Erste Bestrebungen, das Homeoffice als zusätzlichen Arbeitsplatz zu etablieren, gab es bereits vor dem Beginn der Corona-Pandemie. Die Pandemie sorgte allerdings dafür, dass eine Vielzahl an Arbeitnehmern und Freelancern das Büro dauerhaft in die eigenen vier Wände verlagert hat.
Das bisherige Resultat zeigt ein gemischtes Bild: Nicht die gesamte arbeitende Bevölkerung ist begeistert. Ein großer Teil allerdings zeigt sich angesichts der Vorteile durchaus angetan.
Welche Aspekte sprechen für die Arbeit im Homeoffice?
Der vielleicht größte Vorteil der Remote-Arbeit: Der Weg vom Schlafzimmer ins Büro beträgt nur wenige Schritte und lässt sich vollkommen stressfrei ohne jeglichen Verkehrsstau zurücklegen. Das Büro selbst muss man nicht mit nervigen Kolleginnen oder Kollegen teilen und oft kann man sogar die eigene Arbeitszeit so einteilen, wie sie einem am besten in den Tagesplan passt. Auch die Arbeitgeber beziehungsweise Geschäftspartner erkennen die Vorteile. Der Bedarf an Büroraum im Unternehmen schmilzt deutlich zusammen, was sich auch angenehm an der Stromrechnung und an den Heizkosten ablesen lässt.
Die jeweils relevanten Fachkräfte sind im Homeoffice deutlich einfacher zu erreichen als während der Fahrt zur Arbeit. Und ganz nebenbei werden Chancen und Risiken optimal verteilt: Wenn für eine Aufgabe Überstunden anstehen, sind Remote-Arbeiter dafür einfacher zu gewinnen als jene, die nach einem späten Feierabend noch nach Hause wollen. Selbst technisches Versagen wie ein Ausfall von Strom oder Internet verliert sein Schrecken: Meistens sind nur einzelne der verstreuten Arbeitsplätze betroffen, somit wird die Produktivität im Ganzen nur unwesentlich beeinträchtigt.
Ob man langfristig oder dauerhaft im Homeoffice arbeiten möchte, beantwortet jeder Mensch individuell, gerade jetzt in der Corona-Pandemie sind viele Personen nur noch im Homeoffice. Viele betonen die besonderen Vorteile, während andere den persönlichen Kontakt und den Schnack während der Kaffeepause vermissen. Fachleute gehen davon aus, dass sich das Homeoffice als zusätzliche Option neben dem festen Arbeitsplatz vor Ort etablieren wird. In Zukunft wird es eine größere Zahl von Mitarbeitenden geben, die dauerhaft von zu Hause aus zugeschaltet ist, während andere gerne Tag für Tag ins Büro kommen. Die vielleicht größte Gruppe wird sich in der Flexibilität einrichten: Einige Arbeiten lassen sich nach wie vor am besten vor Ort im Unternehmen erledigen. Dafür kann man sich an anderen Tagen morgens im Bett noch einmal umdrehen, während andere bereits im Berufsverkehr stecken.
Remote-Arbeit aus dem Ausland oder im Ausland?
Nach wie vor migrieren zahlreiche Werktätige, um ihr Glück fern der Heimat zu versuchen. Deutschland ist ein beliebtes Ziel für Menschen aus Süd- und Osteuropa, während Menschen von hier gleichzeitig in die Schweiz oder nach Norwegen blicken. Natürlich fällt es nicht leicht, mit Sack und Pack in die Fremde zu ziehen, möglicherweise ohne Sprachkenntnisse und ohne Zugang zur jeweiligen Kultur. Die Arbeit aus dem Homeoffice schafft hier aber ganz neue Möglichkeiten. Freelancer erhalten ihre Aufträge schon seit Jahren aus aller Welt, ohne über diesen Umstand länger nachdenken zu müssen. Zunehmend finden diese Möglichkeiten auch auf dem klassischen Arbeitsmarkt Anwendung. Problemlos lässt sich aus dem spanischen Homeoffice in Deutschland arbeiten und vom deutschen Heimarbeitsplatz in der Schweiz. Dort, wo rund um die Uhr gearbeitet wird, verteilen sich die Mitarbeitenden sogar über den ganzen Globus. Es ist längst nicht mehr abwegig, in einem thailändischen Urlaubsort zu sitzen, während man für eine europäische Organisation tätig ist. Wichtig sind hierbei natürlich die Details im Arbeitsvertrag: Wie sieht es mit den Sozialversicherungen aus und in welchem Land besteht eine Steuerpflicht?
Technische Voraussetzungen für die Remote-Arbeit
Unter Remote-Arbeit oder Tele-Arbeit werden in der Regel all jene Tätigkeiten zusammengefasst, die sich an einem Computer-Arbeitsplatz erledigen lassen. Essentiell wichtig ist dabei, je nach Aufgabenbereich, eine Textverarbeitung oder eine Tabellenkalkulation. Eine Verbindung ins Internet sorgt für den Austausch von Dateien und Dokumenten sowie für die Kommunikation. Ohne ein E-Mail-Postfach geht hier gar nichts, meistens kommen allerdings noch andere Programme zur Anwendung.
Meistertask ist ein sehr einfaches und übersichtliches Tool, um Arbeitsaufträge zu vergeben beziehungsweise zu teilen. Nach dem Drag & Drop-Verfahren können Dateien oder Anweisungen in verschiedene, individuell definierte Spalten verschoben werden, etwa von „To do“ zu „In Arbeit“ und schließlich in „erledigt“.
Skype: Skype wird manchmal als der „Volkswagen unter den Messengern“ bezeichnet. Die Software ist in der Basisversion kostenlos, kann auf dem Computer, dem Smartphone und dem Tablet installiert und auf allen genannten Geräten parallel betrieben werden. Hier sind Gespräche 1:1 möglich, außerdem kann man Video-Konferenzen einberufen, den Bildschirm teilen und Daten mit wenigen Klicks transferieren.
Microsoft Teams: Nicht weniger als ein virtuelles Büro verspricht der Computer-Platzhirsch mit dieser Software. Teams bietet die Möglichkeit zum Chatten, für Audio- und Videokonferenzen, zum Teilen von Bildschirmen und für den Austausch von Dateien. Dieses All-inclusive-Angebot ist einigen Nutzern fast schon wieder etwas viel. Stellenweise ist das System etwas überladen und wirkt daher zuweilen leicht chaotisch. Wichtig ist also, dass sich mindestens eine mitarbeitende Person gut mit dem System auskennt und für die notwendige Ordnung sorgt.
Google Workspace ist im Prinzip die Antwort auf Microsoft Teams. Viele Funktionen sind hier nahezu deckungsgleich, allerdings bindet Workspace die Social Media im stärkeren Maße mit ein. Auch hier hat man stellenweise vielleicht etwas zu viel gewollt, auch wenn die Grundfunktionen nach einer gewissen Einarbeitung gut zu verstehen sind.
Workplace hat sich als dritte Komplettlösung für das virtuelle Büro neben den Produkten von Microsoft und Google etabliert. Trotz des ebenso großen Funktionsumfangs erweist sich Workplace als übersichtlicher und aufgeräumter. Besprechungen sind im gesamten Team, in einzelnen Arbeitsgruppen oder 1:1 möglich.
Movavi Screen Recorder: Hierbei handelt es sich um eine plattformübergreifende Software, mit der sich Video-Anweisungen und Tutorials aufnehmen lassen. Außerdem ist es möglich, Video-Konferenzen, Streams und Online-Events mitzuschneiden, um sie später erneut abrufen oder versenden zu können.
Die Gretchenfrage: Welche Apps zur Remote-Kommunikation sind wirklich notwendig?
Die obenstehende Liste ist bei weitem nicht vollständig. Sie lässt aber bereits erkennen, welch eine Vielzahl an unterschiedlichen Apps es für die Arbeit im Homeoffice und die Vernetzung der Mitarbeitenden gibt. Jede einzelne bietet Vor- und Nachteile und es scheint nahezu unmöglich, stets die für den Einzelfall beste zu erkennen. Solange kein konkreter, regelmäßiger Bedarf besteht, macht eine Installation eines komplexen, virtuellen Büros keinen Sinn. Besser ist es, mit stationärer Bürosoftware, einer E-Mail-Adresse unter Klarnamen und einem unkomplizierten Messenger wie Skype die Basis für die Zusammenarbeit mit einem oder mehreren Teams zu schaffen. Wenn sich eine intensive und längerfristige oder gar dauerhafte Vernetzung mit anderen Teammitgliedern abzeichnet, ist die Verwendung eines virtuellen Büros eine sinnvolle Ergänzung zu den genannten Basis-Produkten. (Mov/mc/hfu)
