachten Abläufen zu beharren.

Erfolg durch Klarheit und Cloud Mindset
Die {Marriott & Sheraton} Airport Hotels Frankfurt am Main GmbH verfügt heute über ein modernes ERP, das die Abläufe eines internationalen Flughafenhotels zuverlässig unterstützt und gleichzeitig die Basis für zukünftige Weiterentwicklungen bildet. Der Erfolg des Projekts zeigt, wie viel möglich ist, wenn klare Entscheidungen, ein fokussiertes Team und ein echtes Cloud Mindset zusammenkommen. (AGILITA/mc)