Einkauf: Graue Maus wird zum Businesspartner

Einkauf: Graue Maus wird zum Businesspartner
STAUFEN.INOVA Co-Geschäftsführer Jürg Hodel

Das Inserat: «Wir suchen Einkaufsleiter/-in – Dipl. Einkaufsleiter/-in mit mehrjähriger Erfahrung im strategischen Einkauf und/oder als Lead Buyer. Verhandlungsstark und methodensicher führen Sie die Einkaufabteilung in Richtung Einkauf 4.0 …» So oder ähnlich steht es in vielen Stelleninseraten. Was dazu führt, dass der Einkauf weiterhin eine geschlossene Community bleibt, die von den anderen Abteilungen im Unternehmen nicht immer verstanden wird.

Von Jürg Hodel, Co-Geschäftsführer Staufen.Inova Zürich

Lieferanten fürchten den Einkauf, denn einmal im Jahr stehen Preisverhandlungen an, mit dem Ziel, die Preise zu senken.

Nach innen führt der Einkauf eine eher unscheinbare Existenz, als graue Maus, die Themen wie Warengruppen- und Lieferantenmanagement oder Maverick-Buying diskutiert. Und ohne «Banf» geht gar nichts! Erbsenzähler nach innen, Kostendrücker nach aussen – ein Image, das weder schmeichelhaft ist noch der Realität entspricht.

Transformation zum Businesspartner
Die Beschaffungsorganisation leistet in einem dynamisierten Marktumfeld, als Brückenbauer und Moderator, einen zunehmend wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg. Als Businesspartner und Brücke in das externe Netzwerk ist die Beschaffung eine wichtige Koordinationsstelle und unterstützt alle Fachbereiche bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Dafür wird sich der Einkauf aus dem Korsett lösen – sein eigenes, traditionelles Selbstverständnis abstreifen und sich in eine neue Rolle transformieren. Die Beschaffung als Businesspartner und Berater.

Einkäuferinnen und Einkäufer wirken als Brückenbauer, Moderatoren, Innovationsscouts, Netzwerker, Integratoren und vor allem als Businesspartner. Leadership, unternehmerisches Denken und Verständnis der Geschäftsmodelle in der eigenen Firma und bei den Netzwerkpartnern sind Voraussetzung, um mit der Beschaffungsorganisation einen nachhaltigen Wertbeitrag zu leisten.

Ganzheitlicher, integrativer Ansatz nötig
Die klassische Trennung zwischen direkter und indirekter Beschaffung verwässert sich kontinuierlich. Ein ganzheitlicher, integrativer Ansatz wird zunehmend erfolgsrelevant, da Dienstleister und Partner entlang der Supply Chains einen zunehmend relevanten Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Die Perspektive wechselt von Lieferanten- zu Partnermanagement im Supply-Netzwerk. Gemeinsam mit Dienstleistern und Partnern werden neue Geschäftsmodelle entwickelt, welche die Grenzen zwischen «make or buy» dynamisch verschieben.

Die klassischen Erfolgsfaktoren im Einkauf müssen kritisch hinterfragt werden. Das Set an KPI, die vor allem quantitative Ziele wie Savings, Maverick-Buying und EVO unter Vertrag haben, reicht nicht mehr aus.

Was ist der Beitrag der Beschaffung zum Unternehmenserfolg und wie wird er gemessen? Diese Frage wird die Beschaffungsorganisation in Zukunft mit den Businesspartnern kontinuierlich abstimmen. Die Anforderung an Kompetenzen und Fähigkeiten werden sich dynamisch verändern. Als Konsequenz werden klassische Fragen wie zentrale oder dezentrale Beschaffung dem zukünftigen Anspruch nicht mehr gerecht. Kein Unternehmen wird in einer zentralen Organisation so viele Ressourcen vorhalten, um den dynamischen Ansprüchen gerecht zu werden. Die Beschaffung organisiert sich in einem Netzwerk, in dem situativ und agil die erforderlichen Ressourcen eingebunden werden können.

Die klassischen Aufgaben werden auch morgen noch in der Verantwortung der Beschaffungsorganisation bleiben, lassen sich jedoch zunehmend automatisieren.

Beispiel aus der Praxis
Ein Dienstleister für Büro- und allgemeine Verbrauchsmaterialien eines Unternehmens mit unterschiedlichen Geschäftsbereichen hat über die Zeit seine Dienstleistungen kontinuierlich erweitert. Der Einkauf hat regelmässig die Preise für die Kerndienstleistung, gelieferte Artikel und Logistikkosten, verhandelt und in neue Preislisten überführt. Damit wird man der komplexen Geschäftsbeziehung nicht gerecht.

Neu, als Businesspartner, hat der Einkauf nun sämtliche Stakeholder einbezogen, um die Beziehung zum Dienstleister und die Erwartungen an ihn aufzunehmen. Die vielen Dienstleistungen können über einen klassischen Vertrag für Büro- und Verbrauchsmaterial nicht abgebildet werden. In einer längeren Analyse wurde der Istzustand des Beziehungsgeflechts erarbeitet. Darin werden Komplexität und Mehrdimensionalität für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar.

Ein mögliches Sollbild wird entwickelt. Die unterschiedlichen Themen werden entflochten, zukünftige Anforderungen antizipiert. Ein neues Framework entsteht, das aus interner und externer Perspektive neue Geschäftsmodelle aufzeigt. Alle relevanten Anforderungen werden in einem Lastenheft abgebildet und können von Anbietern in Lösungsvorschläge überführt werden. Anschliessend wird die Supply Chain mit den Elementen Prozess, System und Information E2E integriert.

Auch die Schnittstellen zu IT und Finanzen sind berücksichtigt. Am Beispiel ist ersichtlich, wie Einkäuferinnen und Einkäufer als Businesspartner wirken. Sie führen und moderieren den gesamten Lösungsentwicklungsprozess, ohne die Basisaufgabe zu vergessen. Auch ein Lösungsprovider wird gemanagt und entwickelt. Die Vernetzung rückt Dienstleister und Lieferanten näher ans Unternehmen.

Der Einkauf bildet dabei die Brücke in den Markt – seine Kompetenzen und vor allem sein Wissen unterstützen das Unternehmen auf dem Weg zu Innovationen.

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Special «Beschaffung» 2020 der Handelszeitung zum Herunterladen bei procure.ch…

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