Dabei kommt eine ausgereifte semantische Suchmaschinentechnologie zum Einsatz, die E-Mails konzeptuell durchforstet und damit der reinen Stichwortsuche deutlich überlegen ist, heisst es von Seiten IBMs. Die Applikation kann für die Suche in Lotus sowie in Outlook eingesetzt werden. IOPES steht auf der IBM-AlphaWorks-Seite kostenlos zum Download bereit.
Das Chaos durchschaubar machen
Viele Nutzer speichern eine schier unüberschaubare Zahl von E-Mails dauerhaft ab und arbeiten auf diesem Weg mit den enthaltenen Dateien oder Dokumenten, so die IBM-Techniker. Bei der Entwicklung der Applikation zeigte sich als Hauptproblem, dass die auf Stichworten basierende übliche Suche zu ungenau ist, weil sie zu viele Ergebnisse bringt. Die neue Software enthält nun diverse Funktionen, mit denen man das Chaos durchschaubar macht. «Wir verwenden dabei Algorithmen, die helfen, den Index so schlank wie möglich zu halten. Beispielsweise werden Füllwörter entfernt und nur die Hauptwörter in den Index aufgenommen, denn Suchanfragen laufen meistens über Nomen ab», erklärte Wolfgang Nimführ, Sales Leader Information Management IBM Österreich.
IOPES erkennt beispielsweise auch unvollständige Anfragen und kann Informationen wie Telefonnummern, Termine, Personen, Dokumente und auch Bilder in der E-Mail-Flut ausfindig machen. Somit lassen sich bestimmte Telefonnummern sogar dann finden, wenn die E-Mail-Datenbank nicht die entsprechenden Begriffe enthält. IOPES bildet quasi Wissen über die untersuchten Bereiche und bietet dadurch auch Argumentationshilfen für die Suche an. Darüber hinaus sind gebräuchliche Suchvorgänge, wie Telefonnummern oder Meeting-Orte, bereits berücksichtigt.
IBM mit 8 Mrd. Mails jährlich
«Prinzipiell ist das Durchsuchen von grossen Mengen an E-Mails ein Problem von Unternehmen», meint Nimführ. Ein Unternehmen mit mehr als 350.000 Mitarbeitern wie etwa IBM kommt pro Jahr auf rund acht Mrd. E-Mails. «Kein Wunder, dass die Suche nach einer bestimmten Information in diesem Wust mühevoll werden kann. Die Folgen werden auch zu einem geschäftlichen Problem und kosten viel Geld», so Nimführ. Es ist natürlich auch ein privates Problem, mit der Unterstützung von Outlook kann IOPES auch von einer Vielzahl der User abseits des Unternehmensbereiches genutzt werden. (pte/mc/pg)
