Digital gesetzeskonforme Archivierung: Was für Grosskonzerne längst Routine ist, findet bei kleinen und mittleren Unternehmen in der DACH-Region noch zu wenig Beachtung. Dabei können digitale Lösungen nicht nur viel Zeit und Ressourcen, sondern auch Geld sparen.
Papierloses Büro ist in vielen KMUs immer noch Zukunftsmusik
Laut einer Umfrage von Kyocera Document Solutions gehört das Ausdrucken von Papierdokumenten in vielen Unternehmen noch immer zum Arbeitsalltag. Zwar haben 44 Prozent eine Digitalisierungsstrategie entwickelt oder bereits umgesetzt, doch 56 Prozent stehen quasi noch in den Startlöchern und in knapp 25 Prozent dieser Unternehmen findet noch nicht einmal eine Diskussion zum Thema papierloses Büro statt.
Vielen Unternehmensleitungen ist noch nicht bewusst, dass auch elektronisch geschlossene, geänderte und gekündigte Verträge rechtsverbindlich sind. Die Pflicht zur revisionssicheren Aufbewahrung besteht auch für solche Geschäftsbriefe, zu denen die gesamte Geschäftskorrespondenz einschliesslich E-Mails gehört. Diese Aufbewahrungspflicht gilt auch für Auftragsunterlagen, Lieferpapiere, Rechnungen und sogar Reklamationsschreiben einschliesslich der dazugehörigen Stellungnahmen. Selbst Preis- und Produktlisten für veraltete Artikel müssen rechtssicher aufbewahrt werden. Soweit die Ausgangslage.
„Für kleine Unternehmen wie Handwerksbetriebe oder Einzelhändler geht es vor allem darum, die Verwaltungskosten niedrig zu halten. Man hat weder die Zeit noch die Mittel, sich um Buchhaltung oder Verwaltung zu kümmern. Für die Buchhaltung werden flächendeckend digitale Lösungen eingesetzt. Ein Grossteil der zu archivierenden Dokumente, z.B. Rechnungen und Belege, liegt bereits in digitaler Form vor. Allerdings bieten nur wenige Buchhaltungssysteme Lösungen an, um die digitale Archivierung gesetzeskonform zu gewährleisten“, beschreibt Thomas Hepp, Key Account bei swiDOC, einem Schweizer Unternehmen, das sich auf die digitale Archivierung spezialisiert hat und damit eine wichtige Nische für KMU besetzt.
Für kleine Unternehmen fehlt es bisher an Lösungen zur rechtskonformen Archivierung. Mittelständische Unternehmen hingegen stehen vor der Herausforderung, die Bereiche Datenmanagement, Wartungskosten und Rechtskonformität entsprechend zu gestalten. Experte Hepp: „Viele Unternehmen bevorzugen die lokale Datenhaltung im eigenen Rechenzentrum. Aber: Konfiguration und Wartung sind technisch aufwendig, die Einbettung in bestehende Prozesse ist oft nicht möglich und die DSGVO bzw. das für die Schweiz geltende nDSG können mit OnPremise-Lösungen nicht abgebildet werden.“
Digitale Archivierungslösungen mit Blockchain-Technologie
Damit unterstreicht swiDOC, dass ihre Lösungen, die nun auch die Blockchain-Technologie für die Archivierung nutzen, für kleine und mittlere Unternehmen wesentliche Vorteile bieten. Dazu zählen neben der einfach zu bedienenden API-Schnittstelle, über die Daten übertragen werden können, vor allem Kosten- und Zeitersparnis sowie Archivierungsverfahren, mit denen sie alle sensiblen Dokumente und Daten nachhaltig digitalisieren können – und das bei maximaler Rechtskonformität und Revisionssicherheit. So bleiben z.B. die Datensiegel auch nach der Entnahme der Dokumente aus swiDOC erhalten, was sich als idealer Zustand für die Originaldaten erweist.
Mit bexio ist seit Anfang Mai 2023 die grösste Schweizer Buchhaltungssoftware in die swiDOC-Lösung integriert, was einen vollständig digitalen Prozess garantieren soll. Dazu die bexio AG: „Durch die Zusammenarbeit mit swiDOC möchten wir unseren Kunden ermöglichen, Buchhaltungsdokumente wie Kreditoren- und Debitorenrechnungen automatisiert aus bexio zu extrahieren und langfristig gesetzeskonform zu archivieren. Durch diese digitale Aufbewahrung stellen wir für unsere Kunden eine effiziente und rechtskonforme Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente sicher“
Mit swiDOC wird für bexio-Nutzer die Möglichkeit geschaffen, in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater das firmeneigene Archiv zu verwalten. Vertrauliche Informationen und Dokumente wie Geschäftsbücher oder Jahresabschlüsse können mit swiDOC einfach ausgetauscht werden.
Anpassung der der digitalen Lösungen
Dank Digitalisierung und Automatisierung auf Basis innovativer Technologien können moderne Archivierungslösungen heute an bestehende Systeme, Prozesse und IT-Infrastrukturen angepasst werden. So kann beispielsweise auf Kundenwunsch die OneDrive-Ablage mit swiDOC synchronisiert werden. Neu hinzugefügte Dateien werden so automatisch revisionssicher im Archiv abgelegt. Digitale Archivlösungen auf Basis der Blockchain-Technologie lassen sich also nicht nur einfach in bestehende Strukturen integrieren, sondern auch ganz individuell an die Bedürfnisse des Anwenders anpassen. (swiDOC/Bettertrust/mc/ps)
