Freiburg – Der Gesetzgeber hat Gesetze verabschiedet, die ab 2025 erhebliche Auswirkungen auf das Rechnungswesen von Unternehmen haben werden. Hierzu zählt neben Änderungen bei der Umsatzsteuer auch die Pflicht zur Ausstellung und Versendung von elektronischen Rechnungen, die eine große Anzahl an Unternehmen betrifft.
Warum die Digitalisierung der Buchhaltung so wichtig ist
Die Digitalisierung der Buchhaltung kann einen großen Vorteil für Unternehmen darstellen und zu Wettbewerbsvorteilen führen. Grund hierfür ist, dass im Rahmen einer digitalisierten Buchhaltung weniger Kosten entstehen. Auch der Zeitaufwand fällt deutlich geringer aus, weil wiederkehrende Aufgaben von einer Software erledigt werden, was es Mitarbeitern erlaubt, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Eine digitalisierte Buchhaltung führt somit zu einer höheren Effizienz und einer verbesserten Produktivität innerhalb des Unternehmens.
Dabei bringt die Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen nicht nur viele Vorteile mit sich, sondern wird für viele Unternehmen ab dem 01.01.2025 zur Pflicht. Grund hierfür ist die Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes. Im Rahmen dieses Gesetzes wurde beschlossen, dass Unternehmen zur Ausstellung und dem Versand von elektronischen Rechnungen verpflichtet sind, wenn sie Geschäfte mit anderen Unternehmen abschließen. Das bedeutet, dass bei Umsätzen im B2B-Bereich ab 2025 ausschließlich elektronische Rechnungen zum Einsatz kommen dürfen. Dementsprechend sollten Unternehmen frühzeitig mit der Planung beginnen, um den regulatorischen Anforderungen des Gesetzgebers zu entsprechen. Unternehmen müssen sich intensiv mit dem neuen Gesetz auseinandersetzen, damit es bei der Umsetzung zu keinen schwerwiegenden Fehlern kommt.
E-Rechnungspflicht und ihre Besonderheiten
Der Gesetzgeber hat beschlossen, dass Unternehmen im B2B-Bereich ab 2025 E-Rechnungen einsetzen müssen. Wichtig zu wissen ist, dass nicht jede elektronische Rechnung auch als E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers gilt. Das liegt daran, dass der Gesetzgeber strenge Anforderungen an eine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes stellt. Eine elektronische Rechnung ist nur dann gegeben, wenn die E-Rechnung im Rahmen eines strukturierten elektronischen Formats erstellt, versendet sowie empfangen werden kann.
Eine weitere Voraussetzung besteht darin, dass die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung erfüllt werden muss. Die elektronische Verarbeitung der Rechnung muss möglich sein. Wer sicherstellen möchte, dass den Anforderungen des Gesetzgebers entsprochen wird, sollte entweder auf XRechnung oder ZUGFeRD setzen. Hierbei handelt es sich um Rechnungsformate, die allen Vorgaben des Gesetzgebers an eine elektronische Rechnung entsprechen und somit zahlreiche Prozesse vereinfachen. Zu den weiteren Vorteilen der E-Rechnung zählen unter anderem:
- Einfachere Archivierung
- Platzeinsparungen
- Verbesserte Verfügbarkeit von Unterlagen
- Rechtssicherheit durch moderne Buchhaltungssoftware
- Effizienter Rechnungsaustausch mit Geschäftspartnern
- Analysemöglichkeiten
- Unkomplizierte Kommunikation mit dem Steuerberater
Auch wenn die Umstellung zunächst eines gewissen Aufwands bedarf, können viele Unternehmen daher von der Aktualisierung ihrer Rechnungsprozesse profitieren. So ist etwa bei E-Banking Kunden die E-Rechnung äußerst beliebt.
Diese Übergangsregelungen können Unternehmen nutzen
Grundsätzlich gilt, dass Unternehmen bei Umsätzen im B2B-Bereich aufgrund der elektronischen Rechnungs-Pflicht ab dem 01.01.2025 dazu verpflichtet sind, ausschließlich auf elektronische Rechnungen zu setzen. In den ersten Jahren nach Einführung dieser Regelung greifen allerdings Übergangsregelungen. Unternehmen können hiervon Gebrauch machen, um sich besser auf die Umstellung auf elektronische Rechnungen vorzubereiten. Für Umsätze, die zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2026 generiert werden, haben Unternehmen die Möglichkeit, traditionelle Papierrechnungen zu erstellen und zu versenden. Bedingung hierfür ist allerdings, dass der Rechnungsempfänger zustimmt.
Das gilt ab 2027
Ab dem 01.01.2027 greift eine weitere Übergangsregelung. Unternehmen dürfen für in diesem Jahr angefallene Umsätze allerdings nur dann auf die Ausstellung einer elektronischen Rechnung verzichten, wenn der Vorjahresumsatz die Grenze von 800.000 Euro nicht überschritten hat. Eine weitere Voraussetzung besteht darin, dass der Empfänger der Rechnung seine Zustimmung geben muss. Auch bei einer Überschreitung der Umsatzgrenze können Unternehmen auf die Nutzung einer E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers verzichten, sofern die Rechnungen im Rahmen des EDI-Verfahrens abgewickelt werden.
Einsatz des EDI-Verfahrens
Ab dem 01.01.2028 können Unternehmen von keinen Übergangsregelungen mehr profitieren. Allerdings besteht die Möglichkeit, das EDI-Verfahren zu nutzen, um elektronische Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Das ist dann möglich, wenn die CEN-Norm EN 16931 eingehalten wird. Zudem müssen alle Informationen, welche für die Berechnung der Umsatzsteuer erforderlich sind, auf der Rechnung erscheinen.
Änderungen bei der Umsatzsteuer
Auch die Umsatzsteuer ist ab dem 01.01.2025 von Änderungen betroffen. Unternehmer haben die Möglichkeit, sich von der Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen befreien zu lassen. Hierfür darf die Umsatzsteuer für das vorherige Kalenderjahr bei maximal 2.000 Euro liegen. Zuvor lag die Grenze bei lediglich 1.000 Euro. Kleinunternehmer müssen gemäß § 19 Abs. 1 Satz 4 UstG ab 2025 grundsätzlich keine Umsatzsteuerjahreserklärungen mehr abgeben. Diese Regelung greift allerdings nicht, wenn bereits jetzt Umsatzsteuer abgeführt wird. Ab dem Besteuerungszeitraum 2024 erhöht sich zudem die Umsatzgrenze für die Anwendung der Ist-Besteuerung um 200.000 Euro. Die Grenze liegt dann bei 800.000 Euro.
Nachhaltigkeitsberichterstattung
Unternehmen, welche bereits von der Richtlinie über die Angabe nicht-finanzieller Informationen betroffen sind, müssen ab dem 01.01.2025 gemäß CSRD-Vorgaben über das Geschäftsjahr 2024 berichten. Bei CSRD handelt es sich um eine Abkürzung für den Begriff „Corporate Sustainability Reporting Directive“. Die CSRD bestimmt, welche Firmen eine Nachhaltigkeitsberichterstattung durchführen müssen und wie die Gestaltung dieser ausfällt. Betroffen von dieser Pflicht zur Berichterstattung sind Firmen von öffentlichem Interesse, die mehr als 500 Mitarbeiter beschäftigen.
Internationale Rechnungslegungsstandards
Gegen Ende 2023 wurden vom ISSB Änderungen an den Standards des SASB bekanntgegeben. Das Ziel besteht in einer verbesserten internationalen Anwendbarkeit. Eine weitere Änderung betrifft den IAS 21. Dabei wird unter anderem definiert, wann eine Währung als umtauschbar gilt. Beide Änderungen an den internationalen Rechnungslegungsstandards gelten für Berichtsperioden, die ab dem 01.01.2025 starten. (lware/mc/hfu)
