Von Helmuth Fuchs
Moneycab: Herr Windholz, seit Beginn des Jahres haben Sie Ihr neues Avaloq Bankensystem bei Ihrem Outsourcing-Partner B-Source in Betrieb. Was war der Grund, bei der NZB Neue Zürcher Bank AG (NZB) überhaupt ein neues Bankensystem einzuführen?
Ralph Windholz, NZB: Als B-Source, unsere langjährige Partnerin im Outsourcing-Bereich sich entschied, ihre bestehende «The BOSS»-Lösung durch Avaloq zu ersetzen, stellte sich auch für uns die strategische Frage, welches Bankensystem wir in Zukunft einsetzen und mit welchen Partnern wir zusammenarbeiten wollten. In diesem Sinne war die B-Source Strategie der Auslöser für unsere Überlegungen.
«Zum einen gibt es viel weniger Fehler dank der Automatisierung, zum anderen ist die Effizienz in den Prozessen viel höher. Nach einem hohen Tagespensum fallen also keine zusätzlichen kritischen Arbeiten mehr an, was die Mitarbeitenden signifikant entlastet.» Ralph Windholz, COO NZB Neue Zürcher Bank
Rainer Link, B-Source: Unsere eigene Lösung, «The BOSS», näherte sich dem Ende des Lebenszyklus. Wir haben uns nach intensiven Überlegungen dazu entschieden, mit Avaloq auf eine externe Kernbankenlösung zu wechseln. In Absprache und in Zusammenarbeit mit der NZB kamen wir zum Schluss, dass die NZB als Pilotkunde für die neue Lösung agieren würde.
«Wir hatten eine hohe Investition getätigt, um unsere eigenen Back-Office Prozesse neu zu gestalten und zu implementieren. Mit diesem Nukleus konnten wir in der zweiten Phase das Projekt mit der NZB starten. Dies erlaubte es uns auch, das gesamte NZB Projekt in nur 12 Monaten zu realisieren, vom Projektstart bis zur Produktionsaufnahme.» Rainer Link, CTO B-Source
Nebst B-Source wurden auch weitere Anbieter evaluiert. Was hat zum Schluss den Ausschlag zugunsten von B-Source gegeben und wie verlief die Evaluation?
Ralph Windholz, NZB: Als Grundlage für die Entscheidung haben wir einen Kriterienkatalog mit Gewichtungen erstellt. Ein wichtiger Punkt war zum Beispiel der Aspekt der «Community». Wie passt die Lösung in unser Broker-Umfeld, das in der Schweiz sehr überschaubar ist. Dann waren natürlich die angebotenen Prozesse und Funktionen wichtig. Kosten, Vertragswesen, Technologien und Risiken waren weitere Kriterien. In einer Scorecard haben wir dann sämtliche Anbieter bewertet und miteinander verglichen.
B-Source war uns natürlich aus der langjährigen Zusammenarbeit schon vertraut, und sie kannten auch unsere Bedürfnisse gut. Dennoch haben wir vier Anbieter evaluiert. In der Schlussentscheidung wurden noch zwei Anbieter detailliert geprüft. Der Zuschlag ging zum Schluss eindeutig an B-Source.
Wie war das Entscheidungsgremium bei der NZB organisiert?
Ralph Windholz, NZB: Wir haben ein kleines Projektteam unter Beteiligung des COO und des CFO gebildet, welches die Hauptarbeit geleistet hat. Zusätzlich haben wir uns mit einem externen Berater verstärkt, der besonders Aspekte beleuchtet hat, die nicht NZB spezifisch waren. Die Ergebnisse wurden zusammen mit einem Antrag der Geschäftsleitung und dem Verwaltungsrat zur Entscheidung unterbreitet. Die Entscheidung wurde dann im Dezember 2008 gefällt.
Wie sah der zeitliche Ablauf des Projektes aus?
Rainer Link, B-Source: Aus unserer Sicht war das Projekt in zwei wesentliche Phasen gegliedert: Die erste Phase war diejenige vor dem NZB-Entscheid. Wir hatten eine hohe Investition getätigt, um unsere eigenen Back-Office Prozesse neu zu gestalten und zu implementieren. Mit diesem Nukleus konnten wir in der zweiten Phase das Projekt mit der NZB starten. Dies erlaubte es uns auch, das gesamte NZB Projekt in nur 12 Monaten zu realisieren, vom Projektstart bis zur Produktionsaufnahme. Für die Komplexität der Ablösung des gesamten Bankensystems war dies sicher eine sehr sportliche Leistung mit einem positiven Ergebnis. Grundlage des Erfolgs war die enge, immer konstruktive Zusammenarbeit mit der NZB sowie die zeitnahen Entscheidungen. Vor allem in der Analyse und Designphase haben die Teams intensiv zusammen gearbeitet. Danach folgten die Parametrisierung und Implementierung, bei denen vor allem die B-Source Spezialisten zum Einsatz kamen.
«Das Projekt wurde von uns als Festpreis-Projekt durchgeführt. Es war entscheidend, dass es wirklich nur wenige Änderungen während des Projektes gab, diese nicht von weit reichender Bedeutung waren und der Projektumfang somit stabil blieb.»
In monatlichen Steuerungsausschuss-Sitzungen informierten wir über den Stand des Projektes. Bereits in dem Systemtest war die NZB wieder intensiv eingebunden. Somit konnte die NZB das System in allen Details kennen lernen und frühzeitig auf noch vorhandene Mängel aufmerksam machen. In Anbetracht der kurzen Zeit von 12 Monaten war es wichtig, dass die NZB schon ab August 2009 bis zum Ende des Jahres intensiv am System arbeiten und testen konnte.
Ralph Windholz, NZB: Die Jahresendverarbeitung 2009 haben wir noch auf dem alten System durchgeführt und per 1.1.2010 haben wir den Betrieb auf dem neuen System aufgenommen.
Wie viele Personen waren am Projekt beteiligt und wer hatte die Projektleitung inne?
Rainer Link, B-Source: Die Projektleitung lag bei B-Source, insgesamt waren von der B-Source etwa 25 Personen involviert, auf der Seite der NZB waren 6 Mitarbeiter dauernd im Projekt engagiert. Als externer Implementierungspartner mit spezifischem Avaloq Wissen wurde Orbium bereits zu Beginn des Projektes eingebunden.
Ralph Windholz, NZB: Für uns war ganz entscheidend, dass B-Source viele Aufgaben selbstständig erledigen konnte und an uns herantrat mit klaren Anforderungen, die wir auch zeitlich bewältigen konnten. Unsere Mitarbeiter haben diese Aufgaben zusätzlich zu ihrem Tagesgeschäft bewältigt. Wir stellten keine zusätzlichen Ressourcen für das Projekt ein. Das stellte sehr hohe Anforderungen an die Projektleitung, da nicht einfach nur Leistungen eingefordert werden konnten, sondern immer auch die Erbringung der Leistung auf effiziente und konstruktive Art ermöglicht werden musste.
«Die gesetzten Ziele wurden im hohen, wenn nicht sogar im höchsten Masse erfüllt. Wir haben im Vorfeld des Projektes sehr viel Zeit in die Analyse und Definition der einzelnen Prozesse investiert. Als Resultat haben wir heute eine sehr hohe Automatisierung und Unterstützung durch das neue System.»
Zeitlich haben Sie das Projekt plangemäss einführen können, wie sieht es auf der finanziellen Seite aus?
Ralph Windholz, NZB: In einem so komplexen und wichtigen Projekt gibt es immer kleine Abweichungen. Bei unserer Entscheidung im Dezember 2008 hatten wir auch nicht alle Details abschliessend ausformuliert, so dass es im Projekt auch Spielraum für Entscheidungen geben musste. Diese konnten wir aber immer in einem klar definierten Change Request Prozess aufnehmen und bei Bedarf vom Steuerungsausschuss bewilligen lassen. Insgesamt haben wir aber auch bei den Finanzen eine Punktlandung geschafft.
Rainer Link, B-Source: Das Projekt wurde von uns als Festpreis-Projekt durchgeführt. Es war entscheidend, dass es wirklich nur wenige Änderungen während des Projektes gab, diese nicht von weit reichender Bedeutung waren und der Projektumfang somit stabil blieb. Sie trugen aber im Projekt zur Erhöhung der fachlichen Qualität bei.
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Nebst dem generellen Ziel, ein neues Kernbankensystem einzuführen, was waren die messbaren Ziele des Projektes?
Ralph Windholz, NZB: Für uns war eins der wichtigsten Ziele, eine vollumfängliche Unterstützung eines Straight Through Processings (durchgehende Datenverarbeitung, möglichst ohne Medienbrüche). Für unsere institutionellen Kunden im Brokerage-Geschäft ist das eine Kerngrösse. Zudem wollten wir mit dem Outsourcing-Ansatz eine konsequent Workflow-basierende Lösung etablieren. Das Ziel war ein möglichst geringer Reibungsverlust im Tagesgeschäft durch klare Regeln, wer welche Prozessschritte abdecken und diese mit der grössten Effizienz erledigen kann.
Sind diese Anforderungen der NZB beim B-Source Entscheid für das neue Bankensystem mit eingeflossen, oder waren dies Kriterien, die für B-Source schon auf der Entscheidungsliste standen?
Rainer Link, B-Source: «The BOSS» hatte noch einen signifikanten Anteil an manuellen Schritten, es war für uns deshalb klar, dass eine neue Lösung hier eine Verbesserung bringen musste. Ein konsequentes Straight Through Processing sollte hier eine klare Effizienzsteigerung sowohl im Back-Office als auch im Handelsbereich bringen. Bei der Höhe der Investition in ein neues System war ebenfalls klar, dass sich ein Business Case für uns und die Kunden rechnen musste. Eine erhöhte Automatisierung musste dazu führen, dass die Kosten für die Prozessschritte gesenkt werden konnten.
Nach sechs Monaten operativen Betriebs, inwieweit wurden die gesetzten Ziele erreicht?
Ralph Windholz, NZB: Die gesetzten Ziele wurden im hohen, wenn nicht sogar im höchsten Masse erfüllt. Wir haben im Vorfeld des Projektes sehr viel Zeit in die Analyse und Definition der einzelnen Prozesse investiert. Als Resultat haben wir heute eine sehr hohe Automatisierung und Unterstützung durch das neue System. Wir können etwa 10 bis 15 Minuten nach Handelsschluss, einem der zeitkritischen Punkte unserer Arbeit, all unseren Kunden eine umfassende Abrechnung inklusive Bestätigung zukommen lassen. In diesem wichtigen Bereich haben sich unsere Aufwände drastisch reduziert und wir können unsere Kunden zeitgerecht bedienen.
Wird diese Verbesserung von den Kunden auch wahrgenommen und gibt es zusätzliche Funktionen und Dienstleistungen, welche durch das neue System ermöglicht wurden?
Ralph Windholz, NZB: Ja, sehr konkret sieht es bei uns so aus, dass ein institutioneller Kunde selbst bei hohen Handelsvolumen bis spätestens 15 Minuten nach der Ausführung des Auftrages die Abrechnung vorliegen haben will. In der Vergangenheit hat dies bei uns öfters zu Engpässen geführt, was auf Kundenseite negativ wahrgenommen wurde. Seit der Einführung des neuen Systems hatten wir keine einzige Kundebeschwerde mehr wegen Verzögerungen in der Bearbeitung. Wir sind also dank dem neuen System zeitnaher in der Abwicklung und erbringen unsere Dienstleistungen in einer besseren Qualität, da viele manuelle Prozesse automatisiert werden konnten. Als Broker muss man sehr effizient und kostengünstig sein, um auch bei sinkenden Handelsvolumen und steigendem Margendruck bestehen zu können. Hierbei hilft uns die Investition in das neue Bankensystem.
Konnten mit dem neuen System auch die Anzahl der Schnittstellen und der bestehenden Systeme reduziert werden?
Rainer Link, B-Source: Das war schon bei unserem Entscheid für Avaloq ganz klar das Ziel. Im Projekt mit der NZB konnten wir ebenfalls noch einige Umsysteme ablösen. Das Brokerage-Geschäft ist zum Vergleich zu demjenigen einer Privatbank etwas weniger komplex, so dass bei Projekten mit Privatbanken noch mehr Systeme durch vorhandene Funktionen in Avaloq abgelöst werden können.
Welchen Einfluss hatte die Zusammenarbeit mit der NZB auf den Brokerbereich des B-Source Masters «powered by Avaloq»? Können Broker in Zukunft von speziellen Aspekten im System profitieren?
Rainer Link, B-Source: Definitiv. Wir haben sehr bewusst zwei Pilotkunden für das neue System ausgesucht, einen Broker und eine Privatbank. Dadurch können wir sicherstellen, dass der B-Source Master «powered by Avaloq» den Anforderungen künftiger Kunden gerecht wird und wir die Projekte schon mit einem hohen Fertigstellungsgrad beginnen können. Mit jedem Implementierungsprojekt wächst die Funktionalität unseres B-Source Master «powered by Avaloq», welche wir durch eine konsequente produktorientierte Architektur sicherstellen. Das spart den Kunden Zeit und Kosten bei gleichzeitig erhöhter Qualität.
Wie sehen die Auswirkungen für die Mitarbeitenden aus, die ja sehr direkt betroffen sind von der Einführung des neuen Bankensystems?
Ralph Windholz, NZB: Im Brokerage-Geschäft gibt es verschiedene Bereiche, die involviert sind: Die Kundenberater und Händler, die den direkten Kontakt zu den Kunden pflegen und weitere Mitarbeitende, die durch ihre Arbeit eine direkte Schnittstelle zum Outsourcing-Anbieter haben. In allen Bereichen hat sich vor allem die Arbeit nach Erledigung des Tagesgeschäftes massiv vereinfacht. Zum einen gibt es viel weniger Fehler dank der Automatisierung, zum anderen ist die Effizienz in den Prozessen viel höher. Nach einem hohen Tagespensum fallen also keine zusätzlichen kritischen Arbeiten mehr an, was die Mitarbeitenden signifikant entlastet.
«Seit der Einführung des neuen Systems hatten wir keine einzige Kundebeschwerde mehr wegen Verzögerungen in der Bearbeitung. Wir sind also dank dem neuen System zeitnaher in der Abwicklung und erbringen unsere Dienstleistungen in einer besseren Qualität, da viele manuelle Prozesse automatisiert werden konnten»
Gibt es nebst dem Outsourcing des Kernbankensystems an B-Source auch «banknahe» Arbeitsschritte, die Sie ausgelagert haben, oder ist es ein reines Informatik-Outsourcing?
Ralph Windholz, NZB: Es ist sogar ein wesentlicher Aspekt des Projektes, dass wir auch Bankendienstleistungen von B-Source beziehen. Bei der Evaluation des Partners war dies ein entscheidender Faktor. Die Evaluation selbst nahmen wir auch zum Anlass, all unsere Prozesse nochmals zu überprüfen und zu schauen, wie wir uns selbst in Zukunft positionieren wollen. Das Segment der Outsourcing-Anbieter ist zwar gross, es gibt aber nur wenige Unternehmen, welche vollumfängliche Leistungen, wie zum Beispiel auch das Rechnungswesen und das SNB-Reporting& anbieten.
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In welcher Form werden die Leistungen bei B-Source erbracht. Handelt es sich hier um ein dediziertes Team für die NZB, oder ist die Unterstützung nach Prozessen und Funktionen gegliedert?
Rainer Link, B-Source: In den Banking Operations unterscheiden wir grob drei Gruppen von organisatorischen Einheiten: eine Einheit mit direktem Kundenkontakt (Banking Operations Service Desk), Abwicklungseinheiten und Einheiten, die mit den Gegenparteien kommunizieren. Im Banking Operations Service Desk gehen wir auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden ein, sind für den Kunden immer erreichbar und liefern auf zuverlässige Art und Weise eine kompetente Antwort. In den anderen Einheiten sind wir entlang der Dienstleistungen organisiert, um die für das BPO Geschäft notwendigen Skaleneffekte zu erreichen. Die aufeinander abgestimmte Zusammenarbeit dieser Einheiten garantiert dem Kunden hohe Abwicklungsqualität, einen hohen Standardisierungsgrad sowie die Abdeckung individueller Kundenbedürfnisse.
«Wir können mehrere Instanzen für Kunden auf derselben Hardware und demselben Software-Release betreiben. Das führt zu Kostenvorteilen und einer verminderten Komplexität, zum Beispiel beim Testen eines neuen Release.»
Wie hoch ist die Gesamtinvestition des Projektes und welchen ROI (Return on Investment) haben Sie für die Einführung des neuen Bankensystems errechnet?
Ralph Windholz, NZB: Das gesamte Projekt wurde ja, wie bereits erwähnt, zum Festpreis von B-Source durchgeführt. Dank der kleineren Change Requests, die die fachliche Vollständigkeit sicherstellten, wurde unser Business Case vollumfänglich erreicht.
Rainer Link, B-Source: Auch auf unserer Seite haben wir Dank der ziel- und termingerechten Projektabwicklung und unserem B-Source Master «powered by Avaloq» als Ausgangsbasis den definierten Business Case erzielen können.
Da die NZB den Betrieb des Bankensystems ausgelagert hat, wie gross ist die Informatikabteilung und welche Aufgaben hat sie?
Ralph Windholz, NZB: Die gesamten Bankenapplikationen und deren Anbindung betreiben wir im Outsourcing, ebenso die gesamte Handelsplattform. Wir haben aber noch eine kleine Informatikabteilung, da im Brokerage zahlreiche Informations- und Frontsysteme benötigt werden.
B-Source Kunden werden vom B-Source Master «powered by Avaloq» bei Release-Wechseln unterstützt. Wie sieht das konkret im vorliegenden Projekt bei der NZB aus?
Rainer Link, B-Source: Ja, das ist ein wichtiges Attribut unserer Dienstleistung, da Release-Wechsel und Maintenance-Upgrades aufwändig sein können, gerade für kleinere Kunden. Wir können mehrere Instanzen für Kunden auf derselben Hardware und demselben Software-Release betreiben. Das führt zu Kostenvorteilen und einer verminderten Komplexität, zum Beispiel beim Testen eines neuen Release. Bei einem Kunden müssen nur noch die kundenspezifischen, nicht mehr die generellen, Funktionen getestet werden. All das wirkt sich wiederum positiv auf die Preisgestaltung für die Kunden aus.
Das Projekt wurde als Fixpreisprojekt realisiert. Wie sieht es beim Betrieb aus, gibt es hier auch ein Modell, dass nur Leistungen bezahlt werden, die auch bezogen werden, oder bezahlt der Kunde einfach einen bestimmten fixen Betrag?
Rainer Link, B-Source: Wir haben ein verbrauchsgesteuertes Preismodell auf der Basis von «Resource Units», das heisst, vormalige Fixkosten werden variabilisiert. Das gilt sowohl für die IT-Leistungen als auch für die Bankendienstleistungen im Back-Office Bereich, die wir erbringen. Dadurch ist für den Kunden sehr schnell und einfach nachvollziehbar, wofür er bezahlt, nämlich nebst einem kleinen Grundpreis nur für die Leistungen, die er auch wirklich bezieht.
Ralph Windholz, NZB: Das ist auch in Zukunft bei der Erschliessung neuer Geschäftsfelder wichtig. Der Kunde kann eine Geschäftsidee entwickeln, die dazu nötigen Ressourcen definieren und erhält von B-Source den entsprechenden Preis. Das gibt volle Transparenz und Planbarkeit.
Welches Fazit ziehen Sie nach sechs Monaten Betrieb mit dem neuen Bankensystem?
Ralph Windholz, NZB: Unsere Erwartungen wurden in sehr hohem Masse erfüllt. Wir haben aktuell keinen unmittelbaren Handlungsbedarf und sind mit dem System rundum zufrieden, da unsere operativen Bedürfnisse bestens abgedeckt werden. Das ist sicher auch ein Resultat davon, dass wir uns in der Analyse- und Designphase viel Zeit genommen und akribisch gearbeitet haben, sowohl bei der NZB, als auch bei B-Source.
Gibt es schon geplante Erweiterungen oder Ausbauschritte, die Sie definiert haben?
Ralph Windholz, NZB: Wir haben bestimmte Ideen, die aber nicht unmittelbar umgesetzt werden müssen. Aus unserer Erfahrung, dass wir das Projekt zeitgerecht und effizient realisieren konnten, haben wir auch für die Zukunft mehr Mut gefasst, anstehende Projekte zielgerichtet anzugehen. Es ist eine wesentliche Komponente unserer Zusammenarbeit mit B-Source, dass wir pro-aktiv anstehende Aufgaben anpacken können.
Was ist die charakterisierende Eigenschaft, die Essenz, was unterscheidet dieses Projekt von anderen?
Rainer Link, B-Source: Für uns war die sehr direkte, konstruktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der NZB beeindruckend. Die Kompetenz war auf wenige Mitarbeitende verteilt, die wir jederzeit in das Projekt mit einbeziehen konnten. Alle fachlichen Fragen konnten inhaltlich schnell geklärt und anstehende Entscheide unmittelbar gefällt werden. Dabei fokussierte man sich gemeinsam auf das Wesentliche und liess Dinge weg, die zwar vielleicht wünschenswert, aber nicht zielrelevant gewesen wären.
Ralph Windholz, NZB: Für uns war es das dedizierte, engagierte Projektmanagement. Man hat der speziellen Ressourcensituation bei der NZB Rechnung getragen und uns nicht überfordert. Zudem wurden alle Schritte, Entscheidungen und daraus resultierenden Funktionen und Workflows so dokumentiert, dass sie für alle nachvollziehbar waren. Die Kommunikation mit dem Steuerungsausschuss gestaltete sich von beiden Unternehmen her sehr gut. Das gab uns jederzeit Planungssicherheit und Transparenz im Projekt.
Die Gesprächspartner:
Ralph Windholz, 1971, dipl. Finanzanalytiker, CFO/COO NZB
Seit 2000 bei der NZB Neue Zürcher Bank AG und seit 1. Januar 2009 Mitglied der Geschäftsleitung.
Rainer Link, Chief Technology Officer B-Source
Geboren 1958, Ausbildung Wirtschaft und Informatik, Abschluss in Oekonomie
Seit 1. September 2007: B-Source SA, Chief Technology Officer
Die Unternehmen:
Die NZB Neue Zürcher Bank AG positioniert sich als Finanzinstitut mit Fokus auf das Brokerage-Geschäft für institutionelle Investoren aus dem In- und Ausland und gehört zu den führenden lokalen Brokern für Schweizer Aktien. Die Bank wurde im Jahre 2000 gegründet und beschäftigt heute rund 35 Mitarbeiter.
B-Source ist Schweizer Marktführer in der Erbringung von Back Office- und IT-Dienstleistungen (BPO) für Privat- und Universalbanken. B-Source bietet zudem IT Outsourcing (ITO) Dienstleistungen für die Finanzindustrie, Versicherungsgesellschaften und weitere ausgewählte Industrien an. Das Unternehmen beschäftigt rund 600 Mitarbeitende, ist in Lugano, Basel, Luzern, Nyon, St. Gallen, Winterthur, Zürich und München vertreten und verfügt über Datenzentren in Lugano und Zürich.
System-Informationen:
– Avaloq Release: 2.7.4
– IBM P-Series Server
– Oracle Datenbank
