Den Anstoss für den Wechsel von der traditionellen Dokumentenverwaltung zur digitalen Verwaltung in einem Dokumentenmanagement-System war der angestrebte Gang an die Börse. Dies erforderte auch eine moderne und vor allem sichere Archivierung aller Dokumente. Sicherheitsaspekte, gesetzliche Vorschriften, die lückenlose Dokumentation des Lebenslaufes jedes Dokumentes und effizientere interne Abläufe bei der Bearbeitung traten hinzu. Die Implementation und den Support übernahm die ungarische Printsoft Computer Technology Ltd. als Saperion Premium Partner vor Ort. Dominique Nagy von Printsoft: «Die Autobahnverwaltung musste sich von einer staatlichen Behörde zu einem privatwirtschaftlich handelnden Unternehmen entwickeln.»
Pilotprojekt und Projekteinführung innerhalb von drei Monaten
Diese Veränderungen fanden gleichzeitig mit der Einführung der neuen Software statt. Innerhalb von drei Monaten wurden ein Pilotprojekt und anschliessend die gesamte Implementation, Installation, Anpassung und Einweisung durchgeführt. Aktuell nutzen etwa 200 Mitarbeiter die Archiv- und DMS-Lösung und bearbeiten jährlich etwa 350.000 neue Dokumente. Dies umfasst den kompletten Einkauf sowie alle Verträge und Eingangsrechnungen. Der internen Abläufe sind so deutlich schneller und sicherer. Beispielsweise werden Eingangsrechnungen innerhalb einer Woche bearbeitet. Die Freigabe der Rechnung dauert höchstens zwei Tage. Vor der Einführung dauerte die gesamte Bearbeitung eines solchen Vorgangs im Durchschnitt einen Monat. Die Einkaufsabteilung und die Buchhaltung haben jederzeit einen vollständigen Überblick. Alle Vorgänge sind transparent, jederzeit zu finden und jede Änderung eines Dokumentes ist nachvollziehbar. Wird etwa eine Angebotsaufforderung versandt, speichert das Archiv alle nachfolgenden Dokumente. Auch nach der Lieferung ist jederzeit schnell ersichtlich, was, wann, zu welchen Kosten angefragt, angeboten, geliefert, bezahlt und gegebenenfalls reklamiert wurde. Nach gut eineinhalb Jahren Erfahrung mit der Saperion-Software sind die Erwartungen sind zu 100 Prozent erfüllt – es gibt nichts, was die Autobahnverwaltung vermisst.
(Saperion/mc/hfu)
Saperion
Der europäische Softwarehersteller SAPERION bietet mittelständischen und global agierenden Unternehmen eine leistungsstarke Software-Plattform für Enterprise Content Management. Unter Berücksichtigung der Anforderungen von Rechtssicherheit/Compliance sollen sie damit schneller und mit besseren Entscheidungen agieren können. Weltweit über 1.500 Unternehmen aus allen Branchen steigern mit SAPERION die Qualität ihrer Produkte, erhöhen die Zufriedenheit ihrer Kunden, senken Kosten und gewinnen so entscheidende Wettbewerbsvorteile. Die Produkte der SAPERION zielen auf drei Kernprobleme vieler Unternehmen: das Optimieren der Prozesse, das Schaffen von Rechtssicherheit und das Integrieren von Informationen.
